Medewerker aan een dienst koppelen

In dit artikel leest u hoe u een medewerker koppelt aan een dienst binnen het rooster van Scope Workforce Planner.

In dit artikel leest u hoe u een medewerker koppelt aan een dienst binnen het rooster van Scope Workforce Planner.

Een dienst kan direct aan een medewerker worden gekoppeld. Als er nog geen medewerker is gekoppeld, wordt de dienst als open of lege dienst weergegeven.

Roostermakers, planners, managers en beheerders loggen in via de roosteromgeving van Scope Workforce Planner.

Rooster openen

U koppelt medewerkers aan diensten vanuit het rooster.

Stappen

Open Scope Workforce Planner.
Log in met uw e-mailadres en wachtwoord.
Klik in het linkermenu op Rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste dag, week of maand.
Zoek de dienst waaraan u een medewerker wilt koppelen.

Welke diensten, medewerkers en acties zichtbaar zijn, hangt af van uw rol, rechten, roosterstatus, locatie, afdeling, filters en inrichting.

Controle vóór het koppelen van een medewerker

Controleer vóór u een medewerker aan een dienst koppelt altijd:

Of u in de juiste periode werkt.
Of de juiste locatie is geselecteerd.
Of de juiste afdeling is geselecteerd.
Of u de juiste dienst heeft geselecteerd.
Of het rooster niet vergrendeld is.
Of de medewerker beschikbaar is.
Of de medewerker niet afwezig is.
Of de medewerker aan de juiste locatie is gekoppeld.
Of de medewerker aan de juiste afdeling is gekoppeld.
Of de medewerker de juiste ervaring of functie heeft.
Of er geen overlap ontstaat met een andere dienst.

Zo voorkomt u foutieve planning, dubbele bezetting of onjuiste uren.

Vergrendeld rooster

Een rooster kan vergrendeld zijn.

Als een rooster vergrendeld is, kunnen diensten niet zomaar worden aangepast.

Afhankelijk van uw rechten en de inrichting van uw organisatie kan het dan niet mogelijk zijn om:

Een medewerker aan een dienst te koppelen.
Een gekoppelde medewerker te wijzigen.
Een open dienst toe te wijzen.
Een dienst te wijzigen.
Een dienst te verwijderen.
Een splitdienst toe te voegen.
Een dienst te kopiëren.
Een dienst te verplaatsen.

Ziet u dat u geen medewerker kunt koppelen? Controleer dan eerst of het rooster vergrendeld is.

Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager als het rooster aangepast moet worden.

Medewerker koppelen aan een open dienst

Een open dienst is een dienst waarvoor nog geen medewerker is ingepland.

In het rooster ziet u bij een open of lege dienst meestal een medewerkerselectie, bijvoorbeeld Selecteer. . . .

Stappen

Open het rooster.
Zoek de open of lege dienst.
Klik op de medewerkerselectie bij de dienst.
Zoek of selecteer de juiste medewerker.
Controleer beschikbaarheid, ervaring en eventuele signaleringen.
Bevestig de selectie.
Controleer of de medewerker bij de dienst staat.

Na het koppelen is de dienst toegewezen aan de geselecteerde medewerker.

Medewerker wijzigen bij een bestaande dienst

Afhankelijk van uw rechten kunt u ook een medewerker wijzigen bij een dienst die al is toegewezen.

Stappen

Open het rooster.
Zoek de dienst waarvan u de medewerker wilt wijzigen.
Open de medewerkerselectie of het actiemenu van de dienst.
Kies een andere medewerker.
Controleer beschikbaarheid, ervaring en eventuele waarschuwingen.
Sla de wijziging op, indien gevraagd.
Controleer of de juiste medewerker gekoppeld is.

Let op: het wijzigen van een medewerker kan invloed hebben op de planning, zichtbaarheid voor medewerkers, uren, rapportages en exports.

Medewerkerselectie gebruiken

Bij de medewerkerselectie kunt u afhankelijk van uw inrichting extra informatie zien.

Voorbeelden zijn:

Medewerker.
Uurloon.
Beschikbaarheid.
Ervaring.
BHV.

Gebruik deze informatie om te beoordelen of een medewerker geschikt is voor de dienst.

Beschikbaarheid controleren

Controleer altijd of de medewerker beschikbaar is voor de dienst.

