Diensten aanmaken

In dit artikel leest u hoe u een dienst aanmaakt binnen het rooster van Scope Workforce Planner.

In dit artikel leest u hoe u een dienst aanmaakt binnen het rooster van Scope Workforce Planner.

Een dienst geeft aan wanneer er gewerkt moet worden. Een dienst kan direct aan een medewerker worden gekoppeld of als open dienst worden aangemaakt wanneer nog niet bekend is wie de dienst gaat werken.

Roostermakers, planners, managers en beheerders loggen in via de roosteromgeving van Scope Workforce Planner.

Rooster openen

U maakt diensten aan vanuit het rooster.

Stappen

Open Scope Workforce Planner.
Log in met uw e-mailadres en wachtwoord.
Klik in het linkermenu op Rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste dag, week of maand.

Het roosterscherm wordt geopend.

Welke gegevens u ziet en welke acties beschikbaar zijn, hangt af van uw rol, rechten, roosterstatus, locatie, afdeling en inrichting.

Controle vóór het aanmaken van een dienst

Controleer vóór u een dienst aanmaakt altijd:

Of u in de juiste periode werkt.
Of de juiste locatie is geselecteerd.
Of de juiste afdeling is geselecteerd.
Of u de juiste roosterweergave gebruikt.
Of het juiste matrix-inzicht actief is.
Of het rooster niet vergrendeld is.
Of de dienst al bestaat.
Of er een medewerker beschikbaar is, als u de dienst direct wilt toewijzen.

Zo voorkomt u dubbele diensten of diensten op een verkeerde locatie, afdeling of datum.

Vergrendeld rooster

Een rooster kan vergrendeld zijn.

Als een rooster vergrendeld is, kunnen diensten niet zomaar worden aangepast.

Afhankelijk van uw rechten en de inrichting van uw organisatie kan het dan niet mogelijk zijn om:

Een dienst aan te maken.
Een dienst te wijzigen.
Een dienst te verwijderen.
Een medewerker aan een dienst te koppelen.
Een open dienst toe te wijzen.
Een splitdienst toe te voegen.
Een dienst te kopiëren.
Een dienst te verplaatsen.

Ziet u dat u geen dienst kunt aanmaken? Controleer dan eerst of het rooster vergrendeld is.

Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager als het rooster aangepast moet worden.

Dienst toevoegen

Afhankelijk van uw rechten en roosterweergave kunt u een dienst toevoegen via het rooster.

Dit kan bijvoorbeeld via een knop, het rooster zelf of een actiemenu bij een bestaande dienst of roosterregel.

Stappen

Open het rooster.
Ga naar de juiste dag of week.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer of het rooster bewerkbaar is.
Klik op Dienst toevoegen, Toevoegen of gebruik het actiemenu.
Vul de dienstgegevens in.
Controleer de gegevens.
Sla de dienst op.

De exacte manier van toevoegen kan per roosterweergave, matrix-inzicht en inrichting verschillen.

Dienst toevoegen via het actiemenu

Bij diensten of roosteronderdelen kan een actiemenu beschikbaar zijn.

Dit menu wordt vaak weergegeven met drie puntjes of een tandwiel.

Afhankelijk van uw rechten en de situatie kunt u hier bijvoorbeeld acties zien zoals:

Dienst toevoegen.
Splitdienst toevoegen.
Toevoegen.
Opsplitsen.
Kopiëren.
Wijzig.
Verwijderen.

Gebruik Dienst toevoegen of Toevoegen om een nieuwe dienst aan te maken.

Gebruik Splitdienst toevoegen of Opsplitsen alleen wanneer u een dienst wilt opsplitsen. Meer uitleg hierover vindt u in het artikel Splitdiensten gebruiken.

Dienstgegevens invullen

Bij het aanmaken van een dienst vult u de gegevens van de dienst in.

Afhankelijk van uw inrichting kunt u onder andere de volgende gegevens gebruiken:

Datum.
Starttijd.
Eindtijd.
Pauze.
Locatie.
Afdeling.
Ervaring of functie.
Medewerker.
Gereden kilometers.
Opmerking.
Eventuele extra instellingen.

Vul de dienstgegevens zo volledig mogelijk in.

Starttijd en eindtijd

De starttijd en eindtijd bepalen wanneer de dienst begint en eindigt.

Controleer altijd:

Of de starttijd klopt.
Of de eindtijd klopt.
Of de dienst niet op de verkeerde dag staat.
Of de dienst niet onbedoeld over middernacht loopt.
Of de werktijd logisch is voor de afdeling of functie.

Een foutieve start- of eindtijd kan invloed hebben op uren, loonkosten, rapportages en exports.

Pauze invullen

Vul de pauze in volgens de afspraken binnen uw organisatie.

De pauze kan invloed hebben op het aantal geplande uren.

Controleer daarom bij iedere dienst:

Of de pauze verplicht is.
Of de pauzeduur klopt.
Of de pauze past bij de lengte van de dienst.
Of de geplande uren na aftrek van pauze kloppen.

