Afwezigheden herkennen in het rooster

In dit artikel leest u hoe u afwezigheden herkent en beoordeelt binnen het rooster van Scope Workforce Planner.

In dit artikel leest u hoe u afwezigheden herkent en beoordeelt binnen het rooster van Scope Workforce Planner.

Afwezigheden helpen roostermakers, planners en managers om te voorkomen dat medewerkers worden ingepland op momenten waarop zij niet inzetbaar zijn. In het weekrooster en maandrooster worden afwezigheden bij de medewerker weergegeven als een blok, vergelijkbaar met een dienstblok. In dat blok ziet u bijvoorbeeld Ziek of Afwezig, eventueel met de bijbehorende tijden.

Roostermakers, planners, managers en beheerders loggen in via de roosteromgeving van Scope Workforce Planner.

Wat is een afwezigheid?

Een afwezigheid geeft aan dat een medewerker niet of beperkt inzetbaar is.

Voorbeelden van afwezigheid zijn:

Ziek.
Verlof.
Afwezig.
Gedeeltelijk afwezig.
Afwezigheid voor een hele dag.
Afwezigheid voor een specifiek tijdvak.

Afwezigheid is niet hetzelfde als beschikbaarheid. Beschikbaarheid geeft aan wanneer een medewerker normaal gesproken inzetbaar kan zijn. Afwezigheid geeft aan dat een medewerker op een specifieke datum of periode niet beschikbaar is door een geregistreerde reden.

Waarom afwezigheden belangrijk zijn bij roosteren

Afwezigheden hebben directe invloed op de planning.

Een goede controle voorkomt bijvoorbeeld:

Medewerkers die tijdens ziekte worden ingepland.
Medewerkers die tijdens verlof worden ingepland.
Diensten die overlappen met afwezigheid.
Open diensten die te laat worden aangemaakt.
Onjuiste bezetting.
Onjuiste uren.
Correcties na publicatie.
Verwarring bij medewerkers en managers.

Controleer afwezigheden daarom altijd vóór het koppelen van medewerkers aan diensten en vóór publicatie van het rooster.

Rooster openen

U herkent en controleert afwezigheden vanuit het rooster.

Stappen

Open Scope Workforce Planner.
Log in met uw e-mailadres en wachtwoord.
Klik in het linkermenu op Rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste dag, week of maand.
Zoek de medewerker waarvoor u afwezigheden wilt controleren.

Welke afwezigheden, medewerkers en diensten zichtbaar zijn, hangt af van uw rol, rechten, locatie, afdeling, filters, roosterweergave en inrichting.

Afwezigheden herkennen in het weekrooster

In het weekrooster worden afwezigheden bij de medewerker weergegeven als een blok in de roosterregel.

Dit blok lijkt op een dienstblok, maar toont geen normale dienst. In plaats daarvan ziet u bijvoorbeeld:

Ziek.
Afwezig.
Een afwezigheidstype.
Een starttijd en eindtijd.
Een tijdvak waarin de medewerker niet inzetbaar is.

Daardoor ziet u in één oogopslag dat de medewerker op die dag of op dat tijdstip niet beschikbaar is voor een dienst.

Controleer bij een afwezigheidsblok altijd:

Welke medewerker het betreft.
Op welke datum de afwezigheid staat.
Welke tijden bij de afwezigheid horen.
Of de afwezigheid de hele dag geldt.
Of de afwezigheid slechts een deel van de dag geldt.
Of er diensten overlappen met de afwezigheid.

Afwezigheden herkennen in het maandrooster

Ook in het maandrooster kunnen afwezigheden bij de medewerker zichtbaar zijn als een blok.

Dit helpt om over een langere periode snel te zien wanneer een medewerker ziek, afwezig of beperkt inzetbaar is.

Gebruik het maandrooster vooral voor globaal overzicht.

Controleer bij detailvragen altijd ook de dag- of weekweergave, zodat u tijden, overlap en planning goed kunt beoordelen.

Afwezigheidsblok versus dienstblok

Een afwezigheidsblok lijkt visueel op een dienstblok, maar heeft een andere betekenis.

