Automatisch roosteren · Scope Workforce Planner Kennisbank

In dit artikel leest u hoe automatisch roosteren werkt binnen Scope Workforce Planner en waar u op moet letten voordat u een automatisch rooster gebruikt.

Met automatisch roosteren kan Scope Workforce Planner helpen om diensten automatisch te vullen op basis van beschikbare gegevens, zoals templates, beschikbaarheid, afwezigheden, locatie- en afdelingskoppelingen, ervaring, kwalificaties en bestaande planning.

Automatisch roosteren is een hulpmiddel. Controleer het rooster altijd handmatig voordat u het publiceert.

Roostermakers, planners, managers en beheerders loggen in via de roosteromgeving van Scope Workforce Planner.

Wat is automatisch roosteren?

Automatisch roosteren helpt bij het invullen van diensten met geschikte medewerkers.

De functie gebruikt beschikbare roosterinformatie om medewerkers te koppelen aan diensten. Afhankelijk van de inrichting van uw organisatie kan hierbij rekening worden gehouden met bijvoorbeeld:

Open diensten.
Templates.
Basisbeschikbaarheid.
Schoolbeschikbaarheid.
Vakantieplanning.
Aangepaste beschikbaarheid per dag.
Afwezigheden.
Locatie- en afdelingskoppelingen.
Ervaring of functie.
BHV of andere kwalificaties.
Uurloon of loonkosten.
Contracturen.
Bestaande diensten.
Mogelijke overlap of signaleringen.

Automatisch roosteren maakt een voorstel of invulling op basis van de beschikbare gegevens. De planner blijft verantwoordelijk voor de inhoudelijke controle.

Wanneer gebruikt u automatisch roosteren?

Gebruik automatisch roosteren wanneer u sneller een rooster wilt opbouwen of open diensten efficiënter wilt invullen.

Voorbeelden:

U heeft een basisrooster of template toegepast.
Er staan open diensten in het rooster.
U wilt medewerkers automatisch laten koppelen aan diensten.
U wilt sneller een eerste roosteropzet maken.
U wilt capaciteit verdelen over meerdere dagen.
U wilt beschikbaarheid en afwezigheden meenemen in de planning.
U wilt minder handmatig medewerkers selecteren.

Gebruik automatisch roosteren vooral als hulpmiddel voor de eerste invulling. Controleer daarna altijd of de uitkomst operationeel klopt.

Wanneer gebruikt u automatisch roosteren liever niet?

Gebruik automatisch roosteren niet zonder controle wanneer de planning sterk afhankelijk is van handmatige beoordeling.

Voorbeelden:

Er zijn veel uitzonderingen of maatwerkafspraken.
Beschikbaarheid is niet actueel.
Afwezigheden zijn nog niet verwerkt.
Medewerkers zijn niet goed gekoppeld aan locaties of afdelingen.
Ervaringen of functies zijn niet goed ingericht.
Open diensten zijn nog onduidelijk.
De bezettingsbehoefte is nog niet definitief.
Het rooster is al gecontroleerd of vergrendeld.

Als de basisgegevens niet kloppen, kan automatisch roosteren geen betrouwbaar rooster opleveren.

Rooster openen

U gebruikt automatisch roosteren vanuit het rooster.

Stappen

Open Scope Workforce Planner.
Log in met uw e-mailadres en wachtwoord.
Klik in het linkermenu op Rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste dag, week of maand.
Controleer of het rooster bewerkbaar is.
Controleer of automatisch roosteren beschikbaar is binnen uw inrichting.

Welke acties zichtbaar zijn, hangt af van uw rol, rechten, roosterstatus, locatie, afdeling en inrichting.

Controle vóór automatisch roosteren

Controleer vóór u automatisch roosteren gebruikt altijd of de basisgegevens kloppen.

Controleer minimaal:

Is de juiste periode geselecteerd?
Is de juiste locatie geselecteerd?
Is de juiste afdeling geselecteerd?
Is het rooster niet vergrendeld?
Zijn diensten of open diensten correct aangemaakt?
Is de juiste template toegepast, indien van toepassing?
Zijn bestaande roosterdagen correct?
Zijn medewerkers actief?
Zijn medewerkers gekoppeld aan de juiste locatie?
Zijn medewerkers gekoppeld aan de juiste afdeling?
Zijn ervaringen of functies correct ingericht?
Zijn beschikbaarheden actueel?
Zijn afwezigheden verwerkt?
Zijn kwalificaties zoals BHV of SVH actueel, indien gebruikt?
Zijn contracturen of inzetafspraken actueel, indien gebruikt?

Automatisch roosteren werkt alleen goed wanneer de ingevoerde gegevens betrouwbaar zijn.

