Rooster vergrendelen en ontgrendelen

In dit artikel leest u wat een vergrendeld rooster betekent binnen Scope Workforce Planner en wat u kunt doen als een rooster aangepast moet worden.

In dit artikel leest u wat een vergrendeld rooster betekent binnen Scope Workforce Planner en wat u kunt doen als een rooster aangepast moet worden.

Een rooster kan worden vergrendeld om te voorkomen dat gecontroleerde of gepubliceerde planning onbedoeld wordt aangepast. Als een rooster vergrendeld is, kunnen bepaalde roosteracties niet meer worden uitgevoerd, afhankelijk van uw rol, rechten en inrichting.

Roostermakers, planners, managers en beheerders loggen in via de roosteromgeving van Scope Workforce Planner.

Wat betekent een vergrendeld rooster?

Een vergrendeld rooster is een rooster dat niet zomaar gewijzigd kan worden.

Vergrendeling helpt om te voorkomen dat een rooster na controle, publicatie of afsluiting per ongeluk wordt aangepast.

Afhankelijk van uw rechten en inrichting kan een vergrendeld rooster betekenen dat u geen wijzigingen kunt uitvoeren op diensten, medewerkers, open diensten, templates of andere roosteronderdelen.

Waarom wordt een rooster vergrendeld?

Een rooster kan worden vergrendeld om de planning betrouwbaar te houden.

Voorbeelden:

Het rooster is gecontroleerd.
Het rooster is gepubliceerd.
De planning is definitief gemaakt.
De periode is operationeel afgerond.
Uren, rapportages of exports moeten aansluiten op de werkelijkheid.
Onbedoelde wijzigingen moeten worden voorkomen.
Alleen bevoegde gebruikers mogen nog correcties uitvoeren.

Vergrendeling zorgt voor rust en voorspelbaarheid in de planning.

Wanneer merkt u dat een rooster vergrendeld is?

U merkt dat een rooster vergrendeld is wanneer acties niet beschikbaar zijn of niet uitgevoerd kunnen worden.

Voorbeelden:

U kunt geen dienst aanmaken.
U kunt geen dienst wijzigen.
U kunt geen dienst verwijderen.
U kunt geen medewerker aan een dienst koppelen.
U kunt geen open dienst toewijzen.
U kunt geen splitdienst toevoegen.
U kunt geen template toepassen.
U kunt geen medewerker wijzigen bij een bestaande dienst.

Afhankelijk van uw inrichting kan ook een melding zichtbaar zijn dat het rooster vergrendeld is.

Rooster openen

U controleert de vergrendeling vanuit het rooster.

Stappen

Open Scope Workforce Planner.
Log in met uw e-mailadres en wachtwoord.
Klik in het linkermenu op Rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste dag, week of maand.
Controleer de roosterstatus en beschikbare acties.

Welke acties zichtbaar zijn, hangt af van uw rol, rechten, roosterstatus, locatie, afdeling en inrichting.

Wat kunt u niet doen in een vergrendeld rooster?

Afhankelijk van uw rechten en inrichting kan het in een vergrendeld rooster niet mogelijk zijn om:

Een dienst aan te maken.
Een dienst te wijzigen.
Een dienst te verwijderen.
Een dienst te kopiëren.
Een dienst te verplaatsen.
Een splitdienst toe te voegen.
Een medewerker aan een dienst te koppelen.
Een medewerker van een dienst te wijzigen.
Een open dienst toe te wijzen.
Een open dienst te wijzigen.
Een open dienst te verwijderen.
Een inschrijving op een open dienst te verwerken.
Een template toe te passen.
Een template op te slaan.

De exacte blokkades kunnen per organisatie en rol verschillen.

Dienst aanpassen in een vergrendeld rooster

Als een dienst aangepast moet worden terwijl het rooster vergrendeld is, controleer dan eerst waarom de wijziging nodig is.

Voorbeelden:

Een medewerker is ziek.
Een medewerker is afwezig.
Een dienst staat verkeerd.
Een open dienst moet alsnog toegewezen worden.
Starttijd of eindtijd klopt niet.
Pauze is verkeerd ingevuld.
Een medewerker moet vervangen worden.
Een planningcorrectie is nodig na publicatie.

Wanneer het rooster vergrendeld is, kan deze wijziging mogelijk alleen worden uitgevoerd door een gebruiker met voldoende rechten of nadat het rooster is ontgrendeld.

Open diensten in een vergrendeld rooster

Ook open diensten kunnen niet zomaar worden aangepast wanneer het rooster vergrendeld is.