Een dienstblok betekent dat de medewerker is ingepland om te werken.

Een afwezigheidsblok betekent dat de medewerker afwezig of beperkt inzetbaar is.

Let daarom goed op de tekst in het blok.

Voorbeelden:

Een blok met 09: 00 - 17: 00 Bediening is een dienst.
Een blok met Ziek 09: 00 - 17: 00 is een afwezigheid.
Een blok met Afwezig 13: 00 - 18: 00 is een afwezigheid voor een deel van de dag.

Plan geen dienst over een afwezigheidsblok heen zonder bewuste beoordeling.

Hele dag afwezig

Een medewerker kan een hele dag afwezig zijn.

In dat geval is de medewerker in principe niet inzetbaar voor diensten op die dag.

Controleer bij een hele-dag-afwezigheid:

Of de afwezigheid op de juiste datum staat.
Of het juiste afwezigheidstype is gebruikt.
Of er toch diensten op dezelfde dag staan.
Of open diensten nodig zijn om de bezetting op te lossen.
Of bestaande diensten moeten worden gewijzigd of verwijderd.
Of het rooster opnieuw gepubliceerd moet worden.

Een hele-dag-afwezigheid moet altijd worden meegenomen in de roostercontrole.

Gedeeltelijk afwezig

Een medewerker kan ook voor een deel van de dag afwezig zijn.

Voorbeelden:

Afwezig van 09:00 tot 12:00.
Ziek gemeld vanaf 14:00.
Verlof in de ochtend.
Alleen niet inzetbaar tijdens een specifiek tijdvak.

Controleer bij gedeeltelijke afwezigheid:

De starttijd van de afwezigheid.
De eindtijd van de afwezigheid.
Of de dienst overlapt met de afwezigheid.
Of de medewerker buiten het afwezigheidstijdvak nog inzetbaar is.
Of de dienst moet worden aangepast.
Of een splitdienst nodig is.
Of een andere medewerker moet worden ingepland.

Een gedeeltelijke afwezigheid betekent niet altijd dat de medewerker de hele dag niet inzetbaar is. Beoordeel daarom altijd het tijdvak.

Afwezigheid en bestaande diensten

Als een medewerker afwezig is, kan er al een dienst op dezelfde dag staan.

Controleer dan:

Of de dienst volledig overlapt met de afwezigheid.
Of de dienst gedeeltelijk overlapt met de afwezigheid.
Of de dienst aangepast moet worden.
Of de dienst verwijderd moet worden.
Of de dienst aan een andere medewerker gekoppeld moet worden.
Of de dienst als open dienst moet blijven staan.
Of het rooster opnieuw gepubliceerd moet worden.

Bij ziekte of onverwachte afwezigheid kan het nodig zijn om de planning direct aan te passen.

Afwezigheid en open diensten

Wanneer een medewerker afwezig is, kan een bestaande dienst opnieuw ingevuld moeten worden.

Afhankelijk van uw werkwijze kunt u dan:

De dienst aan een andere medewerker koppelen.
De dienst als open dienst laten staan.
Een nieuwe open dienst aanmaken.
Een inschrijving op een open dienst beoordelen.
De tijden van de dienst aanpassen.
De dienst verwijderen als deze niet meer nodig is.

Controleer altijd of de bezetting na de wijziging nog klopt.

Afwezigheid bij medewerkerselectie

Bij het koppelen van een medewerker aan een dienst kan afwezigheid invloed hebben op de medewerkerselectie.

Een medewerker kan bijvoorbeeld:

Niet zichtbaar zijn.
Als niet beschikbaar worden getoond.
Een waarschuwing tonen.
Niet geschikt zijn voor de gekozen dienst.
Al afwezig zijn op de gekozen datum of tijd.

Controleer altijd of de medewerker niet afwezig is voordat u deze aan een dienst koppelt.

Meer uitleg vindt u in het artikel Medewerker aan een dienst koppelen.

Afwezigheid en beschikbaarheid

Afwezigheid en beschikbaarheid moeten samen worden beoordeeld.