Templates en automatisch roosteren

Automatisch roosteren wordt vaak gebruikt in combinatie met templates.

Een template kan zorgen voor een basisplanning met diensten of open diensten. Daarna kan automatisch roosteren helpen om geschikte medewerkers aan deze diensten te koppelen.

Let op:

Templates kunnen bestaan uit één of meerdere standaardweken.
Templates kunnen bijvoorbeeld een weekreeks van 2 of 4 weken bevatten.
Templates worden standaard ingeladen op dagen waarop nog geen rooster bestaat.
Bestaande roosterdagen worden standaard niet zomaar overschreven.
Diensten uit templates moeten nog steeds gecontroleerd worden.

Controleer na het toepassen van een template of de juiste dagen zijn gevuld voordat u automatisch roosteren gebruikt.

Meer uitleg vindt u in het artikel Templates gebruiken in het rooster.

Open diensten en automatisch roosteren

Automatisch roosteren kan helpen bij het invullen van open diensten.

Controleer vóór automatisch roosteren:

Welke open diensten nog ingevuld moeten worden.
Of de open diensten bewust open staan.
Of starttijd en eindtijd kloppen.
Of de pauze klopt.
Of de juiste ervaring of functie is gekoppeld.
Of de juiste locatie en afdeling zijn gekoppeld.
Of inschrijvingen op open diensten nog beoordeeld moeten worden.

Een open dienst zonder juiste ervaring, locatie of afdeling kan minder goed automatisch worden ingevuld.

Beschikbaarheid en automatisch roosteren

Beschikbaarheid is belangrijk bij automatisch roosteren.

Binnen Scope Workforce Planner kan beschikbaarheid bestaan uit:

Basisbeschikbaarheid.
Schoolbeschikbaarheid.
Vakantieplanning.
Aangepaste beschikbaarheid per dag.

Controleer vóór automatisch roosteren of deze beschikbaarheden actueel zijn.

Let op:

Een medewerker kan volgens de basisbeschikbaarheid beschikbaar zijn, maar door schoolbeschikbaarheid toch niet inzetbaar zijn.
Een medewerker kan tijdens vakantieperiodes juist extra beschikbaar zijn.
Een medewerker kan op één specifieke dag aangepaste beschikbaarheid hebben.
Een medewerker kan beschikbaar lijken, maar door afwezigheid toch niet inzetbaar zijn.

Meer uitleg vindt u in het artikel Beschikbaarheid meenemen in het rooster.

Afwezigheden en automatisch roosteren

Afwezigheden moeten vóór automatisch roosteren goed verwerkt zijn.

Afwezigheden zijn in het weekrooster en maandrooster zichtbaar bij de medewerker als blokken die lijken op dienstblokken. In zo’n blok ziet u bijvoorbeeld Ziek of Afwezig, eventueel met tijden.

Controleer vóór automatisch roosteren:

Welke medewerkers ziek zijn.
Welke medewerkers afwezig zijn.
Of afwezigheden de hele dag gelden.
Of afwezigheden een deel van de dag gelden.
Of bestaande diensten overlappen met afwezigheden.
Of open diensten nodig zijn door afwezigheid.

Meer uitleg vindt u in het artikel Afwezigheden herkennen in het rooster.

Ervaring of functie en automatisch roosteren

Diensten kunnen gekoppeld zijn aan een ervaring of functie.

Voorbeelden:

Bediening.
Keuken.
Kassieres.
Aanvulploeg.
Etage.
Consumptie.

Automatisch roosteren kan alleen goed werken wanneer diensten en medewerkers de juiste ervaring of functie hebben.

Controleer daarom:

Of de dienst de juiste ervaring heeft.
Of medewerkers de juiste ervaring hebben.
Of er diensten zonder ervaring zijn.
Of het matrix-inzicht Ervaring logisch gevuld is.
Of open diensten duidelijk zijn toe te wijzen.

Een dienst zonder juiste ervaring kan minder goed automatisch worden ingevuld.

Locatie en afdeling

Controleer vóór automatisch roosteren of medewerkers aan de juiste locatie en afdeling zijn gekoppeld.

Dit is vooral belangrijk bij organisaties met meerdere locaties of afdelingen.

Controleer:

De locatie van de dienst.
De afdeling van de dienst.
De standplaats van de medewerker.
Eventuele koppelingen aan meerdere locaties.
Eventuele afdelingskoppelingen.
Of medewerkers zichtbaar zijn binnen de juiste selectie.

Een medewerker die niet aan de juiste locatie of afdeling is gekoppeld, wordt mogelijk niet meegenomen of niet correct beoordeeld.

