Ruilverzoeken beoordelen

In dit artikel leest u hoe u ruilverzoeken beoordeelt binnen Scope Workforce Planner.

In dit artikel leest u hoe u ruilverzoeken beoordeelt binnen Scope Workforce Planner.

Een ruilverzoek ontstaat wanneer een medewerker een geplande dienst wil ruilen met een andere medewerker. Afhankelijk van de inrichting van uw organisatie moet een roostermaker, planner of manager het ruilverzoek beoordelen voordat de wijziging definitief wordt verwerkt in het rooster.

Roostermakers, planners, managers en beheerders loggen in via de roosteromgeving van Scope Workforce Planner.

Wat is een ruilverzoek?

Een ruilverzoek is een verzoek om een bestaande dienst over te dragen, over te nemen of te ruilen met een andere medewerker.

Een ruilverzoek kan bijvoorbeeld ontstaan wanneer:

Een medewerker een geplande dienst niet kan werken.
Een medewerker een dienst wil overdragen aan een collega.
Twee medewerkers diensten willen ruilen.
Een medewerker een dienst wil overnemen.
Een roosterwijziging eerst goedgekeurd moet worden.

Een ruilverzoek is niet automatisch hetzelfde als een definitieve roosterwijziging. Controleer altijd of het verzoek is goedgekeurd en correct is verwerkt in het rooster.

Waarom ruilverzoeken beoordelen belangrijk is

Ruilverzoeken hebben directe invloed op de planning.

Een goede beoordeling voorkomt bijvoorbeeld:

Medewerkers die worden ingepland terwijl zij niet beschikbaar zijn.
Overlap met andere diensten.
Onjuiste bezetting.
Onjuiste ervaring of functie op de dienst.
Problemen met afwezigheid.
Onjuiste uren.
Onjuiste loonkosten.
Roosterwijzigingen die medewerkers niet verwachten.
Fouten na publicatie.

Beoordeel ruilverzoeken daarom altijd inhoudelijk voordat u ze accepteert.

Rooster openen

Controleer ruilverzoeken altijd in relatie tot het rooster.

Stappen

Open Scope Workforce Planner.
Log in met uw e-mailadres en wachtwoord.
Klik in het linkermenu op Rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste dag, week of maand.
Zoek de dienst waarop het ruilverzoek betrekking heeft.

Welke ruilverzoeken, diensten en acties zichtbaar zijn, hangt af van uw rol, rechten, locatie, afdeling, roosterstatus en inrichting.

Ruilverzoek openen

Afhankelijk van uw inrichting kunnen ruilverzoeken zichtbaar zijn in een overzicht, melding, dashboard of roostercontext.

Stappen

Open het ruilverzoek.
Controleer welke medewerker het verzoek heeft ingediend.
Controleer welke dienst geruild of overgenomen moet worden.
Controleer welke medewerker de dienst mogelijk overneemt.
Controleer de reden of toelichting, indien aanwezig.
Controleer de status van het verzoek.
Beoordeel of het verzoek verwerkt mag worden.

Controleer daarna altijd de dienst in het rooster.

Controle vóór beoordeling

Controleer vóór u een ruilverzoek accepteert of afwijst:

Gaat het om de juiste dienst?
Staat de dienst op de juiste datum?
Kloppen starttijd en eindtijd?
Klopt de pauze?
Klopt de locatie?
Klopt de afdeling?
Heeft de overnemende medewerker de juiste ervaring of functie?
Is de overnemende medewerker beschikbaar?
Is de overnemende medewerker niet afwezig?
Heeft de overnemende medewerker geen overlappende dienst?
Kloppen de uren na de wijziging?
Zijn er waarschuwingen of signaleringen?
Is het rooster gepubliceerd of vergrendeld?

Accepteer een ruilverzoek pas wanneer deze controles inhoudelijk kloppen.

Beschikbaarheid controleren

Controleer altijd of de overnemende medewerker beschikbaar is voor de dienst.

Binnen Scope Workforce Planner kan beschikbaarheid bestaan uit:

Basisbeschikbaarheid.
Schoolbeschikbaarheid.
Vakantieplanning.
Aangepaste beschikbaarheid per dag.

Controleer of de beschikbaarheid de volledige dienst dekt.