Een medewerker kan volgens de beschikbaarheid inzetbaar zijn, maar door afwezigheid toch niet ingepland kunnen worden.

Controleer daarom altijd:

Basisbeschikbaarheid.
Schoolbeschikbaarheid.
Vakantieplanning.
Aangepaste beschikbaarheid per dag.
Afwezigheid.
Diensten die al gepland zijn.

Meer uitleg vindt u in het artikel Beschikbaarheid meenemen in het rooster.

Afwezigheid en ervaring of functie

Een afwezige medewerker kan invloed hebben op de bezetting per ervaring of functie.

Voorbeelden:

Een medewerker met ervaring Bediening is ziek.
Een medewerker met ervaring Keuken is afwezig.
Een BHV-medewerker is niet inzetbaar.
Een open dienst moet worden toegewezen aan iemand met dezelfde ervaring.

Controleer daarom niet alleen de medewerker, maar ook de functiebezetting.

Gebruik het matrix-inzicht Ervaring om te controleren of er voldoende bezetting overblijft per ervaring of functie.

Afwezigheid en BHV of kwalificaties

Afhankelijk van uw inrichting kan een medewerker specifieke kwalificaties hebben, zoals BHV of SVH.

Als zo’n medewerker afwezig is, kan dat invloed hebben op de bezetting.

Controleer bij afwezigheid daarom ook:

Of er nog voldoende gekwalificeerde medewerkers aanwezig zijn.
Of een andere medewerker met dezelfde kwalificatie beschikbaar is.
Of de open dienst aan een geschikte medewerker kan worden toegewezen.
Of de planning operationeel verantwoord blijft.

Afwezigheid in dagweergave

De dagweergave is geschikt om afwezigheid op één specifieke dag in detail te beoordelen.

Gebruik de dagweergave wanneer u wilt controleren:

Welke medewerkers vandaag afwezig zijn.
Welke diensten overlappen met afwezigheid.
Welke tijden bij de afwezigheid horen.
Welke open diensten nog ingevuld moeten worden.
Of de bezetting per uur klopt.

Deze weergave is vooral handig voor dagelijkse sturing.

Afwezigheid in weekweergave

De weekweergave is geschikt om afwezigheden over een hele roosterweek te controleren.

Gebruik de weekweergave wanneer u wilt controleren:

Welke medewerkers deze week afwezig zijn.
Op welke dagen afwezigheidsblokken staan.
Of afwezigheden overlappen met diensten.
Of open diensten ontstaan door afwezigheid.
Of week- en dagtotalen logisch blijven.
Of het rooster aangepast moet worden vóór publicatie.

In het weekrooster ziet u afwezigheden bij de medewerker als blokken met bijvoorbeeld Ziek of Afwezig en de bijbehorende tijden.

Afwezigheid in maandweergave

De maandweergave is geschikt om afwezigheden over een langere periode te herkennen.

Gebruik de maandweergave wanneer u wilt controleren:

Welke medewerkers in een maand afwezig zijn.
Of er veel afwezigheden in een bepaalde periode staan.
Of vakantieperiodes invloed hebben op de planning.
Of er terugkerende afwezigheden zijn.
Welke dagen extra aandacht nodig hebben.

In het maandrooster ziet u afwezigheden bij de medewerker als blokken met bijvoorbeeld Ziek of Afwezig en de bijbehorende tijden.

Gebruik voor detailcontrole altijd ook de dag- of weekweergave.

Afwezigheid en matrix-inzicht Medewerker

In het matrix-inzicht Medewerker staan medewerkers centraal.

Gebruik dit inzicht wanneer u wilt controleren:

Welke medewerker afwezig is.
Op welke dag de afwezigheid staat.
Of de medewerker toch diensten heeft.
Of er overlap is tussen dienst en afwezigheid.
Of de medewerker op andere dagen wel inzetbaar is.

Dit inzicht is handig wanneer u vanuit medewerkers plant.

Afwezigheid en matrix-inzicht Ervaring

In het matrix-inzicht Ervaring staan ervaringen, functies of functiegebieden centraal.

