Templates gebruiken in het rooster

In dit artikel leest u hoe u templates gebruikt binnen het rooster van Scope Workforce Planner.

In dit artikel leest u hoe u templates gebruikt binnen het rooster van Scope Workforce Planner.

Met templates kunt u sneller een rooster opbouwen op basis van één of meerdere standaardweken. Dit is handig wanneer u regelmatig met vergelijkbare diensten, tijden, open diensten of bezettingspatronen werkt.

Roostermakers, planners, managers en beheerders loggen in via de roosteromgeving van Scope Workforce Planner.

Wat is een roostertemplate?

Een roostertemplate is een opgeslagen basisplanning die opnieuw gebruikt kan worden.

Een template kan bestaan uit één standaardweek, maar ook uit meerdere standaardweken. Zo kunt u bijvoorbeeld werken met een weekreeks van 2 weken of 4 weken.

Dit is handig wanneer uw rooster niet iedere week exact hetzelfde is, maar wel volgens een vast patroon terugkomt.

Een template kan bijvoorbeeld bestaan uit:

Standaarddiensten.
Start- en eindtijden.
Pauzes.
Ervaringen of functies.
Open diensten.
Terugkerende bezettingsbehoefte.
Een basisindeling per dag of week.
Een reeks van meerdere standaardweken.

Templates helpen om minder handmatig werk te doen en roosters consistenter op te bouwen.

Wanneer gebruikt u een template?

Gebruik een template wanneer u vaker met dezelfde of vergelijkbare planning werkt.

Voorbeelden:

Iedere week is de basisbezetting grotendeels hetzelfde.
De planning volgt een patroon van meerdere weken.
Er zijn vaste diensten per afdeling.
Er is een standaardbezetting per dag.
U wilt een roosterweek sneller opbouwen.
U wilt minder handmatig diensten invoeren.
U wilt een eerder roosterpatroon opnieuw gebruiken.

Controleer na het toepassen van een template altijd of de planning nog klopt voor de geselecteerde periode.

Templates met meerdere standaardweken

Templates kunnen worden opgebouwd met meerdere standaardweken.

Voorbeelden:

Een template met 1 standaardweek.
Een template met 2 standaardweken.
Een template met 4 standaardweken.

Een weekreeks is handig wanneer de planning volgens een vast terugkerend patroon werkt.

Voorbeeld:

Week 1 heeft een bepaalde basisbezetting.
Week 2 wijkt af van week 1.
Na week 2 begint het patroon opnieuw.

Bij een reeks van 4 weken kan iedere standaardweek een eigen patroon hebben. Na de vierde week begint de reeks opnieuw, afhankelijk van hoe de template wordt toegepast.

Gebruik een meerweekse template wanneer uw organisatie werkt met terugkerende roosterpatronen over meerdere weken.

Rooster openen

U gebruikt templates vanuit het rooster.

Stappen

Open Scope Workforce Planner.
Log in met uw e-mailadres en wachtwoord.
Klik in het linkermenu op Rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste dag, week of maand.
Controleer of u in de juiste roosterweergave werkt.

Welke templatefuncties beschikbaar zijn, hangt af van uw rol, rechten, roosterstatus, locatie, afdeling en inrichting.

Templatefuncties in het rooster

Afhankelijk van uw inrichting ziet u in het rooster bijvoorbeeld de volgende opties:

Template toepassen.
Selecteer template.
Template opslaan.

Met Template toepassen gebruikt u een bestaande template in het rooster.

Met Selecteer template kiest u welke template u wilt gebruiken.

Met Template opslaan slaat u een bestaande planning op als template, afhankelijk van uw rechten.

Controle vóór het toepassen van een template

Controleer vóór u een template toepast altijd:

Of u in de juiste periode werkt.
Of de juiste locatie is geselecteerd.
Of de juiste afdeling is geselecteerd.
Of het rooster niet vergrendeld is.
Of de juiste template is geselecteerd.
Of de template past bij de gekozen periode.
Of de juiste standaardweek uit de reeks wordt gebruikt.
Of er al roosters bestaan op de dagen waarop u de template wilt toepassen.
Of u voldoende rechten heeft om de template toe te passen.