Afhankelijk van uw rechten kan het dan niet mogelijk zijn om:

Een open dienst aan te maken.
Een open dienst te wijzigen.
Een open dienst te verwijderen.
Een medewerker aan een open dienst te koppelen.
Een open dienst toe te wijzen.
Inschrijvingen op open diensten te verwerken.

Controleer daarom open diensten vóór publicatie en vóór eventuele vergrendeling van het rooster.

Templates in een vergrendeld rooster

In een vergrendeld rooster kan het toepassen van templates geblokkeerd zijn.

Dit voorkomt dat bestaande planning onbedoeld wordt aangevuld of aangepast.

Controleer daarom vóór vergrendeling:

Of de juiste template is toegepast.
Of de juiste standaardweek uit de template is gebruikt.
Of dagen zonder rooster correct zijn gevuld.
Of open diensten uit de template nog moeten worden toegewezen.
Of medewerkers uit de template nog beschikbaar zijn.
Of afwezigheden zijn verwerkt.

Meer uitleg vindt u in het artikel Templates gebruiken in het rooster.

Vergrendeling en publicatie

Vergrendeling en publicatie zijn niet hetzelfde.

Publiceren betekent dat het rooster beschikbaar wordt gemaakt volgens de inrichting van uw organisatie.

Vergrendelen betekent dat het rooster niet zomaar gewijzigd kan worden.

Afhankelijk van uw inrichting kan een rooster na publicatie automatisch of handmatig worden vergrendeld. Dit kan per organisatie verschillen.

Controleer daarom altijd de roosterstatus en beschikbare acties.

Vergrendeling en depubliceren

Als een gepubliceerd rooster moet worden aangepast, kan het nodig zijn om het rooster te depubliceren of te ontgrendelen, afhankelijk van uw inrichting.

Let op:

Depubliceren haalt het rooster uit publicatie.
Ontgrendelen maakt wijzigingen mogelijk.
Beide acties kunnen invloed hebben op zichtbaarheid, planning en communicatie.
Niet iedere gebruiker mag deze acties uitvoeren.

Gebruik depubliceren en ontgrendelen alleen wanneer correcties noodzakelijk zijn.

Rooster vergrendelen

Afhankelijk van uw rechten en inrichting kunt u een rooster vergrendelen.

Doe dit pas wanneer het rooster inhoudelijk gecontroleerd is.

Controle vóór vergrendelen

Controleer minimaal:

Is de juiste periode geselecteerd?
Is de juiste locatie geselecteerd?
Is de juiste afdeling geselecteerd?
Zijn alle benodigde diensten aangemaakt?
Zijn open diensten beoordeeld?
Zijn medewerkers correct gekoppeld?
Zijn inschrijvingen op open diensten verwerkt?
Kloppen starttijden en eindtijden?
Kloppen pauzes?
Zijn ervaringen of functies correct gekoppeld?
Zijn beschikbaarheden gecontroleerd?
Zijn afwezigheden verwerkt?
Zijn templates correct toegepast?
Zijn ATW-meldingen beoordeeld?
Kloppen week- en dagtotalen?
Is duidelijk of het rooster gepubliceerd moet zijn?

Vergrendel het rooster pas wanneer deze controle is uitgevoerd.

Rooster ontgrendelen

Afhankelijk van uw rechten en inrichting kan een rooster worden ontgrendeld wanneer wijzigingen nodig zijn.

Ontgrendel een rooster alleen als daar een duidelijke reden voor is.

Voorbeelden:

Er staat een fout in het rooster.
Een medewerker is onverwacht afwezig.
Een dienst moet worden gecorrigeerd.
Een open dienst moet alsnog worden toegewezen.
Een publicatiecorrectie is nodig.
Uren of planning moeten worden hersteld.

Na het ontgrendelen voert u de wijziging uit, controleert u het rooster opnieuw en publiceert of vergrendelt u opnieuw indien nodig.

Wat doet u als u zelf niet kunt ontgrendelen?

Niet iedere gebruiker kan een rooster ontgrendelen.

Als u geen rechten heeft om te ontgrendelen:

Controleer of u de juiste locatie en afdeling heeft geselecteerd.
Controleer of u de juiste periode bekijkt.
Controleer of het rooster inderdaad vergrendeld is.
Noteer welke wijziging nodig is.
Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager.

Vermeld duidelijk welke dienst, datum, medewerker en wijziging het betreft.

Correcties na ontgrendelen

Wanneer een rooster is ontgrendeld en aangepast, moet het opnieuw gecontroleerd worden.