Gebruik dit inzicht wanneer u wilt controleren:

Welke ervaring of functie geraakt wordt door afwezigheid.
Of er voldoende bezetting overblijft.
Of open diensten opnieuw toegewezen moeten worden.
Of een andere medewerker met dezelfde ervaring beschikbaar is.
Of diensten zonder geschikte medewerker ontstaan.

Dit inzicht is handig wanneer u vanuit bezettingsbehoefte plant.

Afwezigheid en templates

Als u templates gebruikt, controleer dan na het toepassen van een template of medewerkers afwezig zijn in de gekozen periode.

Een template kan medewerkers of diensten bevatten die eerder logisch waren, maar door afwezigheid niet meer passen.

Controleer na templategebruik:

Of medewerkers uit de template afwezig zijn.
Of medewerkers nog actief zijn.
Of diensten overlappen met afwezigheden.
Of open diensten nodig zijn.
Of medewerkers vervangen moeten worden.
Of de bezetting per ervaring of functie nog klopt.

Een template is een hulpmiddel, maar vervangt de controle op afwezigheden niet.

Afwezigheid en ATW-meldingen

Afhankelijk van uw inrichting kunnen ATW-meldingen zichtbaar zijn in het rooster.

Een afwezigheid zelf is niet hetzelfde als een ATW-melding, maar afwezigheid kan wel invloed hebben op roosterwijzigingen.

Let bij aanpassingen door afwezigheid op:

Nieuwe arbeidstijden.
Rusttijden.
Overlap met andere diensten.
Totale uren.
Mogelijke waarschuwingen bij vervangende medewerkers.

Beoordeel altijd de nieuwe planning nadat u een afwezige medewerker heeft vervangen.

Afwezigheid en totalen

Afwezigheden kunnen invloed hebben op de planning en op stuurinformatie.

Afhankelijk van uw inrichting kunnen onder andere veranderen:

Geplande uren.
Open diensten.
Loonkosten.
Productiviteit.
Bezetting per ervaring.
Aantal ingeplande medewerkers.

Let op: totalen moeten altijd de werkelijkheid volgen. Een afwezigheid of vervangende dienst mag niet leiden tot dubbele telling van uren.

Controleer na wijzigingen altijd of de totalen logisch zijn.

Roosterweergave-instellingen controleren

Als u afwezigheden niet goed ziet, controleer dan de roosterweergave-instellingen.

Afhankelijk van uw inrichting kunnen deze instellingen invloed hebben op wat zichtbaar is:

Toon alleen ingeplande medewerkers.
Diensten op andere afdelingen tonen.
Toon medewerkers standplaats.
Toon alleen medewerkers van huidige standplaats.
Toon geplande werktijden.
Toon totale pauzetijd.
Toon ervaring.
Toon totaal gewerkte uren.
Toon ATW-meldingen.

Controleer daarnaast filters, sortering, matrix-inzicht, locatie, afdeling en rechten.

Afwezigheid vóór publicatie controleren

Controleer afwezigheden altijd vóór publicatie van het rooster.

Controleer minimaal:

Zijn er medewerkers ziek of afwezig?
Zijn afwezigheden zichtbaar in het week- of maandrooster?
Zijn er diensten die overlappen met afwezigheden?
Zijn vervangende medewerkers ingepland?
Zijn open diensten aangemaakt of toegewezen?
Zijn beschikbaarheden gecontroleerd?
Zijn ervaringen en functies nog voldoende bezet?
Zijn waarschuwingen beoordeeld?
Kloppen de week- en dagtotalen?

Publiceer het rooster pas wanneer afwezigheden inhoudelijk zijn beoordeeld.

Vergrendeld rooster

Een rooster kan vergrendeld zijn.

Als een rooster vergrendeld is, kunnen diensten niet zomaar worden aangepast.

