Rollen en rechten uitgelegd

Waarom zijn rollen en rechten belangrijk?

Rollen en rechten zorgen ervoor dat gebruikers alleen toegang hebben tot de onderdelen en gegevens die passen bij hun functie.

Dit is belangrijk voor:

• Veiligheid.

• Privacy.

• Overzichtelijkheid.

• Juiste taakverdeling.

• Betrouwbare rapportages en exports.

Daardoor kan het voorkomen dat u minder menu-items, medewerkers, locaties of rapportages ziet dan een collega.

Rollen binnen Scope Workforce Planner

Binnen Scope Workforce Planner kunnen verschillende rollen worden gebruikt. Welke rollen beschikbaar zijn, hangt af van de inrichting van uw organisatie.

Veelvoorkomende rollen zijn:

• Beheerder.

• Controller.

• Dagmanager.

• Roostermanager.

• Afdelingsmanager.

Een gebruiker kan afhankelijk van de inrichting één of meerdere rollen hebben.

Beheerder

Een Beheerder beheert de inrichting en het dagelijks gebruik van Scope Workforce Planner.

Een Beheerder kan afhankelijk van de inrichting toegang hebben tot:

• Instellingen.

• Organisaties.

• Medewerkers.

• Locaties.

• Afdelingen.

• Beschikbaarheid.

• Afwezigheden.

• Roosters.

• Rapportages.

• Logboek.

Deze rol is meestal bedoeld voor applicatiebeheerders of gebruikers die verantwoordelijk zijn voor de inrichting en het beheer van de omgeving.

Controller

Een Controller richt zich vooral op controle, rapportage en exports.

Een Controller kan afhankelijk van de inrichting toegang hebben tot:

• Tijdregistratie.

• Kloktijden.

• Uren exporteren.

• Rapportages.

• Managementinformatie.

• Omzet.

• Medewerkergegevens die nodig zijn voor controle.

• Locatie- en afdelingsinformatie.

Deze rol wordt vaak gebruikt voor gebruikers die uren, realisatie, rapportages of salarisvoorbereiding controleren.

Dagmanager

Een Dagmanager stuurt op de dagelijkse operatie.

Een Dagmanager kan afhankelijk van de inrichting toegang hebben tot:

• Dashboard.

• Diensten voor vandaag.

• Roosters.

• Open diensten.

• Afwezigheidsverzoeken.

• Beschikbaarheidsverzoeken.

• Kloktijden.

• Dagelijkse inzichten.

Deze rol is vooral gericht op de operationele planning en de bezetting van vandaag.

Roostermanager

Een Roostermanager beheert roosters en diensten.

Een Roostermanager kan afhankelijk van de inrichting toegang hebben tot:

• Rooster.

• Diensten.

• Open diensten.

• Medewerkers inplannen.

• Beschikbaarheid.

• Afwezigheden.

• Roostercontroles.

• Planningsoverzichten.

Deze rol wordt gebruikt voor gebruikers die verantwoordelijk zijn voor het maken en beheren van roosters.

Afdelingsmanager

Een Afdelingsmanager heeft meestal toegang tot gegevens van de eigen afdeling.

Een Afdelingsmanager kan afhankelijk van de inrichting toegang hebben tot:

• Medewerkers van de eigen afdeling.

• Roosters van de eigen afdeling.

• Beschikbaarheid van medewerkers binnen de afdeling.

• Afwezigheden binnen de afdeling.

• Dagelijkse inzichten.

• Relevante rapportages.

Deze rol is bedoeld voor leidinggevenden die verantwoordelijk zijn voor één of meerdere afdelingen.

Organisatie-, locatie- en afdelingsrechten

Naast rollen gebruikt Scope Workforce Planner ook rechten op organisatie-, locatie- en afdelingsniveau.

Deze rechten bepalen welke gegevens een gebruiker mag zien of beheren.

Organisatie

De organisatie is het hoogste niveau binnen de inrichting.

Een organisatie kan één of meerdere locaties bevatten.

Locatie

Een locatie is bijvoorbeeld een vestiging, hotel, restaurant, filiaal of kantoor.

Locatierechten bepalen welke locatiegegevens een gebruiker kan bekijken of beheren.

Afdeling

Een afdeling is een onderdeel binnen een locatie, bijvoorbeeld keuken, bediening, receptie, housekeeping of administratie.

Afdelingsrechten bepalen welke afdelingsgegevens een gebruiker kan bekijken of beheren.

