Rooster openen en gebruiken

Leer het rooster openen en de belangrijkste onderdelen gebruiken om diensten, bezetting en publicatie te beheren.

In dit artikel leest u hoe u het rooster opent en hoe u de belangrijkste onderdelen van het roosterscherm gebruikt.

Het rooster is het centrale onderdeel binnen Scope Workforce Planner voor het plannen van medewerkers, beheren van diensten, controleren van bezetting en publiceren van roosters.

Roostermakers, planners, managers en beheerders loggen in via de roosteromgeving van Scope Workforce Planner.

Rooster openen

U opent het rooster via het hoofdmenu aan de linkerkant.

Stappen

Open Scope Workforce Planner.
Log in met uw e-mailadres en wachtwoord.
Klik in het linkermenu op Rooster.

Het roosterscherm wordt geopend.

Welke gegevens u ziet, hangt af van uw rol, rechten, locatie, afdeling en actieve filters.

Controleer eerst de juiste omgeving

Controleer voordat u wijzigingen aanbrengt altijd of u in de juiste omgeving werkt.

Let hierbij op:

De juiste organisatie.
De juiste locatie.
De juiste afdeling.
De juiste dag, week of maand.
De juiste roosterweergave.
Het juiste matrix-inzicht.

Dit is vooral belangrijk wanneer u toegang heeft tot meerdere locaties of afdelingen.

Dag, week of maand selecteren

Bovenin het rooster kunt u kiezen hoe u het rooster wilt bekijken.

Afhankelijk van uw inrichting kunt u kiezen uit:

Dag.
Week.
Maand.

Gebruik daarnaast de datum- of periodeknoppen om naar de juiste dag, week of maand te gaan.

Dagweergave

De dagweergave toont één dag met een tijdlijn per uur.

Deze weergave is handig voor dagelijkse aansturing en operationele controle.

Gebruik de dagweergave bijvoorbeeld om:

Bezetting per uur te controleren.
Diensten op één dag te bekijken.
Open of lege diensten in te vullen.
Medewerkers aan diensten te koppelen.
Beschikbaarheid per medewerker te beoordelen.

Weekweergave

De weekweergave toont meerdere dagen naast elkaar.

Deze weergave is handig om een volledige roosterweek te maken, te controleren en te publiceren.

Gebruik de weekweergave bijvoorbeeld om:

Diensten over meerdere dagen te bekijken.
Open diensten in de week te controleren.
Week- en dagtotalen te beoordelen.
Het rooster klaar te zetten voor publicatie.

Maandweergave

De maandweergave geeft een ruimer overzicht over een langere periode.

Deze weergave is vooral bedoeld voor globaal overzicht en vooruitkijken.

Voor het wijzigen van specifieke diensten gebruikt u meestal de dag- of weekweergave.

Matrix-inzicht gebruiken

Met Wijzig matrix-inzicht bepaalt u hoe het rooster wordt weergegeven.

Afhankelijk van uw inrichting kunt u bijvoorbeeld werken met:

Medewerker.
Ervaring.

Medewerker

In het matrix-inzicht Medewerker staan medewerkers centraal.

Per medewerker ziet u welke diensten zijn gepland.

Gebruik deze weergave wanneer u wilt controleren:

Welke medewerker wanneer werkt.
Hoeveel uren een medewerker gepland staat.
Of een medewerker beschikbaar is.
Of een medewerker afwezig is.
Of er conflicten of aandachtspunten zijn.

Ervaring

In het matrix-inzicht Ervaring worden diensten gegroepeerd op ervaring, functie of functiegebied.

Gebruik deze weergave wanneer u wilt controleren:

Welke bezetting nodig is per ervaring.
Welke diensten nog zonder medewerker staan.
Of de juiste ervaring is ingepland.
Welke open diensten nog toegewezen moeten worden.

Voorbeelden van ervaringen of groepen kunnen zijn:

Bediening.
Kassieres.
Aanvulploeg.
Etage.
Consumptie.
Diensten.

De exacte namen zijn afhankelijk van de inrichting van uw organisatie.

Week- en dagtotalen bekijken

Bovenin het rooster ziet u totalen en stuurinformatie.