Afhankelijk van uw rechten en de inrichting van uw organisatie kan het dan niet mogelijk zijn om:

Een medewerker van een dienst te wijzigen.
Een open dienst toe te wijzen.
Een dienst aan te maken.
Een dienst te wijzigen.
Een dienst te verwijderen.
Een splitdienst toe te voegen.
Een template toe te passen.

Ziet u dat u een dienst door afwezigheid niet kunt aanpassen? Controleer dan eerst of het rooster vergrendeld is.

Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager als het rooster aangepast moet worden.

Controlelijst afwezigheden

Gebruik deze controlelijst bij het maken of controleren van het rooster:

Zijn er afwezigheidsblokken zichtbaar bij medewerkers?
Staat er Ziek, Afwezig of een ander afwezigheidstype in het rooster?
Kloppen de start- en eindtijden van de afwezigheid?
Gaat het om een hele dag of om een deel van de dag?
Overlapt de afwezigheid met een dienst?
Moet de dienst worden aangepast of verwijderd?
Moet een andere medewerker worden ingepland?
Moet de dienst open blijven staan?
Is beschikbaarheid opnieuw gecontroleerd?
Klopt de bezetting per ervaring of functie nog?
Zijn eventuele ATW-meldingen beoordeeld?
Kloppen de totalen na wijzigingen?
Moet het rooster opnieuw gepubliceerd worden?

Veelvoorkomende situaties

Ik zie een blok met Ziek of Afwezig bij een medewerker

Dit is een afwezigheidsblok. Controleer de datum, tijden en eventuele overlap met diensten.

Een afwezigheidsblok lijkt op een dienstblok

Controleer de tekst in het blok. Een afwezigheidsblok toont bijvoorbeeld Ziek of Afwezig in plaats van normale dienstinformatie.

Een medewerker is ziek maar heeft nog een dienst

Controleer of de dienst overlapt met de ziekteperiode. Pas de dienst aan, wijs deze toe aan een andere medewerker of maak er een open dienst van.

Een medewerker is gedeeltelijk afwezig

Controleer de tijden van de afwezigheid. De medewerker is mogelijk buiten dit tijdvak nog inzetbaar.

Ik zie geen afwezigheden

Controleer de juiste periode, locatie, afdeling, roosterweergave, filters, matrix-inzicht en rechten.

Afwezigheden zijn wel bekend, maar niet zichtbaar in het rooster

Controleer de roosterweergave, filters, rechten en of de afwezigheid op de juiste datum en medewerker is geregistreerd.

De bezetting klopt niet meer door afwezigheid

Controleer open diensten, medewerkerselectie, ervaring, beschikbaarheid en eventuele vervangende medewerkers.

Ik kan een dienst niet aanpassen door afwezigheid

Controleer of het rooster vergrendeld is en of uw rol voldoende rechten heeft.

Na aanpassing zien medewerkers het rooster nog niet goed

Controleer of het rooster opnieuw gepubliceerd moet worden.

Ik zie andere afwezigheden dan mijn collega

Dit kan komen door verschil in rol, rechten, locatie, afdeling, periode, filters, matrix-inzicht of roosterweergave.

Aanbevolen vervolgartikelen

Lees na dit artikel ook:

Rooster openen en gebruiken.
Beschikbaarheid meenemen in het rooster.
Medewerker aan een dienst koppelen.
Open dienst toewijzen.
Inschrijvingen op open diensten beoordelen.
Diensten wijzigen of verwijderen.
Rooster controleren voor publicatie.
Rooster publiceren en depubliceren.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via: support@scopeworkforceplanner.com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

Uw organisatie.
Uw naam.
Welke locatie is geselecteerd.
Welke afdeling is geselecteerd.
Welke datum of week het betreft.
Welke medewerker het betreft.
Welk afwezigheidstype zichtbaar is.
Welke tijden bij de afwezigheid staan.
Welke dienst eventueel overlapt.
Welke roosterweergave u gebruikt.
Welk matrix-inzicht actief is.
Welke filters of roosterweergave-instellingen actief zijn.
Of het rooster vergrendeld is.
Wat u verwacht te zien.
Wat u daadwerkelijk ziet.
Een schermafbeelding, indien mogelijk.