Starten met Scope Workforce Planner

Starten met Scope Workforce Planner

Scope Workforce Planner is een online applicatie voor workforce planning. Met Scope Workforce Planner kunt u medewerkers plannen, roosters beheren, beschikbaarheid en afwezigheid verwerken, kloktijden controleren en rapportages of exports gebruiken.

Dit artikel helpt u met de eerste stappen binnen Scope Workforce Planner.

Voor wie is dit artikel bedoeld?

Dit artikel is bedoeld voor gebruikers die starten met Scope Workforce Planner, zoals:

• Roostermakers.

• Planners.

• Dagmanagers.

• Roostermanagers.

• Afdelingsmanagers.

• Controllers.

• Beheerders.

• Applicatiebeheerders.

Welke onderdelen u ziet, hangt af van uw rol en toegangsrechten binnen uw organisatie.

Inloggen als roostermaker of beheerder

Roostermakers, planners, managers en beheerders loggen in via:
https://roosteren.scopeworkforceplanner.com/

Stappen

1. Open de inlogomgeving.

2. Vul uw e-mailadres in.

3. Vul uw wachtwoord in.

4. Klik op Inloggen.

Na het inloggen komt u in uw werkomgeving terecht. Welke menu-items, locaties, afdelingen en medewerkers zichtbaar zijn, hangt af van uw rechten.

Een demo of proefaccount aanmaken

Wilt u Scope Workforce Planner eerst uitproberen? Dan kunt u een demo of proefaccount aanmaken via:
https://roosteren.scopeworkforceplanner.com/signup

Met een proefaccount kunt u kennismaken met de basisfunctionaliteit en een eerste werkomgeving inrichten.

Stap 1: account aanmaken

Vul bij het aanmaken van uw account de gevraagde gegevens in.

Benodigde gegevens

• Voornaam.

• E-mailadres.

• Wachtwoord.

Klik daarna op Start gratis!.

Gebruik bij voorkeur een zakelijk e-mailadres. Zo is duidelijk aan welke organisatie uw account gekoppeld is.

Stap 2: werkomgeving instellen

Na het aanmaken van uw account stelt u uw werkomgeving in.

Benodigde gegevens

• Organisatie.

• Locatienaam.

De organisatie is meestal de naam van uw bedrijf of vestigingengroep.

De locatienaam is de eerste locatie waarmee u wilt starten. Dit kan bijvoorbeeld een hotel, restaurant, kantoor, filiaal of afdelingseenheid zijn.

Voordat u kunt starten, moet u akkoord gaan met de algemene voorwaarden en de gegevensverwerkingsovereenkomst.

Klik daarna op Aan de slag!.

Wat gebeurt er na registratie?

Na registratie wordt uw werkomgeving aangemaakt. Vanuit deze omgeving kunt u starten met de basisinrichting van Scope Workforce Planner.

Voorbeelden van vervolgstappen zijn:

• Medewerkers toevoegen.

• Locaties en afdelingen inrichten.

• Beschikbaarheid beheren.

• Roosters maken.

• Open diensten gebruiken.

• Kloktijden en uren controleren.

• Rapportages bekijken.

• Exports gebruiken.

Welke onderdelen beschikbaar zijn, kan afhangen van uw inrichting, rechten en modules.

Belangrijkste onderdelen van Scope Workforce Planner

Dashboard

Het dashboard geeft een actueel overzicht van belangrijke aandachtspunten, zoals open diensten, afwezigheden, meldingen en productupdates.

Planning

Binnen planning beheert u roosters, diensten, open diensten en de inzet van medewerkers.

Beschikbaarheid en afwezigheid

Medewerkers kunnen beschikbaarheid of afwezigheid doorgeven. Planners en managers kunnen deze informatie gebruiken bij het maken en controleren van het rooster.

Tijdregistratie

Binnen tijdregistratie worden kloktijden en gewerkte uren gecontroleerd.

Rapportages en exports

Rapportages en exports geven inzicht in planning, realisatie, uren, afwezigheden en gegevens voor salarisverwerking.

Beheer en instellingen

Binnen beheer worden onder andere medewerkers, locaties, afdelingen, rollen, rechten en instellingen beheerd.

Rechten en zichtbaarheid

Scope Workforce Planner werkt met rollen en toegangsrechten.

Daardoor kan het zijn dat u bepaalde onderdelen niet ziet, terwijl een collega deze wel ziet.

De zichtbaarheid kan onder andere afhangen van:

• Uw rol.

• Uw organisatie.

• Uw locatie.

• Uw afdeling.

• Uw gekoppelde medewerkers.

• De modules die voor uw organisatie actief zijn.

Ziet u minder dan verwacht? Controleer dan eerst of uw account de juiste rechten heeft en of u aan de juiste organisatie, locatie of afdeling bent gekoppeld.

Veelvoorkomende situaties

Ik zie minder menu-items dan mijn collega

Dit komt meestal door verschil in rollen en rechten. Niet iedere gebruiker heeft toegang tot dezelfde modules.

Ik zie een medewerker niet

Controleer of de medewerker actief is en aan de juiste locatie of afdeling is gekoppeld. Controleer ook of uw account rechten heeft om deze medewerker te bekijken.

Ik zie een locatie of afdeling niet

Dit heeft meestal te maken met uw locatie- of afdelingsrechten. Neem contact op met uw applicatiebeheerder als u toegang mist.

Ik kan niet inloggen

Controleer of u het juiste e-mailadres en wachtwoord gebruikt. Gebruik eventueel de optie om uw wachtwoord te herstellen of neem contact op met uw applicatiebeheerder.

Aanbevolen vervolgartikelen

Lees na dit artikel ook:

• Inloggen in Scope Workforce Planner.

• Wachtwoord vergeten of herstellen.

• MFA/2FA activeren.

• Navigatie binnen Scope Workforce Planner.

• Rollen en rechten uitgelegd.

• Medewerkers toevoegen.

• Locaties en afdelingen beheren.

• Uw eerste rooster maken.

• Support aanvragen.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via:
support@scopeworkforceplanner.com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

• Uw organisatie.

• Uw naam.

• Een korte omschrijving van uw vraag.

• De locatie of afdeling waar het om gaat.

• De medewerker of periode waar het probleem betrekking op heeft.

• Een schermafbeelding, indien mogelijk.