Afhankelijk van uw inrichting kunt u hier bijvoorbeeld zien:

Omzet gerealiseerd.
Omzet gepland.
Gemiddeld uurloon.
Loonkosten.
Percentage gerealiseerd.
Percentage gepland.
Uren.
Productiviteit.

Deze totalen helpen bij het controleren van planning, bezetting en kosten.

Controleer deze totalen vooral voordat u het rooster publiceert.

Medewerkerpaneel gebruiken

In de dagweergave kan links een medewerkerpaneel zichtbaar zijn.

In dit paneel kunt u medewerkers zoeken, filteren en beoordelen.

Afhankelijk van uw inrichting ziet u hier bijvoorbeeld:

Zoekveld.
Weergavefilter.
Ervaringsfilter.
Sortering.
Compacte weergave.
Beschikbaarheidsstatus.
Medewerkerinformatie.
Ureninformatie.
Kosteninformatie.
Eventuele signaleringen.

Gebruik het medewerkerpaneel om snel een geschikte medewerker te vinden voor een dienst.

Ziet u geen medewerkers? Controleer dan de gekozen locatie, afdeling, ervaring, filters, sortering en rechten.

Roosterweergave-instellingen gebruiken

Via het instellingenmenu in het rooster kunt u bepalen welke informatie zichtbaar is.

Afhankelijk van uw inrichting kunt u bijvoorbeeld instellingen gebruiken zoals:

Roosterinformatie.
Toon alleen ingeplande medewerkers.
Diensten op andere afdelingen tonen.
Toon medewerkers standplaats.
Toon alleen medewerkers van huidige standplaats.

Onder Dienstweergave-instellingen kunt u afhankelijk van uw inrichting onder andere kiezen voor:

Toon geplande werktijden.
Toon totale pauzetijd.
Toon ervaring.
Toon totaal gewerkte uren.
Toon ATW-meldingen.

Gebruik deze instellingen om het rooster overzichtelijker te maken of juist meer detailinformatie te tonen.

Let op: als u informatie niet ziet, kan dit komen door een uitgeschakelde weergave-instelling, actieve filters of uw rechten.

Diensten herkennen

Een dienst wordt als blok of regel in het rooster getoond.

Afhankelijk van de inrichting ziet u in een dienst onder andere:

Starttijd.
Eindtijd.
Pauze.
Aantal uren.
Ervaring.
Afdeling.
Gekoppelde medewerker.
Medewerkerselectie.
Actiemenu.
Eventuele status of signalering.

Bij een dienst zonder gekoppelde medewerker ziet u meestal een medewerkerselectie, bijvoorbeeld Selecteer. . . .

Open of lege diensten

Een open of lege dienst is een dienst waarvoor nog geen medewerker is ingepland.

Open diensten zijn handig wanneer:

De bezetting al bekend is, maar de medewerker nog niet.
Er extra capaciteit nodig is.
Een dienst later toegewezen moet worden.
Medewerkers zich kunnen aanmelden of inschrijven, afhankelijk van de inrichting.
Een planner eerst de benodigde dienst wil vastleggen.

Controleer open of lege diensten altijd voordat u het rooster publiceert.

Medewerker aan een dienst koppelen

Afhankelijk van uw rechten kunt u vanuit het rooster een medewerker aan een dienst koppelen.

Dit kan bijvoorbeeld via de medewerkerselectie in de dienstregel.

Bij het selecteren van een medewerker kunt u afhankelijk van uw inrichting informatie zien zoals:

Medewerker.
Uurloon.
Beschikbaarheid.
Ervaring.
BHV.

Controleer vóór het koppelen van een medewerker:

Of de juiste dienst is geselecteerd.
Of de medewerker beschikbaar is.
Of de medewerker aan de juiste locatie is gekoppeld.
Of de medewerker aan de juiste afdeling is gekoppeld.
Of de medewerker de juiste ervaring of functie heeft.
Of er geen afwezigheid of conflict is.

Acties op een dienst

Bij een dienst kan een actiemenu beschikbaar zijn.

Dit menu wordt vaak weergegeven met drie puntjes of een tandwiel.

