Rooster controleren voor publicatie

In dit artikel leest u hoe u een rooster controleert voordat u het publiceert binnen Scope Workforce Planner.

In dit artikel leest u hoe u een rooster controleert voordat u het publiceert binnen Scope Workforce Planner.

Een goede controle voorkomt foutieve diensten, ontbrekende medewerkers, open diensten, verkeerde tijden, dubbele planning en onjuiste totalen.

Roostermakers, planners, managers en beheerders loggen in via de roosteromgeving van Scope Workforce Planner.

Waarom controleren vóór publicatie belangrijk is

Publiceren maakt het rooster beschikbaar volgens de inrichting van uw organisatie.

Controleer daarom vóór publicatie of het rooster inhoudelijk klopt.

Een controle helpt bij het voorkomen van:

Diensten op de verkeerde datum.
Diensten op de verkeerde locatie.
Diensten op de verkeerde afdeling.
Open diensten die nog toegewezen moeten worden.
Medewerkers die niet beschikbaar zijn.
Medewerkers die afwezig zijn.
Dubbele diensten.
Onjuiste pauzes.
Verkeerde ervaringen of functies.
Onjuiste uren, loonkosten of productiviteit.
Waarschuwingen die nog beoordeeld moeten worden.

Rooster openen

U controleert het rooster vanuit het roosterscherm.

Stappen

Open Scope Workforce Planner.
Log in met uw e-mailadres en wachtwoord.
Klik in het linkermenu op Rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste dag, week of maand.
Controleer of u het juiste rooster voor zich heeft.

Welke gegevens zichtbaar zijn, hangt af van uw rol, rechten, locatie, afdeling, filters, roosterweergave en inrichting.

Controleer de juiste periode

Controleer eerst of u de juiste periode bekijkt.

Let op:

De juiste dag.
De juiste week.
De juiste maand.
De juiste startdatum.
De juiste einddatum.
De juiste periode bij week- of maandweergave.

Publiceer nooit voordat u zeker weet dat u de juiste periode controleert.

Controleer locatie en afdeling

Controleer of de juiste locatie en afdeling geselecteerd zijn.

Dit is vooral belangrijk wanneer u toegang heeft tot meerdere locaties of afdelingen.

Controleer:

De actieve organisatie.
De actieve locatie.
De actieve afdeling.
Of de zichtbare diensten bij deze selectie horen.
Of medewerkers bij deze locatie of afdeling horen.
Of eventuele diensten op andere afdelingen bewust zichtbaar zijn.

Een verkeerde locatie- of afdelingsselectie kan leiden tot foutieve planning of onjuiste interpretatie van totalen.

Controleer de roosterweergave

Gebruik de roosterweergave die past bij uw controle.

Dagweergave

Gebruik de dagweergave voor detailcontrole van één dag.

Controleer hiermee bijvoorbeeld:

Bezetting per uur.
Open diensten op de dag.
Medewerkers per dienst.
Beschikbaarheid.
Afwezigheid.
Tijden en pauzes.

Weekweergave

Gebruik de weekweergave voor controle van een volledige roosterweek.

Controleer hiermee bijvoorbeeld:

Diensten per dag.
Week- en dagtotalen.
Open diensten in de week.
Medewerkerplanning.
Bezetting per ervaring of functie.
Publicatiestatus.

Maandweergave

Gebruik de maandweergave vooral voor globaal overzicht.

Gebruik voor detailcontrole meestal de dag- of weekweergave.

Controleer het matrix-inzicht

Gebruik het juiste matrix-inzicht voor uw controle.

Medewerker

Gebruik Medewerker wanneer u wilt controleren:

Welke medewerker wanneer werkt.
Of medewerkers dubbel zijn ingepland.
Of medewerkers voldoende of te veel uren hebben.
Of medewerkers beschikbaar zijn.
Of afwezigheden invloed hebben op diensten.

Ervaring

Gebruik Ervaring wanneer u wilt controleren:

Of de juiste functiebezetting aanwezig is.
Of open diensten per ervaring zichtbaar zijn.
Of diensten zonder ervaring bestaan.
Of de planning aansluit op de operationele behoefte.
Of de juiste medewerkers aan de juiste ervaringen zijn gekoppeld.

Gebruik beide inzichten wanneer u het rooster volledig wilt controleren.

Controleer open diensten

Controleer altijd of er open diensten zijn.

Let op:

Zijn open diensten bewust open gelaten?
Moeten open diensten nog worden toegewezen?
Zijn er inschrijvingen op open diensten?
Is de juiste ervaring of functie gekoppeld?
Kloppen starttijd en eindtijd?
Klopt de pauze?
Staat de open dienst op de juiste locatie?
Staat de open dienst op de juiste afdeling?

Een open dienst kan bewust open blijven, maar dit moet vóór publicatie duidelijk zijn.

Controleer medewerkers

Controleer of de juiste medewerkers aan diensten zijn gekoppeld.

