Beschikbaarheid meenemen in het rooster

In dit artikel leest u hoe u beschikbaarheid meeneemt bij het maken en controleren van het rooster in Scope Workforce Planner.

In dit artikel leest u hoe u beschikbaarheid meeneemt bij het maken en controleren van het rooster in Scope Workforce Planner.

Beschikbaarheid helpt roostermakers, planners en managers om medewerkers in te plannen op momenten waarop zij inzetbaar zijn. Binnen Scope Workforce Planner kan beschikbaarheid bestaan uit basisbeschikbaarheid, schoolbeschikbaarheid, vakantieplanning en aangepaste beschikbaarheid per dag.

Roostermakers, planners, managers en beheerders loggen in via de roosteromgeving van Scope Workforce Planner.

Wat betekent beschikbaarheid?

Beschikbaarheid geeft aan wanneer een medewerker beschikbaar of niet beschikbaar is om te werken.

Binnen Scope Workforce Planner kan beschikbaarheid op meerdere manieren worden vastgelegd:

Basisbeschikbaarheid.
Schoolbeschikbaarheid.
Vakantieplanning.
Aangepaste beschikbaarheid per dag.

Deze beschikbaarheden kunnen elkaar aanvullen of tijdelijk van elkaar afwijken. Daarom is het belangrijk om bij het roosteren niet alleen naar het standaardpatroon te kijken, maar ook naar school, vakantieperiodes en dagspecifieke aanpassingen.

Beschikbaarheid is een belangrijk hulpmiddel bij het maken van het rooster, maar moet altijd samen worden beoordeeld met afwezigheden, diensten, ervaring, locatie, afdeling en eventuele waarschuwingen.

Waarom beschikbaarheid belangrijk is bij roosteren

Beschikbaarheid helpt om medewerkers passend in te plannen.

Een goede controle voorkomt bijvoorbeeld:

Medewerkers die buiten hun beschikbaarheid worden ingepland.
Medewerkers die niet kunnen werken op de geplande tijd.
Conflicten met schooltijden.
Conflicten met vakantieplanning.
Conflicten met afwezigheden.
Onnodige roosterwijzigingen na publicatie.
Open diensten die te laat worden ingevuld.
Onjuiste verwachtingen bij medewerkers.
Extra communicatie tussen planner en medewerker.

Controleer beschikbaarheid daarom vóór het koppelen van een medewerker aan een dienst en vóór publicatie van het rooster.

Soorten beschikbaarheid

Binnen Scope Workforce Planner zijn er vier soorten beschikbaarheid:

Basisbeschikbaarheid.
Schoolbeschikbaarheid.
Vakantieplanning.
Aangepaste beschikbaarheid per dag.

Deze soorten beschikbaarheid helpen om verschillende situaties goed te verwerken in de planning.

Gebruik bij het roosteren altijd de beschikbaarheid die van toepassing is op de medewerker, datum en periode.

Basisbeschikbaarheid

Basisbeschikbaarheid geeft aan wanneer een medewerker normaal gesproken beschikbaar is om te werken.

Dit is de standaardbeschikbaarheid die wordt gebruikt als uitgangspunt voor de planning.

Voorbeelden:

Een medewerker is standaard beschikbaar op maandagavond.
Een medewerker is standaard niet beschikbaar op woensdag.
Een medewerker kan normaal gesproken alleen in het weekend werken.
Een medewerker is op vaste dagen inzetbaar.
Een medewerker is op vaste tijdvakken inzetbaar.

Gebruik basisbeschikbaarheid als eerste controle bij het plannen van medewerkers.

Let op: basisbeschikbaarheid is niet altijd de enige beschikbaarheid die geldt. Controleer ook schoolbeschikbaarheid, vakantieplanning en aangepaste beschikbaarheid per dag.

Schoolbeschikbaarheid

Schoolbeschikbaarheid geeft aan wanneer een medewerker naar school gaat of door schooltijden niet beschikbaar is.

Dit is vooral relevant voor medewerkers die hun werk combineren met school, opleiding of studie.

