Roosterweergave-instellingen gebruiken

In dit artikel leest u hoe u roosterweergave-instellingen gebruikt binnen Scope Workforce Planner.

In dit artikel leest u hoe u roosterweergave-instellingen gebruikt binnen Scope Workforce Planner.

Met roosterweergave-instellingen bepaalt u welke informatie zichtbaar is in het rooster. Dit helpt om het rooster overzichtelijker te maken of juist meer detailinformatie te tonen.

Roostermakers, planners, managers en beheerders loggen in via de roosteromgeving van Scope Workforce Planner.

Rooster openen

U opent het rooster via het hoofdmenu aan de linkerkant.

Stappen

Open Scope Workforce Planner.
Log in met uw e-mailadres en wachtwoord.
Klik in het linkermenu op Rooster.

Het roosterscherm wordt geopend.

Welke gegevens u ziet, hangt af van uw rol, rechten, locatie, afdeling, filters en roosterinstellingen.

Wat zijn roosterweergave-instellingen?

Roosterweergave-instellingen bepalen welke informatie zichtbaar is in het rooster.

Deze instellingen wijzigen niet direct de inhoud van het rooster. Ze bepalen vooral hoe het rooster wordt weergegeven.

U gebruikt roosterweergave-instellingen bijvoorbeeld om:

Meer detailinformatie te tonen.
Het rooster compacter te maken.
Alleen relevante medewerkers te tonen.
Diensten van andere afdelingen wel of niet te tonen.
ATW-meldingen zichtbaar te maken.
Pauzes, werktijden, ervaringen of gewerkte uren te tonen.

Let op: als u informatie niet ziet, kan dit komen door een weergave-instelling, actieve filters, rechten of de geselecteerde locatie en afdeling.

Roosterweergave-instellingen openen

U opent de roosterweergave-instellingen vanuit het rooster.

Stappen

Open het rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste dag, week of maand.
Open het instellingenmenu in het rooster.
Pas de gewenste instellingen aan.
Controleer of het rooster wordt weergegeven zoals verwacht.

De exacte beschikbare instellingen kunnen per organisatie, rol en inrichting verschillen.

Roosterinformatie tonen

Met Roosterinformatie bepaalt u of aanvullende informatie in het rooster zichtbaar is.

Afhankelijk van uw inrichting kan roosterinformatie helpen bij het controleren van:

Roosterstatus.
Waarschuwingen.
Publicatiestatus.
Uren.
Kosten.
Productiviteit.
Andere stuurinformatie.

Gebruik deze instelling wanneer u meer context nodig heeft bij het beoordelen van het rooster.

Toon alleen ingeplande medewerkers

Met Toon alleen ingeplande medewerkers toont u alleen medewerkers die in de geselecteerde periode een dienst hebben.

Deze instelling is handig wanneer u het rooster compacter wilt maken.

Gebruik deze instelling bijvoorbeeld wanneer:

Er veel medewerkers zijn.
U alleen de actuele planning wilt beoordelen.
U snel wilt zien wie is ingepland.
U lege regels wilt verminderen.

Let op: medewerkers zonder dienst worden dan niet getoond. Zet deze instelling uit als u ook niet-ingeplande medewerkers wilt zien.

Diensten op andere afdelingen tonen

Met Diensten op andere afdelingen tonen kunt u diensten zichtbaar maken die op andere afdelingen zijn gepland.

Deze instelling is handig wanneer medewerkers op meerdere afdelingen werken of wanneer u wilt controleren of iemand al elders is ingepland.

Gebruik deze instelling bijvoorbeeld wanneer:

Een medewerker op meerdere afdelingen kan werken.
U dubbele planning wilt voorkomen.
U wilt zien of een medewerker al een dienst heeft op een andere afdeling.
U een vollediger beeld van de inzetbaarheid nodig heeft.

Let op: zichtbaarheid blijft afhankelijk van uw rechten. U ziet alleen gegevens waarvoor u toegang heeft.

Toon medewerkers standplaats

Met Toon medewerkers standplaats kunt u de standplaats van medewerkers zichtbaar maken.

De standplaats is de vaste of primaire locatie/afdeling van een medewerker, afhankelijk van de inrichting van uw organisatie.

Deze instelling is handig wanneer u wilt controleren:

Waar een medewerker standaard aan gekoppeld is.
Of een medewerker op de juiste locatie wordt ingepland.
Of een medewerker op een andere locatie of afdeling wordt ingezet.
Welke medewerkers normaal bij de geselecteerde standplaats horen.

Toon alleen medewerkers van huidige standplaats

Met Toon alleen medewerkers van huidige standplaats beperkt u de lijst tot medewerkers die horen bij de geselecteerde standplaats.

Deze instelling is handig wanneer u alleen medewerkers van de actieve locatie of afdeling wilt tonen.

Gebruik deze instelling bijvoorbeeld wanneer:

U een rooster maakt voor één specifieke locatie.
U alleen medewerkers van de huidige standplaats wilt zien.
U ruis wilt voorkomen door medewerkers van andere locaties te verbergen.