Zo voorkomt u dat een template op een verkeerde week, locatie of afdeling wordt toegepast.

Vergrendeld rooster

Een rooster kan vergrendeld zijn.

Als een rooster vergrendeld is, kunnen diensten niet zomaar worden aangepast.

Afhankelijk van uw rechten en de inrichting van uw organisatie kan het dan niet mogelijk zijn om:

Een template toe te passen.
Een template op te slaan.
Diensten uit een template toe te voegen.
Een dienst aan te maken.
Een dienst te wijzigen.
Een dienst te verwijderen.
Een medewerker aan een dienst te koppelen.
Een open dienst toe te wijzen.

Ziet u dat u geen template kunt toepassen of opslaan? Controleer dan eerst of het rooster vergrendeld is.

Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager als het rooster aangepast moet worden.

Template toepassen

Gebruik Template toepassen om een bestaande template in het rooster te plaatsen.

Templates worden standaard ingeladen op dagen waarop nog geen rooster bestaat.

Dit betekent dat bestaande roosterdagen niet zomaar worden overschreven wanneer daar al een rooster aanwezig is.

Stappen

Open het rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste dag, week of maand.
Controleer of het rooster bewerkbaar is.
Kies Selecteer template.
Selecteer de gewenste template.
Klik op Template toepassen.
Controleer welke dagen zijn gevuld.
Controleer de geplaatste diensten.
Pas waar nodig diensten, medewerkers, tijden of open diensten aan.

Na het toepassen van een template staat de basisplanning in het rooster op dagen waar nog geen rooster aanwezig was.

Template selecteren

Wanneer er meerdere templates beschikbaar zijn, kiest u eerst welke template u wilt gebruiken.

Controleer bij het selecteren:

Of de naam van de template klopt.
Of de template bedoeld is voor de juiste locatie.
Of de template bedoeld is voor de juiste afdeling.
Of de template past bij de gekozen periode.
Of de template actueel is.
Of de template overeenkomt met de gewenste bezetting.
Of de template bestaat uit één standaardweek of meerdere standaardweken.

Gebruik geen template als u twijfelt of deze nog actueel is.

Bestaande roosters en templates

Templates worden standaard ingeladen op dagen waarop nog geen rooster bestaat.

Daardoor worden bestaande roosterdagen niet automatisch vervangen wanneer daar al diensten aanwezig zijn.

Controleer na het toepassen altijd:

Welke dagen door de template zijn gevuld.
Welke dagen al een rooster hadden.
Of alle gewenste dagen zijn aangemaakt.
Of er nog lege dagen overblijven.
Of de juiste standaardweek uit de reeks is toegepast.
Of de geplaatste diensten logisch aansluiten op de gekozen periode.

Heeft een dag al een rooster, dan wordt de template daar standaard niet opnieuw overheen geladen.

Wilt u een bestaande roosterdag aanpassen? Dan doet u dit via de normale roosteracties, zoals diensten wijzigen, verwijderen of opnieuw aanmaken.

Template opslaan

Afhankelijk van uw rechten kunt u een bestaand rooster of een basisplanning opslaan als template.

Gebruik Template opslaan wanneer u een planning later opnieuw wilt gebruiken.

Stappen

Open het rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste periode.
Controleer of de planning geschikt is als basis.
Klik op Template opslaan, indien beschikbaar.
Geef de template een duidelijke naam.
Sla de template op.

Gebruik een herkenbare naam, zodat andere gebruikers begrijpen waarvoor de template bedoeld is.

Goede naam voor een template

Kies een duidelijke naam voor een template.

Voorbeelden:

Basisrooster Bediening.
Weekrooster Keuken.
Tweewekelijks rooster Receptie.
Vierwekelijks standaardrooster.
Weekendbezetting.
Standaardrooster Laagseizoen.
Standaardrooster Hoogseizoen.

Een goede naam voorkomt dat gebruikers per ongeluk de verkeerde template toepassen.

Wat controleert u na het toepassen?

Controleer na het toepassen van een template altijd of het rooster klopt.