Controleer na iedere correctie:

Is de wijziging correct opgeslagen?
Kloppen de diensten nog?
Zijn medewerkers correct gekoppeld?
Zijn open diensten nog actueel?
Zijn beschikbaarheden en afwezigheden opnieuw beoordeeld?
Zijn ATW-meldingen opnieuw gecontroleerd?
Kloppen week- en dagtotalen?
Moet het rooster opnieuw gepubliceerd worden?
Moet het rooster opnieuw vergrendeld worden?

Een kleine wijziging kan invloed hebben op meerdere onderdelen van het rooster.

Vergrendeling en beschikbaarheid

Als een medewerker niet beschikbaar blijkt te zijn terwijl het rooster vergrendeld is, kan de dienst mogelijk niet direct worden aangepast.

Controleer dan:

Welke medewerker het betreft.
Welke dienst het betreft.
Welke beschikbaarheid geldt.
Of er afwezigheid is.
Of een andere medewerker beschikbaar is.
Of het rooster ontgrendeld moet worden.
Of het rooster opnieuw gepubliceerd moet worden na correctie.

Meer uitleg vindt u in het artikel Beschikbaarheid meenemen in het rooster.

Vergrendeling en afwezigheid

Bij ziekte of afwezigheid kan een roosterwijziging nodig zijn.

In een vergrendeld rooster kan het wijzigen van de dienst, medewerker of open dienst geblokkeerd zijn.

Controleer dan:

Of de afwezigheid zichtbaar is in het rooster.
Welke dienst geraakt wordt.
Of de dienst moet worden gewijzigd.
Of een vervangende medewerker beschikbaar is.
Of de dienst open moet blijven staan.
Of het rooster ontgrendeld moet worden.
Of het rooster opnieuw gepubliceerd moet worden.

Meer uitleg vindt u in het artikel Afwezigheden herkennen in het rooster.

Vergrendeling en totalen

Wijzigingen na ontgrendeling kunnen invloed hebben op totalen en stuurinformatie.

Controleer na correcties altijd:

Geplande uren.
Loonkosten.
Gemiddeld uurloon.
Productiviteit.
Open diensten.
Bezetting per ervaring of afdeling.
Week- en dagtotalen.

Let op: totalen moeten altijd de werkelijkheid volgen. Wijzigingen in een vergrendelde of ontgrendelde periode mogen niet leiden tot dubbele telling van uren.

Veelvoorkomende situaties

Ik kan geen dienst wijzigen

Controleer of het rooster vergrendeld is. Controleer ook of uw rol voldoende rechten heeft.

Ik kan geen medewerker koppelen

In een vergrendeld rooster kan het koppelen of wijzigen van medewerkers geblokkeerd zijn.

Controleer roosterstatus, rechten, locatie en afdeling.

Ik kan geen open dienst toewijzen

Controleer of het rooster vergrendeld is. Open diensten kunnen in een vergrendeld rooster mogelijk niet worden toegewezen.

Ik kan geen template toepassen

Templates kunnen meestal niet worden toegepast op een vergrendeld rooster. Controleer of de juiste periode, locatie en afdeling zijn geselecteerd.

Ik zie geen knop om te ontgrendelen

Uw rol heeft mogelijk geen rechten om roosters te ontgrendelen, of de functie is binnen uw inrichting niet beschikbaar.

Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager.

Ik heb het rooster ontgrendeld en aangepast

Controleer het rooster opnieuw. Publiceer of vergrendel opnieuw wanneer dat nodig is volgens de werkwijze van uw organisatie.

Een medewerker is ziek na vergrendeling

Controleer of de dienst aangepast moet worden. Mogelijk moet het rooster worden ontgrendeld, gewijzigd en opnieuw gepubliceerd.

Ik zie andere acties dan mijn collega

Dit kan komen door verschil in rol, rechten, locatie, afdeling, periode, roosterstatus of inrichting.

Aanbevolen vervolgartikelen

Lees na dit artikel ook:

Rooster controleren voor publicatie.
Rooster publiceren en depubliceren.
Diensten wijzigen of verwijderen.
Open dienst toewijzen.
Beschikbaarheid meenemen in het rooster.
Afwezigheden herkennen in het rooster.
Templates gebruiken in het rooster.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via: support@scopeworkforceplanner.com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

Uw organisatie.
Uw naam.
Welke locatie is geselecteerd.
Welke afdeling is geselecteerd.
Welke datum of week het betreft.
Welke roosterstatus zichtbaar is.
Welke actie u probeert uit te voeren.
Welke dienst of medewerker het betreft.
Of het rooster gepubliceerd is.
Of het rooster vergrendeld is.
Of u probeert te vergrendelen of ontgrendelen.
Wat u verwacht te zien.
Wat u daadwerkelijk ziet.
Een schermafbeelding, indien mogelijk.