BHV, SVH en andere kwalificaties

Afhankelijk van uw inrichting kunnen kwalificaties zoals BHV of SVH worden gebruikt bij de planning.

Controleer vóór automatisch roosteren:

Welke diensten kwalificaties nodig hebben.
Welke medewerkers deze kwalificaties hebben.
Of kwalificaties nog actueel zijn.
Of er voldoende gekwalificeerde medewerkers beschikbaar zijn.
Of de planning operationeel verantwoord blijft.

Een medewerker die beschikbaar is, is niet automatisch geschikt voor iedere dienst.

Contracturen en inzetafspraken

Afhankelijk van uw inrichting kan automatisch roosteren rekening houden met contracturen of inzetafspraken.

Controleer vóór automatisch roosteren:

Of contracturen actueel zijn.
Of medewerkers niet te veel of te weinig worden ingepland.
Of de totale uren per medewerker logisch zijn.
Of bestaande diensten al meetellen.
Of week- en dagtotalen logisch blijven.

Controleer de uitkomst altijd handmatig, vooral wanneer medewerkers meerdere diensten of meerdere locaties hebben.

Uurloon en loonkosten

Afhankelijk van uw rechten en inrichting kan uurloon of kosteninformatie zichtbaar zijn.

Automatisch roosteren kan invloed hebben op:

Loonkosten.
Gemiddeld uurloon.
Productiviteit.
Bezetting.
Geplande uren.

Let op: kies een roosterindeling niet alleen op kosten. Beschikbaarheid, afwezigheid, ervaring, kwalificaties en operationele geschiktheid blijven leidend.

Automatisch roosteren uitvoeren

De exacte knop of actie kan per inrichting verschillen.

Gebruik automatisch roosteren alleen wanneer u de juiste periode, locatie en afdeling heeft gecontroleerd.

Stappen

Open het rooster.
Controleer de juiste periode.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer of het rooster bewerkbaar is.
Controleer diensten, open diensten of template-diensten.
Controleer beschikbaarheid, afwezigheid, ervaring en koppelingen.
Start automatisch roosteren, indien beschikbaar.
Controleer het resultaat in het rooster.
Pas waar nodig diensten of medewerkerkoppelingen handmatig aan.
Controleer het rooster opnieuw vóór publicatie.

Automatisch roosteren vervangt de roostercontrole niet.

Uitkomst controleren

Controleer na automatisch roosteren altijd de volledige planning.

Controleer minimaal:

Zijn alle benodigde diensten gevuld?
Zijn open diensten nog open?
Zijn medewerkers correct gekoppeld?
Zijn medewerkers beschikbaar?
Zijn medewerkers niet afwezig?
Heeft iedere medewerker de juiste ervaring of functie?
Zijn BHV of andere kwalificaties voldoende aanwezig?
Zijn er overlappende diensten?
Zijn tijden en pauzes correct?
Zijn week- en dagtotalen logisch?
Zijn ATW-meldingen beoordeeld?
Moet het rooster gepubliceerd worden?

Handmatig corrigeren na automatisch roosteren

Na automatisch roosteren kan handmatige correctie nodig zijn.

Voorbeelden:

Een medewerker is operationeel niet de beste keuze.
Een dienst moet open blijven.
Een andere medewerker is geschikter.
Een ervaring of functie klopt niet.
Een medewerker heeft te veel of te weinig uren.
Een dienst overlapt met een andere planning.
Een afwezigheid is nog niet verwerkt.
Een open dienst moet alsnog handmatig worden toegewezen.

Gebruik de normale roosteracties om diensten te wijzigen, medewerkers te koppelen of open diensten toe te wijzen.

Automatisch roosteren en ATW-meldingen

Afhankelijk van uw inrichting kunnen ATW-meldingen zichtbaar zijn in het rooster.

Controleer na automatisch roosteren altijd of er waarschuwingen zijn.

Let op:

Arbeidstijden.
Rusttijden.
Overlap met andere diensten.
Totale uren.
Mogelijke overschrijdingen.
Waarschuwingen bij medewerkers of diensten.

ATW-meldingen zijn signaleringen. Beoordeel altijd de inhoud van de melding en de context van de planning.

Automatisch roosteren en totalen

Automatisch roosteren kan invloed hebben op totalen en stuurinformatie.

Afhankelijk van uw inrichting kunnen onder andere veranderen:

Geplande uren.
Loonkosten.
Gemiddeld uurloon.
Productiviteit.
Open diensten.
Bezetting per ervaring.
Bezetting per afdeling.
Aantal ingeplande medewerkers.

Let op: totalen moeten altijd de werkelijkheid volgen. Automatisch roosteren mag niet leiden tot dubbele telling van uren door locatie-, afdeling-, contract- of medewerkerkoppelingen.