Controleer minimaal:

Of de juiste dagen zijn gevuld.
Of alle diensten op de juiste datum staan.
Of starttijden en eindtijden kloppen.
Of pauzes correct zijn ingevuld.
Of de juiste ervaring of functie is gekoppeld.
Of de juiste locatie is gebruikt.
Of de juiste afdeling is gebruikt.
Of medewerkers correct zijn gekoppeld.
Of open diensten bewust open staan.
Of beschikbaarheden zijn gecontroleerd.
Of afwezigheden zijn verwerkt.
Of waarschuwingen zijn beoordeeld.
Of bestaande roosterdagen bewust niet zijn overschreven.

Een template is een hulpmiddel, geen definitieve controle.

Medewerkers in templates

Afhankelijk van uw inrichting kan een template diensten met of zonder medewerkers bevatten.

Controleer altijd of medewerkers nog geschikt zijn voor de geselecteerde periode.

Let op:

Is de medewerker beschikbaar?
Is de medewerker afwezig?
Is de medewerker nog actief?
Is de medewerker gekoppeld aan de juiste locatie?
Is de medewerker gekoppeld aan de juiste afdeling?
Heeft de medewerker de juiste ervaring of functie?
Ontstaat er overlap met andere diensten?

Wanneer medewerkers niet zeker zijn, kan het beter zijn om diensten als open diensten te gebruiken.

Open diensten in templates

Een template kan open diensten bevatten.

Open diensten zijn handig wanneer de bezettingsbehoefte bekend is, maar de medewerker nog niet.

Controleer na het toepassen van een template:

Welke open diensten zijn toegevoegd.
Of deze open diensten bewust open blijven.
Of open diensten nog toegewezen moeten worden.
Of de juiste ervaring of functie is gekoppeld.
Of starttijd, eindtijd en pauze kloppen.
Of open diensten vóór publicatie moeten worden ingevuld.

Meer uitleg vindt u in het artikel Open diensten gebruiken.

Ervaringen en functies in templates

Controleer na het toepassen van een template of de juiste ervaringen of functies zijn gekoppeld.

Dit is vooral belangrijk wanneer u werkt met het matrix-inzicht Ervaring.

Controleer bijvoorbeeld:

Zijn diensten gekoppeld aan de juiste ervaring?
Zijn er diensten zonder ervaring?
Past de ervaring bij de afdeling?
Zijn medewerkers geschikt voor de gekoppelde ervaring?
Zijn open diensten duidelijk genoeg om toe te wijzen?

Een dienst zonder juiste ervaring kan lastiger te controleren of toe te wijzen zijn.

Template aanpassen

Een template kan mogelijk worden aangepast door een bestaande template opnieuw op te slaan of door een nieuwe template te maken, afhankelijk van uw inrichting.

Pas een template alleen aan wanneer u zeker weet dat de wijziging ook voor toekomstig gebruik correct is.

Controleer vóór het aanpassen:

Of de template nog gebruikt wordt.
Voor welke locatie de template bedoeld is.
Voor welke afdeling de template bedoeld is.
Of andere gebruikers deze template ook gebruiken.
Of de naam nog duidelijk is.
Of de nieuwe diensten logisch zijn.
Of het aantal standaardweken nog klopt.
Of de weekreeks nog past bij het roosterpatroon.

Twijfelt u? Maak dan liever een nieuwe template met een duidelijke naam.

Effect op totalen

Het toepassen van een template kan invloed hebben op totalen en stuurinformatie.

Afhankelijk van uw inrichting kunnen onder andere veranderen:

Geplande uren.
Loonkosten.
Gemiddeld uurloon.
Productiviteit.
Aantal diensten.
Aantal open diensten.
Aantal ingeplande medewerkers.
Bezetting per ervaring of afdeling.

Controleer deze totalen vooral wanneer u het rooster wilt publiceren.

Let op: totalen moeten altijd de werkelijkheid volgen. Een template mag niet leiden tot dubbele telling van uren.

Roosterweergave-instellingen controleren

Als u diensten uit een template niet goed ziet, controleer dan de roosterweergave-instellingen.

