Rooster publiceren en depubliceren

In dit artikel leest u hoe u een rooster publiceert of depubliceert binnen Scope Workforce Planner.

In dit artikel leest u hoe u een rooster publiceert of depubliceert binnen Scope Workforce Planner.

Met publiceren maakt u het rooster beschikbaar volgens de inrichting van uw organisatie. Met depubliceren haalt u een gepubliceerd rooster terug uit publicatie, bijvoorbeeld wanneer er nog correcties nodig zijn.

Roostermakers, planners, managers en beheerders loggen in via de roosteromgeving van Scope Workforce Planner.

Rooster openen

U publiceert of depubliceert een rooster vanuit het roosterscherm.

Stappen

Open Scope Workforce Planner.
Log in met uw e-mailadres en wachtwoord.
Klik in het linkermenu op Rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste dag, week of maand.
Controleer of u het juiste rooster voor zich heeft.

Welke acties beschikbaar zijn, hangt af van uw rol, rechten, roosterstatus, locatie, afdeling en inrichting.

Wat betekent publiceren?

Publiceren betekent dat het rooster beschikbaar wordt gemaakt volgens de inrichting van uw organisatie.

Afhankelijk van uw inrichting kan publiceren invloed hebben op:

Zichtbaarheid van diensten.
Zichtbaarheid voor medewerkers.
Zichtbaarheid in het medewerkersportaal of de mobiele omgeving.
Operationele sturing.
Communicatie richting medewerkers.
De status van het rooster.

Publiceer het rooster pas wanneer u zeker weet dat de planning klopt.

Wat betekent depubliceren?

Depubliceren betekent dat een gepubliceerd rooster wordt teruggehaald uit publicatie.

Dit kan nodig zijn wanneer:

Er nog fouten in het rooster staan.
Diensten gewijzigd moeten worden.
Open diensten nog toegewezen moeten worden.
Beschikbaarheid of afwezigheid opnieuw beoordeeld moet worden.
Het rooster te vroeg is gepubliceerd.
Er correcties nodig zijn vóór definitieve publicatie.

Gebruik depubliceren zorgvuldig. Een gedepubliceerd rooster kan invloed hebben op de zichtbaarheid van het rooster voor gebruikers of medewerkers.

Publiceeractie vinden

Rechtsboven in het rooster staat de actie Publiceer, afhankelijk van uw rechten en de roosterstatus.

Als het rooster al gepubliceerd is, kan afhankelijk van uw inrichting de actie Depubliceer zichtbaar zijn.

Ziet u deze acties niet? Controleer dan:

Uw rol.
Uw rechten.
De gekozen locatie.
De gekozen afdeling.
De gekozen periode.
De roosterstatus.
Of het rooster al gepubliceerd of vergrendeld is.

Controle vóór publicatie

Controleer vóór publicatie altijd of het rooster inhoudelijk klopt.

Controleer minimaal:

Of de juiste dag of week geselecteerd is.
Of de juiste locatie geselecteerd is.
Of de juiste afdeling geselecteerd is.
Of alle benodigde diensten zijn aangemaakt.
Of open diensten bewust open blijven of nog toegewezen moeten worden.
Of medewerkers correct aan diensten zijn gekoppeld.
Of starttijden en eindtijden kloppen.
Of pauzes correct zijn ingevuld.
Of ervaringen of functies correct zijn gekoppeld.
Of beschikbaarheden zijn gecontroleerd.
Of afwezigheden zijn verwerkt.
Of waarschuwingen zijn beoordeeld.
Of week- en dagtotalen logisch zijn.

Publiceer het rooster pas wanneer deze controle is uitgevoerd.

Open diensten controleren vóór publicatie

Controleer open diensten altijd vóór publicatie.

Let daarbij op:

Zijn open diensten bewust open gelaten?
Moeten open diensten nog worden toegewezen?
Zijn er inschrijvingen op open diensten?
Is de juiste ervaring of functie gekoppeld?
Kloppen starttijd, eindtijd en pauze?
Is de juiste locatie geselecteerd?
Is de juiste afdeling geselecteerd?

Een open dienst kan bewust open blijven, maar dit moet een bewuste keuze zijn.

Beschikbaarheid en afwezigheid controleren

Controleer vóór publicatie of het rooster rekening houdt met beschikbaarheid en afwezigheid.

Let op:

Medewerkers die niet beschikbaar zijn.
Medewerkers met verlof.
Medewerkers die ziek of afwezig zijn.
Afwezigheden die deels overlappen met diensten.
Beschikbaarheidsverzoeken die nog beoordeeld moeten worden.
Mogelijke conflicten met bestaande diensten.

Plan een medewerker alleen in wanneer de planning past bij de actuele beschikbaarheid en afwezigheid.

ATW-meldingen controleren

Afhankelijk van uw inrichting kunnen ATW-meldingen zichtbaar zijn in het rooster.

Controleer vóór publicatie of er ATW-meldingen zijn.

Let hierbij op:

Arbeidstijden.
Rusttijden.
Mogelijke overschrijdingen.
Waarschuwingen bij medewerkers.
Waarschuwingen bij diensten.

ATW-meldingen zijn signaleringen. Beoordeel altijd de inhoud van de melding en de context van de planning.

Week- en dagtotalen controleren

Bovenin het rooster kunnen week- en dagtotalen zichtbaar zijn.

Afhankelijk van uw inrichting ziet u bijvoorbeeld:

Omzet gerealiseerd.
Omzet gepland.
Gemiddeld uurloon.
Loonkosten.
Percentage gerealiseerd.
Percentage gepland.
Uren.
Productiviteit.