Controleer na automatisch roosteren altijd of totalen logisch zijn.

Rooster publiceren na automatisch roosteren

Publiceer het rooster pas nadat u de uitkomst heeft gecontroleerd.

Controleer vóór publicatie:

Open diensten.
Medewerkerkoppelingen.
Beschikbaarheid.
Afwezigheden.
Starttijden en eindtijden.
Pauzes.
Ervaringen of functies.
Kwalificaties.
ATW-meldingen.
Week- en dagtotalen.
Eventuele handmatige correcties.

Gebruik Publiceer pas wanneer het rooster inhoudelijk klopt.

Vergrendeld rooster

Een rooster kan vergrendeld zijn.

Als een rooster vergrendeld is, kunnen diensten niet zomaar worden aangepast.

Afhankelijk van uw rechten en de inrichting van uw organisatie kan het dan niet mogelijk zijn om:

Automatisch roosteren te starten.
Een template toe te passen.
Een dienst aan te maken.
Een dienst te wijzigen.
Een dienst te verwijderen.
Een medewerker aan een dienst te koppelen.
Een open dienst toe te wijzen.
Een splitdienst toe te voegen.

Ziet u dat automatisch roosteren niet beschikbaar is? Controleer dan eerst of het rooster vergrendeld is.

Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager als het rooster aangepast moet worden.

Veelvoorkomende situaties

Automatisch roosteren is niet beschikbaar

Controleer of uw rol voldoende rechten heeft, of de functie binnen uw inrichting beschikbaar is en of het rooster niet vergrendeld is.

Controleer ook de geselecteerde locatie, afdeling en periode.

Er worden geen medewerkers ingepland

Controleer of er open diensten zijn, of medewerkers beschikbaar zijn, of medewerkers aan de juiste locatie en afdeling zijn gekoppeld en of ervaringen of functies correct zijn ingericht.

Een medewerker wordt niet gekozen

Controleer beschikbaarheid, afwezigheid, locatie, afdeling, ervaring, kwalificaties, contracturen en bestaande diensten.

Een medewerker wordt ingepland terwijl dit niet logisch lijkt

Controleer welke gegevens beschikbaar waren tijdens automatisch roosteren. Controleer daarna beschikbaarheid, afwezigheid, ervaring, diensten, tijden en eventuele waarschuwingen.

Open diensten blijven open

Controleer of er geschikte medewerkers beschikbaar zijn en of de open dienst de juiste locatie, afdeling, tijden en ervaring heeft.

Een template is niet volledig gebruikt

Templates worden standaard ingeladen op dagen waarop nog geen rooster bestaat. Controleer of er al roosters of diensten stonden op de dagen waarop u de template verwachtte.

De totalen lijken niet te kloppen

Controleer periode, locatie, afdeling, filters, matrix-inzicht, open diensten, medewerkerkoppelingen, splitdiensten en template-diensten.

Ik kan het resultaat niet aanpassen

Controleer of het rooster vergrendeld is en of uw rol voldoende rechten heeft.

Medewerkers zien het rooster nog niet

Controleer of het rooster gepubliceerd is of opnieuw gepubliceerd moet worden na wijzigingen.

Ik zie andere gegevens dan mijn collega

Dit kan komen door verschil in rol, rechten, locatie, afdeling, periode, filters, matrix-inzicht, roosterweergave of inrichting.

Aanbevolen vervolgartikelen

Lees na dit artikel ook:

Rooster openen en gebruiken.
Templates gebruiken in het rooster.
Beschikbaarheid meenemen in het rooster.
Afwezigheden herkennen in het rooster.
Open diensten gebruiken.
Open dienst toewijzen.
Medewerker aan een dienst koppelen.
Rooster controleren voor publicatie.
Rooster publiceren en depubliceren.
Rooster vergrendelen en ontgrendelen.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via: support@scopeworkforceplanner.com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

Uw organisatie.
Uw naam.
Welke locatie is geselecteerd.
Welke afdeling is geselecteerd.
Welke datum of week het betreft.
Welke actie u probeert uit te voeren.
Of automatisch roosteren beschikbaar is.
Welke template eventueel is gebruikt.
Welke open diensten gevuld moesten worden.
Welke medewerker of dienst het betreft.
Welke beschikbaarheid of afwezigheid relevant is.
Welke roosterweergave u gebruikt.
Welk matrix-inzicht actief is.
Welke filters of roosterweergave-instellingen actief zijn.
Of het rooster vergrendeld is.
Wat u verwacht te zien.
Wat u daadwerkelijk ziet.
Een schermafbeelding, indien mogelijk.