Afhankelijk van uw rechten en de situatie kunt u hier bijvoorbeeld acties zien zoals:

Afwezigheidsverzoek aanvragen.
Dienst toevoegen.
Splitdienst toevoegen.
Dienst wijzigen.
Dienst verwijderen.
Toevoegen.
Opsplitsen.
Kopiëren.
Wijzig.
Verwijderen.

De beschikbare acties kunnen verschillen per roosterweergave, rol, rechten, roosterstatus en inrichting.

Dienst wijzigen

Wanneer u een dienst wijzigt, opent meestal een venster met dienstgegevens.

Afhankelijk van de inrichting kunt u hier bijvoorbeeld wijzigen:

Ervaring.
Starttijd.
Eindtijd.
Pauze.
Gereden kilometers.
Opmerking.

Klik op Opslaan om de wijziging te bewaren.

Klik op Annuleren om terug te gaan zonder wijzigingen op te slaan.

Gebruik de verwijderknop alleen wanneer de dienst verwijderd mag worden.

Vergrendeld rooster

Een rooster kan vergrendeld zijn.

Als een rooster vergrendeld is, kunnen diensten niet zomaar worden aangepast.

Afhankelijk van uw rechten en de inrichting van uw organisatie kan het dan niet mogelijk zijn om:

Een dienst aan te maken.
Een dienst te wijzigen.
Een dienst te verwijderen.
Een medewerker aan een dienst te koppelen.
Een open dienst toe te wijzen.
Een splitdienst toe te voegen.
Een dienst te kopiëren.
Een dienst te verplaatsen.

Een vergrendeld rooster voorkomt dat gepubliceerde of gecontroleerde roosters onbedoeld worden gewijzigd.

Ziet u dat u geen wijzigingen kunt uitvoeren? Controleer dan of het rooster vergrendeld is.

Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager als het rooster aangepast moet worden.

Templates gebruiken

In het rooster kunnen templates worden gebruikt om sneller een planning op te bouwen.

Afhankelijk van uw inrichting ziet u bijvoorbeeld:

Template toepassen.
Selecteer template.
Template opslaan.

Gebruik templates wanneer u vaker met dezelfde basisplanning werkt.

Een template kan helpen om:

Standaarddiensten sneller te plaatsen.
Terugkerende roosters opnieuw te gebruiken.
Minder handmatig werk te doen.
Consistenter te plannen.

Controleer na het toepassen van een template altijd of de diensten, medewerkers, beschikbaarheid en afwezigheden nog kloppen voor de geselecteerde periode.

Rooster publiceren

Rechtsboven in het rooster staat de actie Publiceer.

Met Publiceer maakt u het rooster beschikbaar volgens de inrichting van uw organisatie.

Controleer vóór publicatie altijd:

De juiste dag of week.
De juiste locatie.
De juiste afdeling.
Open diensten.
Beschikbaarheid.
Afwezigheden.
Uren en bezetting.
Eventuele waarschuwingen.
Week- en dagtotalen.

Publiceer het rooster pas wanneer u zeker weet dat de planning klopt.

Rooster depubliceren

Rechtsboven in het rooster kan ook de actie Depubliceer beschikbaar zijn.

Met Depubliceer haalt u een gepubliceerd rooster terug uit publicatie, afhankelijk van uw rechten en inrichting.

Gebruik deze actie zorgvuldig.

Een gedepubliceerd rooster kan invloed hebben op de zichtbaarheid van het rooster voor gebruikers of medewerkers.

Roosterstatus en waarschuwingen

In het rooster kunnen statussen of waarschuwingen zichtbaar zijn.

Deze kunnen bijvoorbeeld aangeven dat:

Er open diensten zijn.
Er conflicten of aandachtspunten zijn.
Er nog niet gepubliceerde wijzigingen zijn.
Er afwijkingen zijn in bezetting of beschikbaarheid.
Een controle nodig is voordat het rooster gepubliceerd wordt.
Het rooster vergrendeld is.

Controleer waarschuwingen voordat u het rooster publiceert of wijzigt.