Voorbeeld

Een Afdelingsmanager van de afdeling Keuken ziet mogelijk alleen:

• Medewerkers van de afdeling Keuken.

• Roosters van de afdeling Keuken.

• Afwezigheden binnen de afdeling Keuken.

• Beschikbaarheidsverzoeken van medewerkers binnen de afdeling Keuken.

Een Controller kan mogelijk meerdere locaties of afdelingen zien, omdat deze rol uren, rapportages en exports moet controleren.

Waarom zie ik een medewerker niet?

Als u een medewerker niet ziet, kan dit meerdere oorzaken hebben.

Controleer met uw applicatiebeheerder of:

• De medewerker actief is.

• De medewerker aan de juiste locatie is gekoppeld.

• De medewerker aan de juiste afdeling is gekoppeld.

• Uw account rechten heeft voor deze locatie.

• Uw account rechten heeft voor deze afdeling.

• Uw rol toegang geeft tot medewerkergegevens.

Waarom zie ik een locatie of afdeling niet?

Als u een locatie of afdeling niet ziet, heeft dit meestal te maken met uw rechten of met de actieve selectie in de applicatie.

Controleer met uw applicatiebeheerder of:

• De locatie actief is.

• De afdeling actief is.

• Uw account aan de juiste locatie is gekoppeld.

• Uw account aan de juiste afdeling is gekoppeld.

• Uw rol toegang geeft tot dit onderdeel.

Waarom zie ik een menu-item niet?

Niet iedere gebruiker ziet dezelfde menu-items.

Een menu-item kan ontbreken door:

• Uw rol.

• Uw locatie- of afdelingsrechten.

• De modules die voor uw organisatie actief zijn.

• De instellingen van uw organisatie.

• Een beperkte gebruikersrol.

Ziet u een menu-item niet, maar heeft u dit wel nodig? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder.

Rechten en rapportages

Rapportages tonen alleen gegevens waarvoor u rechten heeft.

Dat betekent dat rapportages kunnen verschillen per gebruiker.

Een rapportage kan bijvoorbeeld verschillen op basis van:

• Organisatie.

• Locatie.

• Afdeling.

• Medewerkerselectie.

• Periode.

• Rol.

• Rechten.

Controleer daarom altijd of u de juiste rechten en filters gebruikt voordat u conclusies trekt uit een rapportage.

Rechten en exports

Exports gebruiken dezelfde principes voor autorisatie en filtering.

Controleer bij exports altijd:

• De juiste organisatie.

• De juiste locatie.

• De juiste afdeling.

• De juiste periode.

• De juiste medewerkerselectie.

• De juiste exportinstellingen.

Let op: uren moeten altijd overeenkomen met de werkelijkheid. Locatie- of afdelingskoppelingen mogen er niet voor zorgen dat uren dubbel worden geteld.

Veelvoorkomende situaties

Ik zie minder menu-items dan mijn collega

Dit komt meestal doordat uw collega een andere rol of andere rechten heeft.

Ik kan geen medewerker wijzigen

Uw rol geeft mogelijk alleen leesrechten of u heeft geen rechten voor de locatie of afdeling van deze medewerker.

Ik kan geen rapportage openen

De rapportage is mogelijk niet beschikbaar voor uw rol of module-inrichting.

Ik zie geen gegevens in een rapportage

Controleer de gekozen filters, periode, locatie en afdeling. Controleer ook of uw account rechten heeft op de betreffende gegevens.

Ik kan geen uren exporteren

Uw rol heeft mogelijk geen exportrechten. Neem contact op met uw applicatiebeheerder.

Ik zie een locatie bovenin het scherm niet

Controleer of uw account aan deze locatie is gekoppeld en of u rechten heeft om gegevens van deze locatie te bekijken.

Wat doet de applicatiebeheerder?

De applicatiebeheerder kan controleren of uw account correct is ingericht.

De applicatiebeheerder kan onder andere controleren:

• Welke rol u heeft.

• Aan welke organisatie u gekoppeld bent.

• Welke locaties u mag zien.

• Welke afdelingen u mag zien.

• Welke modules voor u beschikbaar zijn.

• Of uw account actief is.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via:
support@scopeworkforceplanner.com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

• Uw organisatie.

• Uw naam.

• Uw rol binnen de organisatie.

• Welk onderdeel u niet kunt openen.

• Welke medewerker, locatie of afdeling u mist.

• Welke rechten u verwacht te hebben.

• Een schermafbeelding, indien mogelijk.