Let op:

Is de juiste medewerker ingepland?
Is de medewerker actief?
Is de medewerker gekoppeld aan de juiste locatie?
Is de medewerker gekoppeld aan de juiste afdeling?
Heeft de medewerker de juiste ervaring of functie?
Is de medewerker beschikbaar?
Is de medewerker niet afwezig?
Heeft de medewerker geen overlappende dienst?

Controleer bij twijfel de medewerkerselectie en eventuele signaleringen.

Controleer beschikbaarheid

Controleer of de planning rekening houdt met beschikbaarheid.

Let op:

Medewerkers die beschikbaar zijn.
Medewerkers die niet beschikbaar zijn.
Beschikbaarheidsverzoeken die nog open staan.
Beschikbaarheid die deels overlapt met een dienst.
Medewerkers die buiten hun beschikbaarheid zijn ingepland.

Beschikbaarheid helpt om roosterconflicten vooraf te voorkomen.

Controleer afwezigheden

Controleer of afwezigheden correct zijn verwerkt in het rooster.

Let op:

Verlof.
Ziekte.
Gedeeltelijke afwezigheid.
Afwezigheid voor een hele dag.
Afwezigheid die overlapt met een dienst.
Afwezigheden die nog beoordeeld moeten worden.

Plan een medewerker niet in wanneer de afwezigheid dat verhindert.

Controleer dienstgegevens

Controleer per dienst of de gegevens kloppen.

Controleer minimaal:

Datum.
Starttijd.
Eindtijd.
Pauze.
Uren.
Locatie.
Afdeling.
Ervaring of functie.
Medewerker.
Opmerking, indien gebruikt.
Gereden kilometers, indien gebruikt.

Onjuiste dienstgegevens kunnen invloed hebben op planning, uren, loonkosten, rapportages en exports.

Controleer pauzes

Controleer of pauzes correct zijn ingevuld.

Let op:

Is een pauze verplicht?
Is de pauzeduur correct?
Past de pauze bij de lengte van de dienst?
Kloppen de geplande uren na aftrek van pauze?
Is pauze zichtbaar via de roosterweergave-instellingen?

Pauzes kunnen invloed hebben op uren, loonkosten, rapportages en exports.

Controleer ervaringen en functies

Controleer of diensten de juiste ervaring of functie hebben.

Let op:

Is de juiste ervaring gekoppeld?
Zijn er diensten zonder ervaring?
Past de medewerker bij de ervaring?
Worden diensten correct getoond in het matrix-inzicht Ervaring?
Zijn open diensten duidelijk toe te wijzen?

Een dienst zonder juiste ervaring kan lastiger te controleren of toe te wijzen zijn.

Controleer splitdiensten

Als splitdiensten worden gebruikt, controleer dan ieder dienstblok afzonderlijk.

Let op:

Starttijd per dienstblok.
Eindtijd per dienstblok.
Pauze per dienstblok.
Onderbreking tussen dienstblokken.
Mogelijke overlap.
Juiste medewerker.
Juiste ervaring of functie.
Totale uren.

Splitdiensten mogen niet leiden tot dubbele telling of onduidelijke planning.

Controleer templates

Als het rooster is opgebouwd met een template, controleer dan extra goed of de template correct is toegepast.

Let op:

Is de juiste template gebruikt?
Bestaat de template uit één of meerdere standaardweken?
Is de juiste standaardweek uit de reeks toegepast?
Zijn alleen dagen zonder bestaand rooster gevuld?
Zijn bestaande roosterdagen bewust niet overschreven?
Zijn diensten uit de template nog actueel?
Zijn medewerkers uit de template nog beschikbaar en actief?

Een template is een hulpmiddel, maar vervangt de inhoudelijke roostercontrole niet.

Controleer roosterweergave-instellingen

Zet relevante roosterinformatie zichtbaar voordat u controleert.

Afhankelijk van uw inrichting kunt u bijvoorbeeld instellingen gebruiken zoals:

Toon geplande werktijden.
Toon totale pauzetijd.
Toon ervaring.
Toon totaal gewerkte uren.
Toon ATW-meldingen.
Diensten op andere afdelingen tonen.
Toon alleen ingeplande medewerkers.
Toon medewerkers standplaats.
Toon alleen medewerkers van huidige standplaats.

Als u informatie mist, controleer dan roosterweergave-instellingen, filters, sortering, matrix-inzicht en rechten.

Controleer ATW-meldingen

Afhankelijk van uw inrichting kunnen ATW-meldingen zichtbaar zijn.

Controleer vóór publicatie of er signaleringen zijn.

Let op:

Arbeidstijden.
Rusttijden.
Mogelijke overschrijdingen.
Waarschuwingen bij medewerkers.
Waarschuwingen bij diensten.

ATW-meldingen zijn signaleringen. Beoordeel altijd de inhoud van de melding en de context van de planning.

Controleer week- en dagtotalen

Bovenin het rooster kunnen totalen en stuurinformatie zichtbaar zijn.

