Diensten wijzigen of verwijderen

In dit artikel leest u hoe u een bestaande dienst wijzigt of verwijdert binnen het rooster van Scope Workforce Planner.

In dit artikel leest u hoe u een bestaande dienst wijzigt of verwijdert binnen het rooster van Scope Workforce Planner.

Een dienst kan bijvoorbeeld worden aangepast wanneer de werktijd, pauze, ervaring, medewerker, kilometers of opmerking niet klopt. Een dienst verwijderen doet u alleen wanneer de dienst niet meer nodig is.

Roostermakers, planners, managers en beheerders loggen in via de roosteromgeving van Scope Workforce Planner.

Rooster openen

U wijzigt of verwijdert diensten vanuit het rooster.

Stappen

Open Scope Workforce Planner.
Log in met uw e-mailadres en wachtwoord.
Klik in het linkermenu op Rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste dag, week of maand.
Zoek de dienst die u wilt wijzigen of verwijderen.

Welke diensten en acties zichtbaar zijn, hangt af van uw rol, rechten, roosterstatus, locatie, afdeling, filters en inrichting.

Controle vóór het wijzigen of verwijderen

Controleer vóór u een dienst wijzigt of verwijdert altijd:

Of u in de juiste periode werkt.
Of de juiste locatie is geselecteerd.
Of de juiste afdeling is geselecteerd.
Of u de juiste dienst heeft geselecteerd.
Of het rooster niet vergrendeld is.
Of de wijziging past bij de planning.
Of de wijziging gevolgen heeft voor medewerkers, uren, rapportages of exports.
Of u voldoende rechten heeft om de wijziging uit te voeren.

Zo voorkomt u dat u per ongeluk een verkeerde dienst aanpast of verwijdert.

Vergrendeld rooster

Een rooster kan vergrendeld zijn.

Als een rooster vergrendeld is, kunnen diensten niet zomaar worden aangepast.

Afhankelijk van uw rechten en de inrichting van uw organisatie kan het dan niet mogelijk zijn om:

Een dienst te wijzigen.
Een dienst te verwijderen.
Een medewerker aan een dienst te koppelen.
Een open dienst toe te wijzen.
Een splitdienst toe te voegen.
Een dienst te kopiëren.
Een dienst te verplaatsen.
Een dienst aan te maken.

Ziet u dat u geen dienst kunt wijzigen of verwijderen? Controleer dan eerst of het rooster vergrendeld is.

Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager als het rooster aangepast moet worden.

Dienst wijzigen openen

Een dienst kan worden gewijzigd via het actiemenu van de dienst.

Dit menu wordt vaak weergegeven met drie puntjes of een tandwiel.

Stappen

Open het rooster.
Zoek de juiste dienst.
Open het actiemenu van de dienst.
Klik op Wijzig of Dienst wijzigen.
Het wijzigvenster wordt geopend.
Pas de gewenste gegevens aan.
Klik op Opslaan.

Klik op Annuleren als u wilt teruggaan zonder wijzigingen op te slaan.

Gegevens van een dienst wijzigen

Afhankelijk van uw inrichting kunt u bij een dienst onder andere de volgende gegevens wijzigen:

Ervaring.
Starttijd.
Eindtijd.
Pauze.
Gereden kilometers.
Opmerking.
Medewerker.
Afdeling.
Locatie.
Eventuele aanvullende instellingen.

De beschikbare velden kunnen verschillen per organisatie, roosterweergave, rechten en inrichting.

Ervaring wijzigen

De ervaring of functie bepaalt welk type medewerker geschikt is voor de dienst.

Wijzig de ervaring wanneer de dienst bij een andere functie of functiegroep hoort.

Voorbeelden van ervaringen of functies zijn:

Bediening.
Keuken.
Kassieres.
Aanvulploeg.
Etage.
Consumptie.

Controleer na het wijzigen van de ervaring of de gekoppelde medewerker nog steeds geschikt is voor de dienst.

Let op: het wijzigen van ervaring kan invloed hebben op het matrix-inzicht Ervaring en op de medewerkerselectie.

Tijd wijzigen

De starttijd en eindtijd bepalen wanneer de dienst begint en eindigt.

Controleer bij het wijzigen van tijden altijd:

Of de starttijd klopt.
Of de eindtijd klopt.
Of de dienst op de juiste dag staat.
Of de dienst niet onbedoeld over middernacht loopt.
Of de nieuwe werktijd past bij de planning.
Of er geen overlap ontstaat met een andere dienst.
Of de medewerker beschikbaar is voor de nieuwe tijden.

Een wijziging in start- of eindtijd kan invloed hebben op uren, loonkosten, rapportages en exports.

Pauze wijzigen

De pauze bepaalt hoeveel tijd wordt afgetrokken van de diensttijd.

Controleer bij het wijzigen van de pauze:

Of de pauzeduur klopt.
Of de pauze past bij de lengte van de dienst.
Of de geplande uren na aftrek van pauze kloppen.
Of de pauze past binnen de afspraken van uw organisatie.