Controleer bij schoolbeschikbaarheid:

Op welke dagen de medewerker naar school gaat.
Welke tijdvakken door school geblokkeerd zijn.
Of de dienst buiten schooltijd valt.
Of de medewerker na schooltijd nog inzetbaar is.
Of schooltijden afwijken per periode.
Of de schoolbeschikbaarheid past bij de geplande dienst.

Plan een medewerker niet in op momenten waarop schoolbeschikbaarheid aangeeft dat de medewerker niet inzetbaar is.

Vakantieplanning

Vakantieplanning geeft aan wanneer medewerkers tijdens vakantieperiodes beschikbaar of juist niet beschikbaar zijn.

Dit kan afwijken van de normale basisbeschikbaarheid of schoolbeschikbaarheid.

Vakantieplanning is belangrijk omdat medewerkers tijdens vakanties vaak anders inzetbaar zijn dan in normale weken.

Voorbeelden:

Een medewerker is tijdens schoolvakantie extra beschikbaar.
Een medewerker is tijdens vakantie juist niet beschikbaar.
Een medewerker heeft tijdelijk andere werkdagen.
Een medewerker kan in vakantieperiodes meer uren werken.
Een medewerker kan in vakantieperiodes minder uren werken.
Een medewerker heeft in drukke seizoenen andere beschikbaarheid.

Controleer vakantieplanning vooral bij roosters in vakantieperiodes, feestdagen, schoolvakanties en drukke seizoenen.

Aangepaste beschikbaarheid per dag

Aangepaste beschikbaarheid per dag is beschikbaarheid die voor een specifieke dag afwijkt van het normale patroon.

Dit kan gebruikt worden wanneer een medewerker op één bepaalde dag anders beschikbaar is dan normaal.

Voorbeelden:

Een medewerker kan eenmalig eerder beginnen.
Een medewerker kan eenmalig niet werken.
Een medewerker is op een specifieke dag alleen in de ochtend beschikbaar.
Een medewerker is op een specifieke dag extra beschikbaar.
Een medewerker heeft op één dag een afwijkend tijdvak opgegeven.
Een medewerker is op één specifieke dag later beschikbaar dan normaal.

Controleer aangepaste beschikbaarheid per dag altijd bij het roosteren van specifieke dagen.

Een aangepaste beschikbaarheid kan belangrijker zijn dan het normale patroon, omdat deze voor een concrete datum geldt.

Welke beschikbaarheid gebruikt u bij het roosteren?

Controleer beschikbaarheid altijd in samenhang.

Een medewerker kan bijvoorbeeld:

Volgens de basisbeschikbaarheid beschikbaar zijn.
Door schoolbeschikbaarheid toch niet beschikbaar zijn.
Door vakantieplanning tijdelijk extra beschikbaar zijn.
Door aangepaste beschikbaarheid op één specifieke dag afwijken van het normale patroon.
Door afwezigheid alsnog niet inzetbaar zijn.

Gebruik daarom niet alleen het standaardpatroon. Controleer altijd de beschikbaarheid die geldt voor de gekozen datum, dienst en periode.

Rooster openen

U controleert beschikbaarheid vanuit het rooster.

Stappen

Open Scope Workforce Planner.
Log in met uw e-mailadres en wachtwoord.
Klik in het linkermenu op Rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste dag, week of maand.
Zoek de medewerker of dienst waarvoor u beschikbaarheid wilt beoordelen.

Welke beschikbaarheid, medewerkers en diensten zichtbaar zijn, hangt af van uw rol, rechten, locatie, afdeling, filters, roosterstatus en inrichting.

Beschikbaarheid zichtbaar in het rooster

Afhankelijk van uw inrichting kan beschikbaarheid zichtbaar zijn op meerdere plekken in het rooster.

Voorbeelden:

Bij de medewerkerselectie.
In het medewerkerpaneel.
Bij een medewerkerregel.
Bij het koppelen van een medewerker aan een dienst.
Bij het toewijzen van een open dienst.
Bij inschrijvingen op open diensten.
Via signaleringen of waarschuwingen.
In combinatie met matrix-inzicht Medewerker.

Controleer altijd de actuele beschikbaarheid voordat u een medewerker inplant.