Controleer vóór publicatie of deze totalen logisch zijn.

Let op: totalen moeten altijd de werkelijkheid volgen. Locatie-, afdeling- of medewerkerkoppelingen mogen niet zorgen voor dubbele telling van uren.

Rooster publiceren

Als het rooster gecontroleerd is, kunt u het publiceren.

Stappen

Open het rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste periode.
Controleer open diensten, beschikbaarheid, afwezigheden en waarschuwingen.
Klik rechtsboven op Publiceer.
Bevestig de publicatie, indien gevraagd.
Controleer of de roosterstatus is bijgewerkt.

Na publicatie is het rooster beschikbaar volgens de inrichting van uw organisatie.

Rooster depubliceren

Als een gepubliceerd rooster aangepast moet worden, kan het nodig zijn om het rooster te depubliceren.

Stappen

Open het rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste periode.
Klik rechtsboven op Depubliceer, indien beschikbaar.
Bevestig de actie, indien gevraagd.
Voer de benodigde wijzigingen uit.
Controleer het rooster opnieuw.
Publiceer het rooster opnieuw wanneer het gereed is.

Depubliceer alleen wanneer dit nodig is voor correctie of beheer.

Vergrendeld rooster

Een rooster kan vergrendeld zijn.

Als een rooster vergrendeld is, kunnen diensten niet zomaar worden aangepast.

Afhankelijk van uw rechten en de inrichting van uw organisatie kan het dan niet mogelijk zijn om:

Een dienst aan te maken.
Een dienst te wijzigen.
Een dienst te verwijderen.
Een medewerker aan een dienst te koppelen.
Een open dienst toe te wijzen.
Een splitdienst toe te voegen.
Een dienst te kopiëren.
Een dienst te verplaatsen.

Een vergrendeld rooster voorkomt dat gepubliceerde of gecontroleerde roosters onbedoeld worden gewijzigd.

Ziet u dat u geen wijzigingen kunt uitvoeren? Controleer dan of het rooster vergrendeld is.

Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager als het rooster aangepast moet worden.

Publiceren na wijzigingen

Wanneer u na publicatie nog wijzigingen aanbrengt, kan het nodig zijn om het rooster opnieuw te publiceren.

Dit hangt af van de inrichting van uw organisatie.

Controleer na wijzigingen altijd:

Of de wijziging correct is opgeslagen.
Of de juiste medewerker aan de dienst gekoppeld is.
Of open diensten nog kloppen.
Of totalen logisch zijn bijgewerkt.
Of waarschuwingen zijn beoordeeld.
Of het rooster opnieuw gepubliceerd moet worden.

Roosterweergave-instellingen controleren

Gebruik roosterweergave-instellingen om het rooster goed te controleren vóór publicatie.

Afhankelijk van uw inrichting kunt u bijvoorbeeld instellingen gebruiken zoals:

Toon geplande werktijden.
Toon totale pauzetijd.
Toon ervaring.
Toon totaal gewerkte uren.
Toon ATW-meldingen.
Diensten op andere afdelingen tonen.
Toon alleen ingeplande medewerkers.

Zet relevante informatie zichtbaar voordat u het rooster definitief publiceert.

Veelvoorkomende situaties

Ik zie de knop Publiceer niet

Controleer of uw rol rechten heeft om roosters te publiceren. Controleer ook de gekozen locatie, afdeling, periode en roosterstatus.

Ik zie de knop Depubliceer niet

Het rooster is mogelijk niet gepubliceerd, u heeft geen rechten om te depubliceren of de actie is niet beschikbaar binnen uw inrichting.

Ik kan het rooster niet publiceren

Controleer of u publicatierechten heeft. Controleer daarnaast of er waarschuwingen, ontbrekende gegevens of open diensten zijn die eerst beoordeeld moeten worden.

Ik kan het rooster niet aanpassen na publicatie

Controleer of het rooster vergrendeld is. In een vergrendeld rooster kunnen diensten niet zomaar worden aangepast.

Ik heb per ongeluk gepubliceerd

Controleer of Depubliceer beschikbaar is. Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager als u het rooster niet zelf kunt depubliceren.

Ik heb wijzigingen gedaan maar medewerkers zien deze niet

Controleer of het rooster opnieuw gepubliceerd moet worden en of u de juiste periode, locatie en afdeling heeft gepubliceerd.

De totalen lijken niet te kloppen vóór publicatie

Controleer periode, locatie, afdeling, matrix-inzicht, filters en roosterweergave-instellingen. Controleer ook of open diensten of diensten op andere afdelingen zichtbaar zijn.

Ik zie andere publicatiestatussen dan mijn collega

Dit kan komen door verschil in rol, rechten, locatie, afdeling, periode of roosterstatus.

Aanbevolen vervolgartikelen

Lees na dit artikel ook:

Rooster openen en gebruiken.
Roosterweergave-instellingen gebruiken.
Diensten aanmaken.
Diensten wijzigen of verwijderen.
Open diensten gebruiken.
Open dienst toewijzen.
Rooster controleren voor publicatie.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via: support@scopeworkforceplanner.com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

Uw organisatie.
Uw naam.
Welke locatie is geselecteerd.
Welke afdeling is geselecteerd.
Welke datum of week het betreft.
Welke roosterstatus zichtbaar is.
Welke actie u probeert uit te voeren.
Of het rooster vergrendeld is.
Of u probeert te publiceren of depubliceren.
Wat u verwacht te zien.
Wat u daadwerkelijk ziet.
Een schermafbeelding, indien mogelijk.