Pauzes kunnen zichtbaar zijn in het rooster wanneer Toon totale pauzetijd actief is bij de roosterweergave-instellingen.

Gereden kilometers wijzigen

Afhankelijk van uw inrichting kan bij een dienst het veld Gereden kilometers beschikbaar zijn.

Gebruik dit veld alleen wanneer kilometers bij deze dienst geregistreerd moeten worden.

Controleer bij het invullen of wijzigen:

Of het aantal kilometers klopt.
Of kilometers voor deze dienst relevant zijn.
Of uw organisatie dit veld gebruikt voor controle, rapportage of vergoeding.

Opmerking wijzigen

Bij een dienst kan een opmerking worden toegevoegd of aangepast.

Gebruik opmerkingen voor relevante informatie over de dienst.

Voorbeelden zijn:

Bijzonderheden over de dienst.
Afspraak met de medewerker.
Toelichting voor planner of manager.
Operationele aandachtspunten.

Gebruik opmerkingen zakelijk en concreet.

Medewerker wijzigen

Afhankelijk van uw rechten kunt u de gekoppelde medewerker wijzigen.

Bij de medewerkerselectie kunt u afhankelijk van uw inrichting informatie zien zoals:

Medewerker.
Uurloon.
Beschikbaarheid.
Ervaring.
BHV.

Controleer vóór het wijzigen van de medewerker:

Of de nieuwe medewerker beschikbaar is.
Of de nieuwe medewerker aan de juiste locatie is gekoppeld.
Of de nieuwe medewerker aan de juiste afdeling is gekoppeld.
Of de nieuwe medewerker de juiste ervaring of functie heeft.
Of de nieuwe medewerker niet afwezig is.
Of er geen overlap is met een andere dienst.
Of de wijziging past binnen de planning.

Dienst verwijderen

Verwijder een dienst alleen wanneer deze niet meer nodig is.

Stappen

Open het rooster.
Zoek de juiste dienst.
Open het actiemenu van de dienst.
Klik op Verwijderen of Dienst verwijderen.
Controleer of u de juiste dienst verwijdert.
Bevestig de verwijdering, indien gevraagd.

Na verwijderen is de dienst niet meer zichtbaar in het rooster.

Let op: verwijderen kan invloed hebben op uren, bezetting, rapportages, exports en de zichtbaarheid voor medewerkers.

Wanneer verwijdert u een dienst?

Verwijder een dienst bijvoorbeeld wanneer:

De dienst per ongeluk is aangemaakt.
De dienst dubbel in het rooster staat.
De dienst niet meer nodig is.
De bezettingsbehoefte is vervallen.
De dienst op een verkeerde datum, locatie of afdeling staat en opnieuw aangemaakt moet worden.

Twijfelt u? Controleer eerst met uw roostermanager of applicatiebeheerder of verwijderen de juiste actie is.

Alternatief voor verwijderen

Soms is wijzigen beter dan verwijderen.

Kies bijvoorbeeld voor wijzigen wanneer:

Alleen de starttijd of eindtijd niet klopt.
Alleen de pauze aangepast moet worden.
Alleen de medewerker moet worden vervangen.
Alleen de ervaring of functie gewijzigd moet worden.
Alleen een opmerking ontbreekt.
De dienst nog steeds nodig is.

Verwijder een dienst alleen wanneer deze volledig moet vervallen.

Dienst kopiëren

Afhankelijk van uw rechten en inrichting kan in het actiemenu ook Kopiëren beschikbaar zijn.

Gebruik kopiëren wanneer u een vergelijkbare dienst opnieuw wilt gebruiken.

Controleer na het kopiëren altijd:

Datum.
Starttijd.
Eindtijd.
Pauze.
Ervaring.
Medewerker.
Locatie.
Afdeling.

Zo voorkomt u dat een gekopieerde dienst met onjuiste gegevens in het rooster blijft staan.

Dienst opsplitsen

Afhankelijk van uw rechten en inrichting kan in het actiemenu ook Opsplitsen of Splitdienst toevoegen beschikbaar zijn.

Gebruik deze optie wanneer een dienst uit meerdere delen moet bestaan.

Meer uitleg hierover vindt u in het artikel Splitdiensten gebruiken.

Controleer bij splitdiensten altijd of tijden, pauzes, medewerker en ervaring correct zijn ingesteld.

Afwezigheidsverzoek aanvragen vanuit een dienst

Afhankelijk van uw rechten en inrichting kan via het dienstmenu de optie Afwezigheidsverzoek aanvragen beschikbaar zijn.

Gebruik deze optie wanneer vanuit de dienst een afwezigheidsverzoek geregistreerd moet worden.

Controleer altijd:

De juiste medewerker.
De juiste datum.
De juiste periode.
De juiste reden of toelichting.
De gevolgen voor de planning.

Na een afwezigheidsverzoek kan het nodig zijn om de dienst opnieuw toe te wijzen of als open dienst te behandelen.