Beschikbaarheid bij medewerkerselectie

Wanneer u een medewerker aan een dienst koppelt, kan in de medewerkerselectie informatie zichtbaar zijn zoals:

Medewerker.
Uurloon.
Beschikbaar.
Ervaring.
BHV.

Gebruik het veld Beschikbaar om te beoordelen of de medewerker inzetbaar is voor de dienst.

Let op: beschikbaarheid is één van de controles. Controleer daarnaast ook afwezigheid, ervaring, locatie, afdeling, overlap en eventuele waarschuwingen.

Beschikbaarheid controleren vóór het koppelen

Controleer vóór het koppelen van een medewerker aan een dienst:

Is de medewerker volgens de basisbeschikbaarheid beschikbaar?
Heeft de medewerker schoolbeschikbaarheid op deze dag of tijd?
Geldt er vakantieplanning voor deze periode?
Is er aangepaste beschikbaarheid voor deze specifieke dag?
Dekt de beschikbaarheid de volledige dienst?
Is de medewerker niet afwezig?
Heeft de medewerker geen overlappende dienst?
Is de medewerker gekoppeld aan de juiste locatie?
Is de medewerker gekoppeld aan de juiste afdeling?
Heeft de medewerker de juiste ervaring of functie?
Zijn er waarschuwingen of signaleringen?

Plan een medewerker alleen in wanneer de planning past bij de actuele beschikbaarheid en inzetbaarheid.

Beschikbaar versus niet beschikbaar

Een medewerker kan beschikbaar of niet beschikbaar zijn voor een bepaalde dag of tijd.

Beschikbaar

Een beschikbare medewerker kan in principe ingepland worden, mits ook de andere controles kloppen.

Controleer daarnaast nog steeds:

Afwezigheid.
Overlap met andere diensten.
Ervaring of functie.
Locatie en afdeling.
Eventuele ATW-meldingen.
Contracturen of urenopbouw, indien relevant.

Niet beschikbaar

Een niet beschikbare medewerker is niet zonder meer geschikt voor de dienst.

Controleer in dat geval:

Welke soort beschikbaarheid dit veroorzaakt.
Of de medewerker niet beschikbaar is door basisbeschikbaarheid.
Of de medewerker niet beschikbaar is door schoolbeschikbaarheid.
Of de medewerker niet beschikbaar is door vakantieplanning.
Of er aangepaste beschikbaarheid voor deze dag geldt.
Of de dienst overlapt met de niet-beschikbaarheid.
Of er een andere medewerker beschikbaar is.
Of overleg nodig is met de medewerker of manager.
Of de planning aangepast moet worden.

Plan een niet beschikbare medewerker alleen in wanneer dit inhoudelijk klopt en binnen uw organisatie is toegestaan.

Gedeeltelijke beschikbaarheid

Een medewerker kan voor een deel van de dag beschikbaar zijn.

Voorbeeld:

Beschikbaar van 09:00 tot 13:00.
Niet beschikbaar na 13:00.
Beschikbaar in de avond.
Alleen beschikbaar in een bepaald tijdvak.

Controleer bij gedeeltelijke beschikbaarheid of de dienst volledig binnen het beschikbare tijdvak valt.

Let daarbij op:

Starttijd.
Eindtijd.
Pauze.
Eventuele uitloop.
Overlap met andere diensten.
Afwezigheid op hetzelfde moment.
Schooltijd of andere blokkades.
Dagspecifieke aanpassingen.

Een dienst die deels buiten beschikbaarheid valt, moet extra worden beoordeeld.

Beschikbaarheid bij open diensten

Bij open diensten is beschikbaarheid belangrijk om een geschikte medewerker te kiezen.

Controleer vóór het toewijzen van een open dienst:

Welke medewerkers beschikbaar zijn.
Welke medewerkers volgens basisbeschikbaarheid inzetbaar zijn.
Of er schoolbeschikbaarheid geldt.
Of er vakantieplanning geldt.
Of er aangepaste beschikbaarheid per dag geldt.
Welke medewerkers de juiste ervaring hebben.
Welke medewerkers niet afwezig zijn.
Welke medewerkers al zijn ingepland.
Welke medewerkers gekoppeld zijn aan de juiste locatie of afdeling.
Of er inschrijvingen zijn op de open dienst.