Pauzes kunnen ook zichtbaar zijn in het rooster als Toon totale pauzetijd actief is bij de roosterweergave-instellingen.

Ervaring of functie kiezen

Afhankelijk van uw inrichting kan een dienst gekoppeld worden aan een ervaring of functie.

Voorbeelden zijn:

Bediening.
Keuken.
Kassieres.
Aanvulploeg.
Etage.
Consumptie.

Gebruik de juiste ervaring of functie zodat duidelijk is welke medewerker geschikt is voor de dienst.

Dit helpt bij:

Het plannen op functie of ervaring.
Het tonen van diensten in het matrix-inzicht Ervaring.
Het vinden van geschikte medewerkers.
Het controleren van open diensten.
Het voorkomen van diensten zonder ervaring.

Medewerker koppelen

U kunt een dienst direct aan een medewerker koppelen, als bekend is wie de dienst gaat werken.

Bij de medewerkerselectie kunt u afhankelijk van uw inrichting informatie zien zoals:

Medewerker.
Uurloon.
Beschikbaarheid.
Ervaring.
BHV.

Controleer vóór het koppelen van een medewerker:

Of de medewerker beschikbaar is.
Of de medewerker aan de juiste locatie is gekoppeld.
Of de medewerker aan de juiste afdeling is gekoppeld.
Of de medewerker de juiste ervaring of functie heeft.
Of de medewerker niet afwezig is.
Of er geen overlap is met een andere dienst.
Of de geplande uren logisch zijn.

Als u nog geen medewerker wilt koppelen, kunt u de dienst als open of lege dienst laten staan.

Open dienst aanmaken

Een open dienst is een dienst waarvoor nog geen medewerker is gekoppeld.

Maak een open dienst aan wanneer:

De bezetting nodig is, maar de medewerker nog niet bekend is.
U later wilt bepalen wie de dienst werkt.
Medewerkers zich kunnen inschrijven, afhankelijk van uw inrichting.
U een openstaande roosterbehoefte zichtbaar wilt maken.
U extra capaciteit nodig heeft.

Controleer open diensten altijd voordat u het rooster publiceert.

Dienst aanmaken in medewerkerinzicht

In het matrix-inzicht Medewerker staan medewerkers centraal.

Gebruik deze weergave wanneer u een dienst direct bij een specifieke medewerker wilt plaatsen.

Werkwijze

Kies matrix-inzicht Medewerker.
Zoek de juiste medewerker.
Kies de juiste dag of periode.
Voeg de dienst toe bij de medewerker.
Controleer starttijd, eindtijd, pauze, afdeling en ervaring.
Sla de dienst op.

Deze werkwijze is handig wanneer u weet welke medewerker de dienst moet werken.

Dienst aanmaken in ervaringinzicht

In het matrix-inzicht Ervaring staan ervaringen of functies centraal.

Gebruik deze weergave wanneer u eerst wilt bepalen welke bezetting nodig is.

Werkwijze

Kies matrix-inzicht Ervaring.
Zoek de juiste ervaring of functiegroep.
Kies de juiste dag of periode.
Voeg de dienst toe.
Vul starttijd, eindtijd, pauze en eventueel medewerker in.
Sla de dienst op.

Deze werkwijze is handig wanneer u eerst op functie of bezettingsbehoefte plant.

Dienst aanmaken in dagweergave

In de dagweergave ziet u één dag met een tijdlijn.

Deze weergave is handig wanneer u nauwkeurig wilt plannen op tijd.

Gebruik de dagweergave wanneer u:

Bezetting per uur wilt controleren.
Diensten op één dag wilt toevoegen.
Open of lege diensten wilt invullen.
Medewerkers direct aan diensten wilt koppelen.
Beschikbaarheid per medewerker wilt beoordelen.

Dienst aanmaken in weekweergave

In de weekweergave ziet u meerdere dagen naast elkaar.

Deze weergave is handig wanneer u een volledige week wilt plannen.

Gebruik de weekweergave wanneer u:

Diensten over meerdere dagen wilt toevoegen.
Een roosterweek wilt opbouwen.
Open diensten in de week wilt controleren.
Week- en dagtotalen wilt beoordelen.
Het rooster wilt voorbereiden voor publicatie.

Dienst controleren na aanmaken

Controleer na het aanmaken van een dienst altijd of de dienst correct zichtbaar is in het rooster.

Controleer minimaal:

Datum.
Starttijd.
Eindtijd.
Pauze.
Uren.
Locatie.
Afdeling.
Ervaring of functie.
Medewerker, indien gekoppeld.
Open dienststatus, indien geen medewerker is gekoppeld.
Eventuele signaleringen of waarschuwingen.

Controleer ook of de totalen bovenin het rooster logisch zijn bijgewerkt.

Effect op totalen

Een nieuwe dienst kan invloed hebben op totalen en stuurinformatie.

Afhankelijk van uw inrichting kunnen onder andere veranderen:

Geplande uren.
Loonkosten.
Gemiddeld uurloon.
Productiviteit.
Omzet gepland.
Aantal diensten.
Aantal ingeplande medewerkers.