Let op: als u een medewerker mist, controleer dan of deze instelling actief is.

Dienstweergave-instellingen

Onder Dienstweergave-instellingen bepaalt u welke details zichtbaar zijn in dienstblokken of dienstregels.

Afhankelijk van uw inrichting kunt u onder andere instellingen zien zoals:

Toon geplande werktijden.
Toon totale pauzetijd.
Toon ervaring.
Toon totaal gewerkte uren.
Toon ATW-meldingen.

Deze instellingen helpen bij het beoordelen van diensten zonder dat u iedere dienst afzonderlijk hoeft te openen.

Toon geplande werktijden

Met Toon geplande werktijden toont u de geplande start- en eindtijden van diensten.

Deze instelling is handig wanneer u snel wilt controleren:

Hoe laat een dienst begint.
Hoe laat een dienst eindigt.
Of de werktijden logisch zijn.
Of er overlap is tussen diensten.
Of de dienst op de juiste dag staat.

Zet deze instelling aan wanneer u veel werkt met tijdscontrole of dagplanning.

Toon totale pauzetijd

Met Toon totale pauzetijd toont u de pauze die bij een dienst is ingesteld.

Deze instelling is handig wanneer u wilt controleren:

Of pauzes correct zijn ingevuld.
Of pauzes passen bij de lengte van de dienst.
Of geplande uren logisch zijn.
Of de pauze invloed heeft op de totale werktijd.

Let op: pauzes kunnen invloed hebben op uren, loonkosten, rapportages en exports.

Toon ervaring

Met Toon ervaring toont u de ervaring, functie of functiegroep die aan een dienst is gekoppeld.

Deze instelling is handig wanneer u wilt controleren:

Of de juiste ervaring is gekoppeld.
Of open diensten bij de juiste functie horen.
Of de medewerker past bij de dienst.
Of diensten zonder ervaring nog aangepast moeten worden.

Gebruik deze instelling vooral wanneer u werkt met het matrix-inzicht Ervaring.

Toon totaal gewerkte uren

Met Toon totaal gewerkte uren toont u het totaal aantal uren dat bij een dienst of medewerker hoort, afhankelijk van de roosterweergave.

Deze instelling is handig wanneer u wilt controleren:

Hoeveel uur een medewerker gepland staat.
Of de uren logisch zijn na aftrek van pauze.
Of de planning past bij contracturen of gewenste inzet.
Of week- en dagtotalen overeenkomen met de planning.

Let op: geplande uren en gerealiseerde uren kunnen verschillen, afhankelijk van kloktijden en tijdregistratie.

Toon ATW-meldingen

Met Toon ATW-meldingen toont u meldingen of signaleringen die te maken hebben met Arbeidstijdenwet-controles, afhankelijk van de inrichting van uw organisatie.

Deze instelling is handig wanneer u wilt controleren:

Of een dienst mogelijk niet past binnen arbeidstijdregels.
Of rusttijden aandacht nodig hebben.
Of er signaleringen zijn bij de planning.
Of een rooster extra controle nodig heeft vóór publicatie.

Beoordeel ATW-meldingen voordat u het rooster publiceert.

Let op: ATW-meldingen zijn signaleringen. Controleer altijd de inhoud van de melding en de context van de planning.

Instellingen combineren met filters

Roosterweergave-instellingen werken samen met filters en selecties.

Als u informatie mist, controleer dan altijd:

De actieve organisatie.
De actieve locatie.
De actieve afdeling.
De gekozen dag, week of maand.
Het matrix-inzicht.
De filters.
De sortering.
De roosterweergave-instellingen.
Uw rechten.

Een medewerker of dienst kan verborgen zijn door een combinatie van deze instellingen.

Instellingen combineren met matrix-inzicht

Het matrix-inzicht bepaalt hoe het rooster wordt gegroepeerd.

Roosterweergave-instellingen bepalen welke details u binnen die weergave ziet.

Voorbeelden:

In Medewerker -inzicht kunt u werktijden, pauzes en uren tonen om de planning per medewerker te beoordelen.
In Ervaring -inzicht kunt u ervaring tonen om te controleren of diensten juist zijn gegroepeerd.
Met Diensten op andere afdelingen tonen kunt u beter beoordelen of medewerkers al elders zijn ingepland.
Met Toon alleen ingeplande medewerkers maakt u het medewerkerinzicht compacter.

Gebruik de combinatie die past bij uw controletaak.

Instellingen combineren met dag-, week- en maandweergave

Roosterweergave-instellingen kunnen per weergave anders aanvoelen.

Dagweergave

Gebruik meer details wanneer u één dag operationeel controleert.

Denk aan:

Geplande werktijden.
Pauze.
Ervaring.
ATW-meldingen.
Beschikbaarheid.

Weekweergave

Gebruik instellingen die helpen om de hele week overzichtelijk te houden.