Meer uitleg vindt u in het artikel Open dienst toewijzen.

Beschikbaarheid bij inschrijvingen op open diensten

Een medewerker kan zich inschrijven op een open dienst, maar dat betekent niet altijd dat de medewerker zonder controle ingepland moet worden.

Controleer bij een inschrijving:

Of de medewerker beschikbaar is.
Welke beschikbaarheid van toepassing is.
Of de medewerker niet afwezig is.
Of de medewerker geen overlappende dienst heeft.
Of de medewerker de juiste ervaring of functie heeft.
Of de medewerker past bij de locatie en afdeling.

Meer uitleg vindt u in het artikel Inschrijvingen op open diensten beoordelen.

Beschikbaarheid en afwezigheid

Beschikbaarheid en afwezigheid zijn niet hetzelfde.

Beschikbaarheid geeft aan wanneer een medewerker inzetbaar kan zijn.

Afwezigheid geeft aan dat een medewerker niet beschikbaar is door bijvoorbeeld verlof, ziekte of een andere afwezigheidsregistratie.

Controleer daarom altijd beide:

Beschikbaarheid.
Afwezigheid.

Een medewerker kan beschikbaar lijken, maar toch afwezig zijn door verlof of ziekte.

Meer uitleg vindt u in het artikel Afwezigheden herkennen in het rooster.

Beschikbaarheid en ervaring

Een medewerker die beschikbaar is, is niet automatisch geschikt voor iedere dienst.

Controleer daarom ook de ervaring of functie van de dienst.

Voorbeelden van ervaringen of functies zijn:

Bediening.
Keuken.
Kassieres.
Aanvulploeg.
Etage.
Consumptie.

Gebruik het matrix-inzicht Ervaring wanneer u wilt controleren of de juiste functiebezetting aanwezig is.

Beschikbaarheid en locatie of afdeling

Een medewerker kan beschikbaar zijn, maar niet gekoppeld zijn aan de juiste locatie of afdeling.

Controleer daarom:

De locatie van de dienst.
De afdeling van de dienst.
De standplaats van de medewerker.
Eventuele koppelingen aan meerdere locaties.
Eventuele afdelingskoppelingen.

Ziet u een medewerker niet in de selectie? Controleer dan locatie, afdeling, standplaatsinstellingen, filters en rechten.

Beschikbaarheid in dagweergave

De dagweergave is geschikt om beschikbaarheid op één specifieke dag te beoordelen.

Gebruik de dagweergave wanneer u wilt controleren:

Welke medewerkers vandaag beschikbaar zijn.
Welke medewerkers vandaag niet beschikbaar zijn.
Welke medewerkers al zijn ingepland.
Welke open diensten nog ingevuld moeten worden.
Of beschikbaarheid past bij start- en eindtijden.
Of aangepaste beschikbaarheid per dag geldt.
Of er afwezigheden of conflicten zijn.

Deze weergave is vooral handig voor dagelijkse sturing.

Beschikbaarheid in weekweergave

De weekweergave is geschikt om beschikbaarheid over meerdere dagen te beoordelen.

Gebruik de weekweergave wanneer u wilt controleren:

Of medewerkers gedurende de week passend zijn ingepland.
Of basisbeschikbaarheid logisch aansluit op de roosterweek.
Of schoolbeschikbaarheid invloed heeft op de planning.
Of vakantieplanning van toepassing is.
Of open diensten nog ingevuld moeten worden.
Of beschikbaarheid op meerdere dagen logisch aansluit.
Of medewerkers niet te vaak of te lang worden ingepland.
Of week- en dagtotalen logisch blijven.

Deze weergave is vooral handig vóór publicatie van een roosterweek.

Beschikbaarheid in matrix-inzicht Medewerker

In het matrix-inzicht Medewerker staan medewerkers centraal.

Gebruik dit inzicht wanneer u wilt controleren:

Wanneer een medewerker beschikbaar is.
Wanneer een medewerker niet beschikbaar is.
Wanneer een medewerker is ingepland.
Of een medewerker dubbel is ingepland.
Of een medewerker afwezig is.
Of een medewerker nog ruimte heeft voor een open dienst.