Let op:

Een medewerker kan volgens basisbeschikbaarheid beschikbaar zijn, maar door schoolbeschikbaarheid toch niet inzetbaar zijn.
Een medewerker kan tijdens vakantieplanning anders beschikbaar zijn dan normaal.
Een medewerker kan voor één specifieke dag aangepaste beschikbaarheid hebben.
Een medewerker kan beschikbaar lijken, maar door afwezigheid toch niet inzetbaar zijn.

Meer uitleg vindt u in het artikel Beschikbaarheid meenemen in het rooster.

Afwezigheid controleren

Controleer of de overnemende medewerker afwezig is op de datum of tijd van de dienst.

Let op:

Ziek.
Afwezig.
Verlof.
Gedeeltelijke afwezigheid.
Afwezigheid voor een hele dag.
Afwezigheid die overlapt met de dienst.

In het weekrooster en maandrooster worden afwezigheden bij de medewerker weergegeven als een blok dat lijkt op een dienstblok. In dat blok ziet u bijvoorbeeld Ziek of Afwezig, eventueel met de bijbehorende tijden.

Meer uitleg vindt u in het artikel Afwezigheden herkennen in het rooster.

Ervaring of functie controleren

Controleer of de overnemende medewerker geschikt is voor de dienst.

Een dienst kan gekoppeld zijn aan een ervaring of functie, bijvoorbeeld:

Bediening.
Keuken.
Kassieres.
Aanvulploeg.
Etage.
Consumptie.

Een ruilverzoek moet niet alleen passen qua tijd, maar ook qua functiebezetting.

Controleer daarom:

Welke ervaring of functie de dienst heeft.
Of de overnemende medewerker deze ervaring heeft.
Of er diensten zonder ervaring zijn.
Of de bezetting per ervaring nog klopt.
Of het matrix-inzicht Ervaring logisch blijft.

Locatie en afdeling controleren

Controleer of de overnemende medewerker aan de juiste locatie en afdeling gekoppeld is.

Dit is vooral belangrijk bij organisaties met meerdere locaties of afdelingen.

Controleer:

De locatie van de dienst.
De afdeling van de dienst.
De standplaats van de medewerker.
Eventuele koppelingen aan meerdere locaties.
Eventuele afdelingskoppelingen.
Of de medewerker zichtbaar is binnen de juiste selectie.

Een medewerker die niet aan de juiste locatie of afdeling is gekoppeld, is mogelijk niet geschikt voor de ruil.

Overlap met andere diensten controleren

Controleer altijd of de overnemende medewerker al een andere dienst heeft.

Let op:

Heeft de medewerker al een dienst op dezelfde dag?
Overlappen de tijden?
Is er voldoende rusttijd?
Wordt de medewerker dubbel ingepland?
Blijven de totale uren logisch?

Accepteer geen ruilverzoek waardoor een medewerker dubbel wordt ingepland.

Uren en contracturen controleren

Een ruilverzoek kan invloed hebben op de uren van beide medewerkers.

Controleer bijvoorbeeld:

Verliest de oorspronkelijke medewerker uren?
Krijgt de overnemende medewerker extra uren?
Blijven contracturen of inzetafspraken logisch?
Ontstaat er te veel of te weinig inzet?
Heeft de wijziging gevolgen voor weektotalen?

Afhankelijk van uw inrichting kunnen contracturen en urenopbouw zichtbaar zijn in de roostercontrole.

Loonkosten en productiviteit controleren

Een ruilverzoek kan invloed hebben op loonkosten en productiviteit.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer de overnemende medewerker een ander uurloon heeft dan de oorspronkelijke medewerker.

Controleer na acceptatie:

Geplande uren.
Loonkosten.
Gemiddeld uurloon.
Productiviteit.
Week- en dagtotalen.

Let op: kies niet alleen op kosten. Beschikbaarheid, ervaring, afwezigheid, kwalificaties en operationele geschiktheid blijven leidend.

BHV, SVH en kwalificaties controleren

Afhankelijk van uw inrichting kan een dienst specifieke kwalificaties vereisen.

Controleer bij een ruilverzoek:

Of BHV nodig is.
Of SVH nodig is.
Of een andere kwalificatie nodig is.
Of de overnemende medewerker deze kwalificatie heeft.
Of de planning operationeel verantwoord blijft.

Een medewerker die beschikbaar is, is niet automatisch geschikt voor iedere dienst.

Ruilverzoek accepteren

Accepteer een ruilverzoek alleen wanneer de wijziging inhoudelijk klopt.