Controleer deze totalen vooral wanneer u het rooster wilt publiceren.

Let op: totalen moeten altijd de werkelijkheid volgen. Een dienst mag niet dubbel meetellen door locatie-, afdeling- of medewerkerkoppelingen.

Roosterweergave-instellingen controleren

Als u een nieuwe dienst niet ziet of niet alle informatie zichtbaar is, controleer dan de roosterweergave-instellingen.

Afhankelijk van uw inrichting kunt u bijvoorbeeld instellingen gebruiken zoals:

Toon geplande werktijden.
Toon totale pauzetijd.
Toon ervaring.
Toon totaal gewerkte uren.
Toon ATW-meldingen.
Toon alleen ingeplande medewerkers.
Diensten op andere afdelingen tonen.

Een dienst kan minder duidelijk zichtbaar zijn door actieve filters, sortering of weergave-instellingen.

Dienst publiceren

Een aangemaakte dienst is niet altijd direct zichtbaar voor medewerkers. Dit hangt af van de publicatiestatus van het rooster en de inrichting van uw organisatie.

Controleer daarom na het aanmaken of wijzigen van diensten of het rooster nog gepubliceerd moet worden.

Gebruik Publiceer wanneer het rooster gereed is en beschikbaar gemaakt moet worden.

Controle vóór publicatie

Controleer vóór publicatie altijd:

Zijn alle benodigde diensten aangemaakt?
Zijn open diensten bewust open gelaten of toegewezen?
Zijn medewerkers correct gekoppeld?
Kloppen starttijden, eindtijden en pauzes?
Zijn ervaringen of functies correct gekoppeld?
Zijn beschikbaarheden gecontroleerd?
Zijn afwezigheden verwerkt?
Kloppen de week- en dagtotalen?
Zijn waarschuwingen beoordeeld?
Is de juiste locatie geselecteerd?
Is de juiste afdeling geselecteerd?
Is de juiste periode geselecteerd?

Publiceer het rooster pas wanneer u zeker weet dat de planning klopt.

Veelvoorkomende situaties

Ik kan geen dienst aanmaken

Controleer eerst of het rooster vergrendeld is. In een vergrendeld rooster kunnen diensten niet worden aangemaakt of aangepast.

Controleer daarnaast of uw rol voldoende rechten heeft om diensten aan te maken.

Ik zie de knop Toevoegen niet

Controleer uw rechten, roosterweergave, matrix-inzicht, actieve selectie en roosterstatus. De knop kan afhankelijk zijn van uw rol of inrichting.

Ik kan geen medewerker selecteren

Controleer of de medewerker actief is, aan de juiste locatie of afdeling is gekoppeld en zichtbaar is binnen uw filters.

Controleer ook beschikbaarheid, ervaring en eventuele afwezigheid.

De medewerker staat op Niet beschikbaar

Controleer beschikbaarheid, afwezigheden en eventuele roosterbeperkingen voordat u de medewerker inplant.

De dienst komt op de verkeerde dag terecht

Controleer de actieve datum, week of maand voordat u de dienst aanmaakt of opslaat.

De uren kloppen niet

Controleer starttijd, eindtijd en pauze. De pauze kan invloed hebben op het aantal geplande uren.

De dienst staat als open dienst

Er is waarschijnlijk nog geen medewerker gekoppeld. Selecteer een medewerker als de dienst aan iemand toegewezen moet worden.

Ik zie de dienst niet terug

Controleer de juiste periode, locatie, afdeling, matrix-inzicht, filters, sortering en roosterweergave-instellingen.

Ik zie geen ervaring bij de dienst

Controleer of aan de dienst een ervaring is gekoppeld en of Toon ervaring actief is bij de roosterweergave-instellingen.

Ik zie geen pauze of werktijden

Controleer of Toon totale pauzetijd en Toon geplande werktijden actief zijn bij de roosterweergave-instellingen.

Aanbevolen vervolgartikelen

Lees na dit artikel ook:

Rooster openen en gebruiken.
Roosterweergave wijzigen: dag, week en maand.
Matrix-inzicht gebruiken: medewerker en ervaring.
Roosterweergave-instellingen gebruiken.
Diensten wijzigen of verwijderen.
Splitdiensten gebruiken.
Medewerker aan een dienst koppelen.
Open diensten gebruiken.
Open dienst toewijzen.
Rooster publiceren en depubliceren.
Rooster controleren voor publicatie.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via: support@scopeworkforceplanner.com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

Uw organisatie.
Uw naam.
Welke locatie is geselecteerd.
Welke afdeling is geselecteerd.
Welke datum of week het betreft.
Welke roosterweergave u gebruikt.
Welk matrix-inzicht actief is.
Welke filters, sortering of roosterweergave-instellingen actief zijn.
Of het rooster vergrendeld is.
Welke dienst u probeert aan te maken.
Welke medewerker u eventueel probeert te koppelen.
Wat u verwacht te zien.
Wat u daadwerkelijk ziet.
Een schermafbeelding, indien mogelijk.