Afhankelijk van uw inrichting ziet u bijvoorbeeld:

Omzet gerealiseerd.
Omzet gepland.
Gemiddeld uurloon.
Loonkosten.
Percentage gerealiseerd.
Percentage gepland.
Uren.
Productiviteit.

Controleer of deze totalen logisch zijn voor de geselecteerde periode, locatie en afdeling.

Let op: totalen moeten altijd de werkelijkheid volgen. Locatie-, afdeling- of medewerkerkoppelingen mogen niet zorgen voor dubbele telling van uren.

Controleer vergrendeling

Een rooster kan vergrendeld zijn.

Als een rooster vergrendeld is, kunnen diensten niet zomaar worden aangepast.

Controleer of het rooster bewerkbaar is wanneer u nog wijzigingen moet uitvoeren.

In een vergrendeld rooster kan het afhankelijk van uw rechten niet mogelijk zijn om:

Een dienst aan te maken.
Een dienst te wijzigen.
Een dienst te verwijderen.
Een medewerker aan een dienst te koppelen.
Een open dienst toe te wijzen.
Een splitdienst toe te voegen.
Een dienst te kopiëren.
Een dienst te verplaatsen.
Een template toe te passen.

Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager als een vergrendeld rooster aangepast moet worden.

Controle vóór publicatie

Gebruik onderstaande checklist vóór u publiceert:

Is de juiste periode geselecteerd?
Is de juiste locatie geselecteerd?
Is de juiste afdeling geselecteerd?
Zijn alle benodigde diensten aangemaakt?
Zijn open diensten beoordeeld?
Zijn medewerkers correct gekoppeld?
Kloppen starttijden en eindtijden?
Kloppen pauzes?
Zijn ervaringen of functies correct gekoppeld?
Zijn beschikbaarheden gecontroleerd?
Zijn afwezigheden verwerkt?
Zijn splitdiensten gecontroleerd?
Zijn template-diensten gecontroleerd?
Zijn ATW-meldingen beoordeeld?
Kloppen week- en dagtotalen?
Zijn filters en weergave-instellingen correct?
Is duidelijk of het rooster gepubliceerd mag worden?

Publiceer het rooster pas wanneer deze controle is uitgevoerd.

Rooster publiceren

Als het rooster gecontroleerd is, kunt u het publiceren.

Stappen

Open het rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste periode.
Voer de volledige roostercontrole uit.
Klik rechtsboven op Publiceer.
Bevestig de publicatie, indien gevraagd.
Controleer of de roosterstatus is bijgewerkt.

Na publicatie is het rooster beschikbaar volgens de inrichting van uw organisatie.

Veelvoorkomende situaties

Ik weet niet of het rooster klaar is voor publicatie

Gebruik de controlelijst in dit artikel. Controleer vooral open diensten, beschikbaarheid, afwezigheid, tijden, pauzes, ervaringen, waarschuwingen en totalen.

Ik zie nog open diensten

Controleer of deze bewust open blijven of nog toegewezen moeten worden vóór publicatie.

Een medewerker is niet beschikbaar

Controleer beschikbaarheid, afwezigheid en eventuele roosterbeperkingen. Kies indien nodig een andere medewerker.

De totalen lijken niet te kloppen

Controleer periode, locatie, afdeling, matrix-inzicht, filters en roosterweergave-instellingen. Controleer ook open diensten, splitdiensten en template-diensten.

Ik zie geen ATW-meldingen

Controleer of Toon ATW-meldingen actief is bij de roosterweergave-instellingen en of ATW-controles beschikbaar zijn binnen uw inrichting.

Ik kan het rooster niet wijzigen

Controleer of het rooster vergrendeld is en of uw rol voldoende rechten heeft.

Ik kan het rooster niet publiceren

Controleer of u publicatierechten heeft. Controleer daarnaast of er waarschuwingen, ontbrekende gegevens of open diensten zijn die eerst beoordeeld moeten worden.

Ik zie andere gegevens dan mijn collega

Controleer rol, rechten, locatie, afdeling, periode, filters, sortering, matrix-inzicht en roosterweergave-instellingen.

Aanbevolen vervolgartikelen

Lees na dit artikel ook:

Rooster openen en gebruiken.
Roosterweergave-instellingen gebruiken.
Diensten aanmaken.
Diensten wijzigen of verwijderen.
Open diensten gebruiken.
Open dienst toewijzen.
Rooster publiceren en depubliceren.
Templates gebruiken in het rooster.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via: support@scopeworkforceplanner.com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

Uw organisatie.
Uw naam.
Welke locatie is geselecteerd.
Welke afdeling is geselecteerd.
Welke datum of week het betreft.
Welke roosterstatus zichtbaar is.
Welke controle niet lukt.
Welke dienst of medewerker het betreft.
Welke filters, sortering of roosterweergave-instellingen actief zijn.
Of het rooster vergrendeld is.
Wat u verwacht te zien.
Wat u daadwerkelijk ziet.
Een schermafbeelding, indien mogelijk.