Een medewerker kan bijvoorbeeld:

Beschikbaar zijn.
Niet beschikbaar zijn.
Afwezig zijn.
Al ingepland zijn op een andere dienst.
Niet de juiste ervaring hebben.
Niet gekoppeld zijn aan de juiste locatie of afdeling.

Plan een medewerker alleen in wanneer de planning past bij de actuele beschikbaarheid en inrichting.

Afwezigheid controleren

Een medewerker kan afwezig zijn door verlof, ziekte of een andere afwezigheidsregistratie.

Controleer vóór het koppelen:

Of er een afwezigheid op dezelfde datum staat.
Of de afwezigheid de hele dag geldt.
Of de afwezigheid een deel van de dag geldt.
Of de dienst overlapt met de afwezigheid.
Of de medewerker ondanks de afwezigheid ingepland mag worden.

Als een medewerker afwezig is, kies dan een andere medewerker of overleg met de verantwoordelijke manager.

Ervaring of functie controleren

Een dienst kan gekoppeld zijn aan een ervaring of functie.

Voorbeelden zijn:

Bediening.
Keuken.
Kassieres.
Aanvulploeg.
Etage.
Consumptie.

Controleer of de medewerker past bij de ervaring of functie van de dienst.

Dit is vooral belangrijk wanneer u werkt met het matrix-inzicht Ervaring.

BHV controleren

Afhankelijk van uw inrichting kan in de medewerkerselectie zichtbaar zijn of een medewerker BHV heeft.

Gebruik deze informatie wanneer BHV-bezetting belangrijk is voor de dienst of locatie.

Controleer bij twijfel of de medewerker de juiste kwalificatie heeft voor de dienst.

Uurloon en kosteninformatie

Afhankelijk van uw rechten en inrichting kan het uurloon zichtbaar zijn bij de medewerkerselectie.

Deze informatie kan helpen bij het beoordelen van loonkosten en productiviteit.

Let op: kies een medewerker niet alleen op kosten. Controleer altijd ook beschikbaarheid, ervaring, functie, afwezigheid en operationele geschiktheid.

Medewerker zoeken of filteren

Afhankelijk van de roosterweergave kunt u medewerkers zoeken of filteren.

U kunt bijvoorbeeld werken met:

Zoekveld.
Ervaringsfilter.
Weergavefilter.
Sortering.
Compacte weergave.
Locatie- en afdelingsselectie.
Roosterweergave-instellingen.

Ziet u een medewerker niet? Controleer dan filters, sortering, locatie, afdeling, standplaatsinstellingen en rechten.

Koppelen vanuit medewerkerinzicht

In het matrix-inzicht Medewerker staan medewerkers centraal.

Gebruik dit inzicht wanneer u al weet welke medewerker u wilt inplannen.

Werkwijze

Kies matrix-inzicht Medewerker.
Zoek de medewerker.
Kies de juiste dag of periode.
Voeg een dienst toe of open een bestaande dienst.
Controleer tijden, pauze, ervaring en afdeling.
Sla de dienst op.

Deze werkwijze is handig wanneer u vanuit de medewerkerplanning werkt.

Koppelen vanuit ervaringinzicht

In het matrix-inzicht Ervaring staan ervaringen of functies centraal.

Gebruik dit inzicht wanneer u eerst vanuit bezetting of functiebehoefte plant.

Werkwijze

Kies matrix-inzicht Ervaring.
Zoek de juiste ervaring of functiegroep.
Zoek de open of lege dienst.
Selecteer een geschikte medewerker.
Controleer beschikbaarheid, ervaring en eventuele signaleringen.
Bevestig de selectie.

Deze werkwijze is handig wanneer u open diensten per functie wilt invullen.

Medewerker koppelen aan een splitdienst

Bij splitdiensten controleert u per dienstblok welke medewerker gekoppeld is.

Let hierbij extra op:

Of de medewerker beschikbaar is voor alle dienstblokken.
Of er geen overlap ontstaat.
Of pauzes en onderbrekingen logisch zijn.
Of de ervaring per dienstblok klopt.
Of de totale uren logisch zijn.

Meer uitleg vindt u in het artikel Splitdiensten gebruiken.

Effect op totalen

Het koppelen of wijzigen van een medewerker kan invloed hebben op totalen en stuurinformatie.

Afhankelijk van uw inrichting kunnen onder andere veranderen:

Geplande uren.
Loonkosten.
Gemiddeld uurloon.
Productiviteit.
Aantal ingeplande medewerkers.
Open diensten.
Bezetting per ervaring of afdeling.