Stappen

Open het ruilverzoek.
Controleer de oorspronkelijke medewerker.
Controleer de overnemende medewerker.
Controleer de dienst in het rooster.
Controleer beschikbaarheid, afwezigheid, ervaring, locatie en afdeling.
Controleer overlap, uren en eventuele signaleringen.
Accepteer het ruilverzoek, indien alles klopt.
Controleer of de dienst correct is aangepast in het rooster.
Controleer of het rooster opnieuw gepubliceerd moet worden.

Na acceptatie moet duidelijk zijn welke medewerker de dienst werkt.

Ruilverzoek afwijzen

Wijs een ruilverzoek af wanneer de wijziging niet klopt of niet verantwoord is.

Voorbeelden:

De overnemende medewerker is niet beschikbaar.
De overnemende medewerker is afwezig.
De overnemende medewerker heeft niet de juiste ervaring.
Er ontstaat overlap met een andere dienst.
De medewerker is niet gekoppeld aan de juiste locatie of afdeling.
De bezetting wordt onjuist.
De wijziging past niet binnen de werkwijze van uw organisatie.
Het rooster is vergrendeld en mag niet worden aangepast.

Geef indien mogelijk een duidelijke reden, zodat medewerkers begrijpen waarom het verzoek niet wordt goedgekeurd.

Ruilverzoek en open diensten

Soms leidt een afgewezen of niet-verwerkt ruilverzoek tot een open dienst of roosterprobleem.

Controleer dan:

Moet de dienst open blijven staan?
Moet een andere medewerker worden gezocht?
Zijn er inschrijvingen op open diensten?
Kan de dienst worden toegewezen aan een geschikte medewerker?
Moet de dienst worden aangepast of verwijderd?

Meer uitleg vindt u in het artikel Open dienst toewijzen.

Ruilverzoek en publicatie

Een geaccepteerd ruilverzoek kan invloed hebben op een gepubliceerd rooster.

Controleer na acceptatie:

Is de wijziging zichtbaar in het rooster?
Is de juiste medewerker gekoppeld?
Moet het rooster opnieuw gepubliceerd worden?
Moeten medewerkers worden geïnformeerd?
Klopt de roosterstatus?

Afhankelijk van uw inrichting is een wijziging pas zichtbaar voor medewerkers nadat het rooster opnieuw is gepubliceerd.

Ruilverzoek en vergrendeld rooster

Een rooster kan vergrendeld zijn.

Als een rooster vergrendeld is, kunnen ruilverzoeken mogelijk niet verwerkt worden.

Afhankelijk van uw rechten en inrichting kan het dan niet mogelijk zijn om:

Een ruilverzoek te accepteren.
Een dienst aan een andere medewerker te koppelen.
Een medewerker van een dienst te wijzigen.
Een dienst te wijzigen.
Een dienst open te zetten.
Het rooster opnieuw te publiceren.

Controleer eerst of het rooster vergrendeld is wanneer u een ruilverzoek niet kunt verwerken.

Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager als het rooster aangepast moet worden.

Ruilverzoek controleren in weekrooster

Gebruik het weekrooster om te controleren of de ruil past binnen de volledige weekplanning.

Controleer in het weekrooster:

De oorspronkelijke dienst.
De overnemende medewerker.
Andere diensten van beide medewerkers.
Beschikbaarheid.
Afwezigheid.
Open diensten.
Weektotalen.
Mogelijke overlap.

Het weekrooster is geschikt om het effect van een ruilverzoek op de hele roosterweek te beoordelen.

Ruilverzoek controleren in maandrooster

Gebruik het maandrooster vooral voor overzicht over een langere periode.

Controleer in het maandrooster:

Of de medewerker in dezelfde periode vaker ruilt.
Of er veel afwezigheden of diensten rond dezelfde periode staan.
Of de planning op hoofdlijnen logisch blijft.
Of er bijzonderheden zijn in vakantieperiodes of drukke weken.

Gebruik voor detailcontrole altijd ook de dag- of weekweergave.

Ruilverzoek en matrix-inzicht Medewerker

Gebruik matrix-inzicht Medewerker wanneer u wilt controleren wat het ruilverzoek betekent voor de betrokken medewerkers.

Controleer:

Welke dienst wordt overgedragen.
Welke medewerker de dienst overneemt.
Of beide medewerkers verder correct zijn ingepland.
Of er overlap ontstaat.
Of afwezigheden zichtbaar zijn.
Of de uren logisch blijven.