Controle vóór het wijzigen van het rooster

Controleer vóór u wijzigingen maakt altijd:

Of het rooster niet vergrendeld is.
Of u in de juiste dag, week of maand werkt.
Of de juiste locatie is geselecteerd.
Of de juiste afdeling is geselecteerd.
Of de juiste medewerker wordt aangepast.
Of de medewerker beschikbaar is.
Of er geen afwezigheid of conflict is.
Of de wijziging past binnen de operationele bezetting.
Of u voldoende rechten heeft om de wijziging uit te voeren.

Dit voorkomt fouten in de planning en beperkt correcties achteraf.

Controle vóór publicatie

Controleer vóór publicatie van het rooster altijd:

Zijn alle benodigde diensten aangemaakt?
Zijn open diensten bewust open gelaten of toegewezen?
Zijn medewerkers correct gekoppeld?
Kloppen starttijden, eindtijden en pauzes?
Zijn beschikbaarheden gecontroleerd?
Zijn afwezigheden verwerkt?
Kloppen de week- en dagtotalen?
Zijn waarschuwingen beoordeeld?
Is de juiste locatie geselecteerd?
Is de juiste afdeling geselecteerd?
Is de juiste periode geselecteerd?

Na deze controle kunt u het rooster publiceren.

Veelvoorkomende situaties

Ik zie het rooster niet

Controleer of uw rol toegang heeft tot Rooster. Neem contact op met uw applicatiebeheerder als het menu-item ontbreekt.

Ik zie geen medewerkers in het rooster

Controleer of de juiste locatie en afdeling zijn geselecteerd. Controleer ook filters, sortering, weergave-instellingen en rechten.

Ik zie een medewerker niet

De medewerker is mogelijk niet gekoppeld aan de geselecteerde locatie of afdeling, is niet actief of valt buiten uw rechten.

Ik zie geen diensten

Controleer of u de juiste dag, week of maand, locatie en afdeling heeft geselecteerd. Het kan ook zijn dat er voor deze periode nog geen diensten zijn aangemaakt.

Ik kan een dienst niet wijzigen

Controleer eerst of het rooster vergrendeld is. In een vergrendeld rooster kunnen diensten niet worden aangepast.

Controleer daarnaast of u voldoende rechten heeft om diensten te wijzigen en of u in de juiste periode, locatie en afdeling werkt.

Ik kan geen medewerker koppelen

Controleer of het rooster bewerkbaar is, of de medewerker beschikbaar is en of de medewerker aan de juiste locatie, afdeling en ervaring is gekoppeld.

Ik zie open diensten niet

Controleer of open diensten beschikbaar zijn binnen uw inrichting en of u rechten heeft om deze te bekijken.

Controleer ook het matrix-inzicht en de weergave-instellingen.

Ik kan niet publiceren

Uw rol heeft mogelijk geen publicatierechten. Controleer ook of er waarschuwingen, open diensten of ontbrekende gegevens zijn.

Ik zie andere totalen dan verwacht

Controleer de geselecteerde periode, locatie, afdeling, matrixweergave, filters en weergave-instellingen.

Ik zie andere gegevens dan mijn collega

Dit kan komen door verschil in rol, rechten, locatie, afdeling, matrix-inzicht, filters, sortering of roosterweergave-instellingen.

Aanbevolen vervolgartikelen

Lees na dit artikel ook:

Roosterweergave wijzigen: dag, week en maand.
Matrix-inzicht gebruiken: medewerker en ervaring.
Roosterweergave-instellingen gebruiken.
Diensten aanmaken.
Diensten wijzigen of verwijderen.
Splitdiensten gebruiken.
Medewerker aan een dienst koppelen.
Open diensten gebruiken.
Open dienst toewijzen.
Rooster publiceren en depubliceren.
Templates gebruiken in het rooster.
Rooster controleren voor publicatie.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via:

support@scopeworkforceplanner.com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

Uw organisatie.
Uw naam.
Welke locatie is geselecteerd.
Welke afdeling is geselecteerd.
Welke dag, week of maand het betreft.
Welke medewerker of dienst het betreft.
Welke roosterweergave u gebruikt.
Welk matrix-inzicht u gebruikt.
Welke filters, sortering of weergave-instellingen actief zijn.
Of het rooster vergrendeld is.
Wat u verwacht te zien.
Wat u daadwerkelijk ziet.
Een schermafbeelding, indien mogelijk.