Denk aan:

Alleen ingeplande medewerkers.
Totaal gewerkte uren.
Diensten op andere afdelingen.
ATW-meldingen.

Maandweergave

Gebruik de maandweergave vooral voor overzicht.

Te veel detailinformatie kan deze weergave minder overzichtelijk maken.

Effect op totalen

Roosterweergave-instellingen wijzigen normaal gesproken niet de onderliggende roosterdata.

Ze kunnen wel invloed hebben op wat u ziet en hoe u totalen interpreteert.

Controleer bij totalen altijd:

De juiste periode.
De juiste locatie.
De juiste afdeling.
Het juiste matrix-inzicht.
De actieve filters.
De actieve roosterweergave-instellingen.

Let op: totalen moeten altijd de werkelijkheid volgen. Een instelling mag geen dubbele telling veroorzaken, maar kan wel bepalen welke informatie zichtbaar is.

Vergrendeld rooster

Een rooster kan vergrendeld zijn.

Roosterweergave-instellingen kunt u meestal gebruiken om informatie te bekijken, maar een vergrendeld rooster kan voorkomen dat u wijzigingen aan diensten uitvoert.

Als een rooster vergrendeld is, kan het afhankelijk van uw rechten niet mogelijk zijn om:

Een dienst aan te maken.
Een dienst te wijzigen.
Een dienst te verwijderen.
Een medewerker aan een dienst te koppelen.
Een open dienst toe te wijzen.
Een splitdienst toe te voegen.
Een dienst te kopiëren.
Een dienst te verplaatsen.

Ziet u dat u geen wijzigingen kunt uitvoeren? Controleer dan of het rooster vergrendeld is.

Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager als het rooster aangepast moet worden.

Controle vóór publicatie

Gebruik roosterweergave-instellingen om het rooster goed te controleren vóór publicatie.

Controleer bijvoorbeeld:

Zijn geplande werktijden zichtbaar?
Zijn pauzes zichtbaar en logisch?
Is ervaring zichtbaar bij diensten?
Zijn totaaluren zichtbaar?
Zijn ATW-meldingen zichtbaar?
Zijn open diensten beoordeeld?
Zijn diensten op andere afdelingen gecontroleerd?
Ziet u alleen ingeplande medewerkers of alle medewerkers?
Zijn de juiste locatie en afdeling geselecteerd?

Publiceer het rooster pas wanneer u zeker weet dat de planning klopt.

Veelvoorkomende situaties

Ik zie alleen ingeplande medewerkers

Controleer of Toon alleen ingeplande medewerkers actief is. Zet deze instelling uit als u ook medewerkers zonder dienst wilt zien.

Ik zie diensten van andere afdelingen niet

Controleer of Diensten op andere afdelingen tonen actief is. Controleer ook of u rechten heeft om deze diensten te bekijken.

Ik zie de standplaats van medewerkers niet

Controleer of Toon medewerkers standplaats actief is.

Ik mis medewerkers van andere standplaatsen

Controleer of Toon alleen medewerkers van huidige standplaats actief is. Deze instelling kan medewerkers buiten de huidige standplaats verbergen.

Ik zie geen werktijden in de dienst

Controleer of Toon geplande werktijden actief is.

Ik zie geen pauze

Controleer of Toon totale pauzetijd actief is.

Ik zie geen ervaring bij een dienst

Controleer of Toon ervaring actief is. Controleer daarnaast of aan de dienst een ervaring is gekoppeld.

Ik zie geen totaaluren

Controleer of Toon totaal gewerkte uren actief is.

Ik zie geen ATW-meldingen

Controleer of Toon ATW-meldingen actief is. Controleer ook of ATW-controles beschikbaar zijn binnen uw inrichting.

Ik zie andere informatie dan mijn collega

Controleer rol, rechten, locatie, afdeling, filters, sortering, matrix-inzicht en roosterweergave-instellingen.

Ik kan een dienst niet wijzigen

Controleer of het rooster vergrendeld is. In een vergrendeld rooster kunnen diensten niet worden aangepast.

Aanbevolen vervolgartikelen

Lees na dit artikel ook:

Rooster openen en gebruiken.
Roosterweergave wijzigen: dag, week en maand.
Matrix-inzicht gebruiken: medewerker en ervaring.
Diensten aanmaken.
Diensten wijzigen of verwijderen.
Splitdiensten gebruiken.
Medewerker aan een dienst koppelen.
Open diensten gebruiken.
Rooster publiceren en depubliceren.
Rooster controleren voor publicatie.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via: support@scopeworkforceplanner.com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

Uw organisatie.
Uw naam.
Welke locatie is geselecteerd.
Welke afdeling is geselecteerd.
Welke dag, week of maand het betreft.
Welke roosterweergave u gebruikt.
Welk matrix-inzicht actief is.
Welke filters, sortering of roosterweergave-instellingen actief zijn.
Welke informatie u mist.
Wat u verwacht te zien.
Wat u daadwerkelijk ziet.
Een schermafbeelding, indien mogelijk.