Afhankelijk van uw inrichting kunnen deze instellingen invloed hebben op wat zichtbaar is:

Toon alleen ingeplande medewerkers.
Diensten op andere afdelingen tonen.
Toon medewerkers standplaats.
Toon alleen medewerkers van huidige standplaats.
Toon geplande werktijden.
Toon totale pauzetijd.
Toon ervaring.
Toon totaal gewerkte uren.
Toon ATW-meldingen.

Controleer daarnaast filters, sortering, matrix-inzicht, locatie, afdeling en rechten.

Rooster publiceren na templategebruik

Een rooster dat met een template is opgebouwd, moet nog steeds gecontroleerd worden vóór publicatie.

Controleer vóór publicatie:

Open diensten.
Medewerkerkoppelingen.
Beschikbaarheid.
Afwezigheden.
Starttijden en eindtijden.
Pauzes.
Ervaringen of functies.
Waarschuwingen.
Week- en dagtotalen.
Eventuele dubbele diensten.
Dagen waarop de template niet is ingeladen omdat daar al een rooster bestond.

Gebruik Publiceer pas wanneer het rooster inhoudelijk klopt.

Veelvoorkomende situaties

Ik zie geen template

Controleer of er templates zijn ingericht en of uw rol rechten heeft om templates te gebruiken.

Ik kan geen template toepassen

Controleer of het rooster vergrendeld is. In een vergrendeld rooster kunnen templates meestal niet worden toegepast.

Controleer daarnaast uw rechten en de geselecteerde locatie, afdeling en periode.

Ik zie de knop Template opslaan niet

Uw rol heeft mogelijk geen rechten om templates op te slaan of deze functie is niet beschikbaar binnen uw inrichting.

De template wordt niet op alle dagen ingeladen

Templates worden standaard ingeladen op dagen waarop nog geen rooster bestaat.

Controleer of er op de ontbrekende dagen al een rooster of diensten aanwezig zijn.

De verkeerde standaardweek lijkt toegepast

Controleer of de juiste periode is geselecteerd en of de template uit meerdere standaardweken bestaat.

Bij een meerweekse template kan de gekozen periode bepalen welke week uit de reeks wordt toegepast.

De verkeerde diensten zijn toegevoegd

Controleer of de juiste template, periode, locatie en afdeling zijn geselecteerd. Verwijder of wijzig onjuiste diensten als het rooster bewerkbaar is.

Er staan dubbele diensten in het rooster

Controleer of er al diensten stonden voordat de template werd toegepast.

Templates worden standaard alleen ingeladen op dagen waarop nog geen rooster bestaat, maar controleer altijd of er geen ongewenste diensten zijn ontstaan.

Medewerkers uit de template zijn niet beschikbaar

Controleer beschikbaarheid, afwezigheden en locatie- of afdelingskoppelingen. Pas de medewerkerkoppeling aan waar nodig.

Open diensten blijven open staan

Dit kan bewust zijn. Controleer of de open diensten nog toegewezen moeten worden vóór publicatie.

De totalen lijken niet te kloppen

Controleer of de juiste dagen zijn gevuld, of er bestaande roosterdagen waren en of u de juiste periode, locatie, afdeling, filters en matrix-inzicht gebruikt.

Aanbevolen vervolgartikelen

Lees na dit artikel ook:

Rooster openen en gebruiken.
Diensten aanmaken.
Diensten wijzigen of verwijderen.
Open diensten gebruiken.
Open dienst toewijzen.
Rooster publiceren en depubliceren.
Rooster controleren voor publicatie.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via: support@scopeworkforceplanner.com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

Uw organisatie.
Uw naam.
Welke locatie is geselecteerd.
Welke afdeling is geselecteerd.
Welke datum of week het betreft.
Welke template u probeert te gebruiken.
Of de template uit één of meerdere standaardweken bestaat.
Welke actie u probeert uit te voeren.
Of het rooster vergrendeld is.
Welke dagen wel of niet zijn gevuld.
Of er op de betreffende dagen al een rooster bestond.
Wat u verwacht te zien.
Wat u daadwerkelijk ziet.
Een schermafbeelding, indien mogelijk.