Dit inzicht is handig wanneer u vanuit medewerkers plant.

Beschikbaarheid in matrix-inzicht Ervaring

In het matrix-inzicht Ervaring staan ervaringen, functies of functiegebieden centraal.

Gebruik dit inzicht wanneer u wilt controleren:

Welke diensten nog ingevuld moeten worden.
Welke ervaring of functie nodig is.
Welke medewerkers beschikbaar zijn voor een bepaalde functie.
Of open diensten per ervaring nog toegewezen moeten worden.
Of beschikbare medewerkers ook de juiste ervaring hebben.

Dit inzicht is handig wanneer u vanuit bezettingsbehoefte plant.

Beschikbaarheid en ATW-meldingen

Afhankelijk van uw inrichting kunnen ATW-meldingen zichtbaar zijn in het rooster.

Een medewerker kan beschikbaar zijn, maar alsnog een waarschuwing krijgen door arbeidstijden, rusttijden of andere signaleringen.

Controleer daarom ook:

Arbeidstijd.
Rusttijd.
Overlap met andere diensten.
Totale uren.
Eventuele waarschuwingen bij de dienst of medewerker.

ATW-meldingen zijn signaleringen. Beoordeel altijd de inhoud van de melding en de context van de planning.

Beschikbaarheid en roosterweergave-instellingen

Als beschikbaarheid of signaleringen niet goed zichtbaar zijn, controleer dan de roosterweergave-instellingen.

Afhankelijk van uw inrichting kunnen deze instellingen invloed hebben op wat zichtbaar is:

Toon alleen ingeplande medewerkers.
Diensten op andere afdelingen tonen.
Toon medewerkers standplaats.
Toon alleen medewerkers van huidige standplaats.
Toon geplande werktijden.
Toon totale pauzetijd.
Toon ervaring.
Toon totaal gewerkte uren.
Toon ATW-meldingen.

Controleer daarnaast filters, sortering, matrix-inzicht, locatie, afdeling en rechten.

Beschikbaarheid en templates

Als u templates gebruikt, controleer dan na het toepassen van een template of de medewerkers nog beschikbaar zijn.

Een template kan diensten of medewerkers bevatten die eerder logisch waren, maar in de nieuwe periode niet meer passen.

Controleer na templategebruik:

Of medewerkers nog actief zijn.
Of medewerkers volgens basisbeschikbaarheid beschikbaar zijn.
Of schoolbeschikbaarheid invloed heeft.
Of vakantieplanning van toepassing is.
Of er aangepaste beschikbaarheid per dag is.
Of medewerkers niet afwezig zijn.
Of medewerkers nog aan de juiste locatie of afdeling zijn gekoppeld.
Of medewerkers de juiste ervaring of functie hebben.
Of open diensten nog toegewezen moeten worden.

Een template is een hulpmiddel, maar vervangt de controle op beschikbaarheid niet.

Beschikbaarheid en publicatie

Controleer beschikbaarheid altijd vóór publicatie van het rooster.

Controleer minimaal:

Zijn medewerkers beschikbaar voor hun diensten?
Zijn niet-beschikbare medewerkers toch ingepland?
Is basisbeschikbaarheid gecontroleerd?
Is schoolbeschikbaarheid gecontroleerd?
Is vakantieplanning gecontroleerd?
Is aangepaste beschikbaarheid per dag gecontroleerd?
Zijn afwezigheden verwerkt?
Zijn open diensten nog open of toegewezen?
Zijn waarschuwingen gecontroleerd?
Kloppen de dag- en weektotalen?

Publiceer het rooster pas wanneer beschikbaarheid inhoudelijk is beoordeeld.

Vergrendeld rooster

Een rooster kan vergrendeld zijn.

Als een rooster vergrendeld is, kunnen diensten niet zomaar worden aangepast.

Afhankelijk van uw rechten en de inrichting van uw organisatie kan het dan niet mogelijk zijn om:

Een medewerker aan een dienst te koppelen.
Een medewerker van een dienst te wijzigen.
Een open dienst toe te wijzen.
Een dienst aan te maken.
Een dienst te wijzigen.
Een dienst te verwijderen.
Een template toe te passen.
Een splitdienst toe te voegen.