Ruilverzoek en matrix-inzicht Ervaring

Gebruik matrix-inzicht Ervaring wanneer u wilt controleren wat het ruilverzoek betekent voor de functiebezetting.

Controleer:

Welke ervaring of functie de dienst heeft.
Of de overnemende medewerker geschikt is.
Of de bezetting per ervaring nog klopt.
Of er geen tekort ontstaat op een functie.
Of er voldoende kwalificaties aanwezig blijven.

Effect op totalen

Een ruilverzoek kan invloed hebben op totalen en stuurinformatie.

Controleer na verwerking:

Geplande uren.
Loonkosten.
Gemiddeld uurloon.
Productiviteit.
Bezetting per ervaring.
Bezetting per afdeling.
Week- en dagtotalen.

Let op: totalen moeten altijd de werkelijkheid volgen. Een ruilverzoek mag niet leiden tot dubbele telling van uren of diensten.

Controle na verwerking

Controleer na het accepteren of afwijzen van een ruilverzoek:

Is de status van het verzoek correct?
Is de juiste dienst aangepast?
Staat de juiste medewerker bij de dienst?
Is de oorspronkelijke medewerker niet meer gekoppeld, indien van toepassing?
Is de overnemende medewerker beschikbaar?
Is de overnemende medewerker niet afwezig?
Is er geen overlap ontstaan?
Klopt de ervaring of functie?
Kloppen de week- en dagtotalen?
Moet het rooster opnieuw gepubliceerd worden?

Veelvoorkomende situaties

Ik zie geen ruilverzoeken

Controleer of er ruilverzoeken zijn ingediend en of uw rol rechten heeft om deze te bekijken.

Controleer ook locatie, afdeling, periode, filters en inrichting.

Ik kan een ruilverzoek niet accepteren

Controleer of het rooster vergrendeld is en of uw rol voldoende rechten heeft.

Controleer daarnaast of de overnemende medewerker geschikt is voor de dienst.

De overnemende medewerker is niet beschikbaar

Controleer beschikbaarheid, schoolbeschikbaarheid, vakantieplanning, aangepaste beschikbaarheid per dag en afwezigheid.

Wijs het verzoek af of kies een andere oplossing als de medewerker niet inzetbaar is.

De medewerker heeft al een dienst

Controleer overlap, rusttijd en totale uren. Accepteer het verzoek niet als de medewerker dubbel wordt ingepland.

De medewerker heeft niet de juiste ervaring

Controleer of de ervaring van de dienst klopt en of de medewerker geschikt is. Wijs het verzoek af als de medewerker niet past bij de dienst.

Het rooster is al gepubliceerd

Controleer of het rooster na acceptatie opnieuw gepubliceerd moet worden.

Het rooster is vergrendeld

Een ruilverzoek kan mogelijk niet verwerkt worden zolang het rooster vergrendeld is. Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager.

De totalen lijken niet te kloppen na verwerking

Controleer of de juiste dienst is aangepast en of de ruil niet dubbel is verwerkt. Controleer ook periode, locatie, afdeling, filters en matrix-inzicht.

Medewerkers zien de wijziging niet

Controleer of het rooster opnieuw gepubliceerd moet worden en of de wijziging correct is opgeslagen.

Ik zie andere ruilverzoeken dan mijn collega

Dit kan komen door verschil in rol, rechten, locatie, afdeling, periode, filters of inrichting.

Aanbevolen vervolgartikelen

Lees na dit artikel ook:

Rooster openen en gebruiken.
Medewerker aan een dienst koppelen.
Beschikbaarheid meenemen in het rooster.
Afwezigheden herkennen in het rooster.
Open dienst toewijzen.
Rooster controleren voor publicatie.
Rooster publiceren en depubliceren.
Rooster vergrendelen en ontgrendelen.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via: support@scopeworkforceplanner.com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

Uw organisatie.
Uw naam.
Welke locatie is geselecteerd.
Welke afdeling is geselecteerd.
Welke datum of week het betreft.
Welke dienst het betreft.
Welke medewerker het verzoek heeft ingediend.
Welke medewerker de dienst wil overnemen.
Welke status het ruilverzoek heeft.
Welke roosterweergave u gebruikt.
Welk matrix-inzicht actief is.
Welke filters of roosterweergave-instellingen actief zijn.
Of het rooster gepubliceerd is.
Of het rooster vergrendeld is.
Wat u verwacht te zien.
Wat u daadwerkelijk ziet.
Een schermafbeelding, indien mogelijk.