Controleer deze totalen vooral wanneer u het rooster wilt publiceren.

Let op: totalen moeten altijd de werkelijkheid volgen. Het koppelen van een medewerker mag niet leiden tot dubbele telling van uren.

Roosterweergave-instellingen controleren

Als u een medewerker of dienst niet goed ziet, controleer dan de roosterweergave-instellingen.

Afhankelijk van uw inrichting kunt u bijvoorbeeld instellingen gebruiken zoals:

Toon alleen ingeplande medewerkers.
Diensten op andere afdelingen tonen.
Toon medewerkers standplaats.
Toon alleen medewerkers van huidige standplaats.
Toon geplande werktijden.
Toon totale pauzetijd.
Toon ervaring.
Toon totaal gewerkte uren.
Toon ATW-meldingen.

Een medewerker kan verborgen zijn door actieve filters, sortering, standplaatsinstellingen of rechten.

Controle na het koppelen

Controleer na het koppelen van een medewerker altijd:

Of de juiste medewerker bij de dienst staat.
Of de dienst op de juiste datum staat.
Of starttijd en eindtijd kloppen.
Of de pauze klopt.
Of de juiste ervaring of functie is gekoppeld.
Of de medewerker beschikbaar is.
Of er geen afwezigheid of conflict is.
Of de totalen logisch zijn bijgewerkt.
Of eventuele waarschuwingen zijn beoordeeld.

Rooster opnieuw publiceren

Een wijziging in medewerkerkoppeling is niet altijd direct zichtbaar voor medewerkers. Dit hangt af van de publicatiestatus van het rooster en de inrichting van uw organisatie.

Controleer daarom na het koppelen of wijzigen van medewerkers of het rooster opnieuw gepubliceerd moet worden.

Gebruik Publiceer wanneer het rooster gereed is en beschikbaar gemaakt moet worden.

Veelvoorkomende situaties

Ik kan geen medewerker koppelen

Controleer eerst of het rooster vergrendeld is. In een vergrendeld rooster kunnen medewerkers niet aan diensten worden gekoppeld.

Controleer daarnaast of uw rol voldoende rechten heeft.

Ik zie de medewerker niet in de lijst

Controleer of de medewerker actief is, aan de juiste locatie of afdeling is gekoppeld en zichtbaar is binnen uw filters.

Controleer ook standplaatsinstellingen, sortering en rechten.

De medewerker staat op Niet beschikbaar

Controleer beschikbaarheid, afwezigheden en eventuele roosterbeperkingen voordat u de medewerker inplant.

De medewerker heeft niet de juiste ervaring

Controleer of de medewerker geschikt is voor de ervaring of functie van de dienst. Kies eventueel een andere medewerker of pas de ervaring van de dienst aan, als dat correct is.

De medewerker heeft al een andere dienst

Controleer of er overlap ontstaat. Plan de medewerker niet dubbel in.

Ik zie geen BHV-informatie

BHV-informatie is afhankelijk van de inrichting van uw organisatie en uw rechten.

De dienst blijft open staan

Controleer of de medewerkerselectie correct is opgeslagen en of er geen foutmelding of waarschuwing is.

Ik zie andere medewerkers dan mijn collega

Dit kan komen door verschil in rol, rechten, locatie, afdeling, filters, sortering of roosterweergave-instellingen.

Aanbevolen vervolgartikelen

Lees na dit artikel ook:

Rooster openen en gebruiken.
Diensten aanmaken.
Diensten wijzigen of verwijderen.
Splitdiensten gebruiken.
Open diensten gebruiken.
Open dienst toewijzen.
Rooster publiceren en depubliceren.
Rooster controleren voor publicatie.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via: support@scopeworkforceplanner.com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

Uw organisatie.
Uw naam.
Welke locatie is geselecteerd.
Welke afdeling is geselecteerd.
Welke datum of week het betreft.
Welke dienst het betreft.
Welke medewerker u probeert te koppelen.
Welke roosterweergave u gebruikt.
Welk matrix-inzicht actief is.
Welke filters, sortering of roosterweergave-instellingen actief zijn.
Of het rooster vergrendeld is.
Wat u verwacht te zien.
Wat u daadwerkelijk ziet.
Een schermafbeelding, indien mogelijk.