Ziet u dat u een roosterconflict door beschikbaarheid niet kunt oplossen? Controleer dan eerst of het rooster vergrendeld is.

Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager als het rooster aangepast moet worden.

Controlelijst beschikbaarheid

Gebruik deze controlelijst bij het maken of controleren van het rooster:

Is de medewerker volgens de basisbeschikbaarheid beschikbaar?
Heeft de medewerker schoolbeschikbaarheid op deze dag of tijd?
Geldt er vakantieplanning voor deze periode?
Is er aangepaste beschikbaarheid voor deze specifieke dag?
Dekt de beschikbaarheid de volledige dienst?
Is de medewerker niet afwezig?
Heeft de medewerker geen overlappende dienst?
Is de medewerker gekoppeld aan de juiste locatie?
Is de medewerker gekoppeld aan de juiste afdeling?
Heeft de medewerker de juiste ervaring of functie?
Zijn ATW-meldingen gecontroleerd?
Zijn roosterweergave-instellingen en filters correct?
Moet het rooster opnieuw gepubliceerd worden?

Veelvoorkomende situaties

Een medewerker is beschikbaar, maar ik kan deze niet selecteren

Controleer locatie, afdeling, standplaatsinstellingen, filters, rechten en eventuele medewerkerkoppelingen.

Controleer ook of de medewerker actief is.

Een medewerker staat op niet beschikbaar

Controleer welke beschikbaarheid dit veroorzaakt. Dit kan komen door basisbeschikbaarheid, schoolbeschikbaarheid, vakantieplanning of aangepaste beschikbaarheid per dag.

Controleer ook of er sprake is van afwezigheid.

De medewerker is beschikbaar maar ook afwezig

Controleer de afwezigheidsregistratie. Afwezigheid kan voorrang hebben op beschikbaarheid.

De beschikbaarheid wijkt af van normaal

Controleer of er schoolbeschikbaarheid, vakantieplanning of aangepaste beschikbaarheid per dag geldt.

Een afwijking kan bewust zijn en specifiek gelden voor de gekozen periode of datum.

Beschikbaarheid lijkt niet te kloppen

Controleer of u de juiste datum, week, locatie, afdeling en medewerker bekijkt.

Controleer ook of u naar de juiste soort beschikbaarheid kijkt.

Ik zie geen beschikbaarheidsinformatie

Controleer uw rol, rechten, roosterweergave-instellingen, filters en inrichting.

Een open dienst heeft geen geschikte medewerkers

Controleer ervaring, locatie, afdeling, beschikbaarheid en afwezigheid. Overweeg de dienst open te laten of opnieuw te beoordelen.

Na publicatie blijkt een medewerker niet beschikbaar

Controleer of het rooster aangepast en opnieuw gepubliceerd moet worden. Stem intern af wie de medewerker informeert.

Ik zie andere beschikbaarheid dan mijn collega

Dit kan komen door verschil in rol, rechten, locatie, afdeling, filters, matrix-inzicht, roosterweergave of inrichting.

Aanbevolen vervolgartikelen

Lees na dit artikel ook:

Rooster openen en gebruiken.
Medewerker aan een dienst koppelen.
Open dienst toewijzen.
Inschrijvingen op open diensten beoordelen.
Afwezigheden herkennen in het rooster.
Rooster controleren voor publicatie.
Rooster publiceren en depubliceren.
Roosterweergave-instellingen gebruiken.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via: support@scopeworkforceplanner.com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

Uw organisatie.
Uw naam.
Welke locatie is geselecteerd.
Welke afdeling is geselecteerd.
Welke datum of week het betreft.
Welke medewerker het betreft.
Welke dienst het betreft.
Welke beschikbaarheid u verwacht.
Welke beschikbaarheid u daadwerkelijk ziet.
Om welk soort beschikbaarheid het gaat.
Welke roosterweergave u gebruikt.
Welk matrix-inzicht actief is.
Welke filters of roosterweergave-instellingen actief zijn.
Of het rooster vergrendeld is.
Een schermafbeelding, indien mogelijk.