Effect op totalen

Het wijzigen of verwijderen van een dienst kan invloed hebben op totalen en stuurinformatie.

Afhankelijk van uw inrichting kunnen onder andere veranderen:

Geplande uren.
Loonkosten.
Gemiddeld uurloon.
Productiviteit.
Omzet gepland.
Aantal diensten.
Aantal ingeplande medewerkers.
Open diensten.
Bezetting per ervaring of afdeling.

Controleer deze totalen vooral wanneer u het rooster wilt publiceren.

Let op: totalen moeten altijd de werkelijkheid volgen. Een wijziging of verwijdering mag niet leiden tot dubbele telling of foutieve uren.

Roosterweergave-instellingen controleren

Als u een gewijzigde dienst niet goed ziet, controleer dan de roosterweergave-instellingen.

Afhankelijk van uw inrichting kunt u bijvoorbeeld instellingen gebruiken zoals:

Toon geplande werktijden.
Toon totale pauzetijd.
Toon ervaring.
Toon totaal gewerkte uren.
Toon ATW-meldingen.
Toon alleen ingeplande medewerkers.
Diensten op andere afdelingen tonen.

Een dienst kan minder duidelijk zichtbaar zijn door actieve filters, sortering of weergave-instellingen.

Controle na wijzigen

Controleer na het wijzigen van een dienst altijd:

Of de dienst op de juiste datum staat.
Of starttijd en eindtijd kloppen.
Of de pauze klopt.
Of de juiste ervaring of functie is gekoppeld.
Of de juiste medewerker is gekoppeld.
Of de medewerker beschikbaar is.
Of er geen overlap of conflict is.
Of de totalen logisch zijn bijgewerkt.
Of eventuele waarschuwingen zijn beoordeeld.

Controle na verwijderen

Controleer na het verwijderen van een dienst altijd:

Of de juiste dienst is verwijderd.
Of er geen bezettingsgat is ontstaan.
Of open diensten nog kloppen.
Of totalen logisch zijn bijgewerkt.
Of de planning nog past bij de operationele behoefte.
Of het rooster opnieuw gepubliceerd moet worden.

Rooster opnieuw publiceren

Een wijziging of verwijdering is niet altijd direct zichtbaar voor medewerkers. Dit hangt af van de publicatiestatus van het rooster en de inrichting van uw organisatie.

Controleer daarom na het wijzigen of verwijderen van diensten of het rooster opnieuw gepubliceerd moet worden.

Gebruik Publiceer wanneer het rooster gereed is en beschikbaar gemaakt moet worden.

Veelvoorkomende situaties

Ik kan een dienst niet wijzigen

Controleer eerst of het rooster vergrendeld is. In een vergrendeld rooster kunnen diensten niet worden aangepast.

Controleer daarnaast of u voldoende rechten heeft om diensten te wijzigen.

Ik kan een dienst niet verwijderen

Controleer of het rooster vergrendeld is en of uw rol rechten heeft om diensten te verwijderen.

Ik zie de optie Wijzig niet

Controleer uw rechten, roosterstatus, roosterweergave en actiemenu. De beschikbare acties kunnen per situatie verschillen.

Ik zie de optie Verwijderen niet

Uw rol heeft mogelijk geen verwijderrechten of het rooster is vergrendeld.

De wijziging wordt niet opgeslagen

Controleer of alle verplichte velden zijn ingevuld. Controleer ook of het rooster bewerkbaar is.

De uren kloppen niet na wijziging

Controleer starttijd, eindtijd en pauze. De pauze kan invloed hebben op het aantal geplande uren.

De medewerker is niet beschikbaar

Controleer beschikbaarheid, afwezigheden en eventuele roosterbeperkingen voordat u de wijziging opslaat.

Ik zie de aangepaste dienst niet terug

Controleer de juiste periode, locatie, afdeling, matrix-inzicht, filters, sortering en roosterweergave-instellingen.

Ik heb per ongeluk een dienst verwijderd

Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager. Mogelijk moet de dienst opnieuw worden aangemaakt.

Aanbevolen vervolgartikelen

Lees na dit artikel ook:

Rooster openen en gebruiken.
Diensten aanmaken.
Splitdiensten gebruiken.
Medewerker aan een dienst koppelen.
Open diensten gebruiken.
Open dienst toewijzen.
Rooster publiceren en depubliceren.
Rooster controleren voor publicatie.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via: support@scopeworkforceplanner.com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

Uw organisatie.
Uw naam.
Welke locatie is geselecteerd.
Welke afdeling is geselecteerd.
Welke datum of week het betreft.
Welke dienst u probeert te wijzigen of verwijderen.
Welke medewerker aan de dienst gekoppeld is.
Welke wijziging u probeert uit te voeren.
Of het rooster vergrendeld is.
Wat u verwacht te zien.
Wat u daadwerkelijk ziet.
Een schermafbeelding, indien mogelijk.