Splitdiensten gebruiken

In dit artikel leest u hoe u splitdiensten gebruikt binnen het rooster van Scope Workforce Planner.

In dit artikel leest u hoe u splitdiensten gebruikt binnen het rooster van Scope Workforce Planner.

Een splitdienst is een dienst die uit meerdere delen bestaat. Dit kan handig zijn wanneer een medewerker op één dag meerdere werkblokken heeft met een langere onderbreking ertussen.

Roostermakers, planners, managers en beheerders loggen in via de roosteromgeving van Scope Workforce Planner.

Wat is een splitdienst?

Een splitdienst is een dienst die wordt opgesplitst in meerdere dienstblokken.

Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt wanneer een medewerker op één dag werkt in twee aparte periodes, zoals:

Een ochtenddienst en avonddienst.
Twee losse werkblokken met een lange onderbreking.
Een dienst die opgedeeld moet worden voor betere urenregistratie.
Een dienst met verschillende werkzaamheden of ervaringen.
Een dienst die organisatorisch beter als losse delen wordt beheerd.

Gebruik splitdiensten alleen wanneer de dienst daadwerkelijk uit meerdere werkblokken bestaat.

Rooster openen

U gebruikt splitdiensten vanuit het rooster.

Stappen

Open Scope Workforce Planner.
Log in met uw e-mailadres en wachtwoord.
Klik in het linkermenu op Rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste dag, week of maand.
Zoek de dienst waarvoor u een splitdienst wilt gebruiken.

Welke acties beschikbaar zijn, hangt af van uw rol, rechten, roosterstatus, locatie, afdeling en inrichting.

Controle vóór het gebruiken van een splitdienst

Controleer vóór u een splitdienst toevoegt of gebruikt altijd:

Of u in de juiste periode werkt.
Of de juiste locatie is geselecteerd.
Of de juiste afdeling is geselecteerd.
Of u de juiste dienst heeft geselecteerd.
Of het rooster niet vergrendeld is.
Of een splitdienst functioneel nodig is.
Of de tijden van beide dienstblokken logisch zijn.
Of de medewerker beschikbaar is voor beide dienstblokken.
Of er geen overlap ontstaat met andere diensten.
Of u voldoende rechten heeft om de wijziging uit te voeren.

Zo voorkomt u onjuiste uren, dubbele planning of verwarring in het rooster.

Vergrendeld rooster

Een rooster kan vergrendeld zijn.

Als een rooster vergrendeld is, kunnen diensten niet zomaar worden aangepast.

Afhankelijk van uw rechten en de inrichting van uw organisatie kan het dan niet mogelijk zijn om:

Een splitdienst toe te voegen.
Een dienst op te splitsen.
Een dienst te wijzigen.
Een dienst te verwijderen.
Een medewerker aan een dienst te koppelen.
Een open dienst toe te wijzen.
Een dienst te kopiëren.
Een dienst te verplaatsen.

Ziet u dat u geen splitdienst kunt toevoegen? Controleer dan eerst of het rooster vergrendeld is.

Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager als het rooster aangepast moet worden.

Splitdienst toevoegen

Een splitdienst kan worden toegevoegd via het actiemenu van een dienst of roosterregel.

Dit menu wordt vaak weergegeven met drie puntjes of een tandwiel.

Stappen

Open het rooster.
Zoek de juiste dienst of roosterregel.
Open het actiemenu.
Klik op Splitdienst toevoegen of Opsplitsen.
Vul de gegevens van het extra dienstblok in.
Controleer de tijden, pauze, ervaring en medewerker.
Sla de wijziging op.

De exacte benaming en werkwijze kunnen per roosterweergave en inrichting verschillen.

Gegevens van een splitdienst invullen

Bij een splitdienst vult u de gegevens van het extra dienstblok in.

Afhankelijk van uw inrichting kunt u onder andere werken met:

Starttijd.
Eindtijd.
Pauze.
Ervaring of functie.
Medewerker.
Locatie.
Afdeling.
Gereden kilometers.
Opmerking.

Controleer of ieder dienstblok afzonderlijk klopt.

Tijden controleren

Controleer bij splitdiensten extra goed de tijden.

Let op:

Starttijd van het eerste dienstblok.
Eindtijd van het eerste dienstblok.
Starttijd van het tweede dienstblok.
Eindtijd van het tweede dienstblok.
De onderbreking tussen beide dienstblokken.
Eventuele overlap tussen dienstblokken.
Of de dienstblokken op de juiste dag staan.

Een fout in de tijden kan invloed hebben op uren, loonkosten, rapportages en exports.

Pauzes bij splitdiensten

Pauzes kunnen per dienstblok worden vastgelegd, afhankelijk van uw inrichting.

Controleer per dienstblok:

Of een pauze nodig is.
Of de pauzeduur klopt.
Of de pauze past bij de lengte van het dienstblok.
Of de totale geplande uren logisch zijn.

Let op: pauzes kunnen invloed hebben op het totaal aantal geplande uren.

Ervaring of functie bij splitdiensten

Een splitdienst kan dezelfde ervaring hebben als de oorspronkelijke dienst, maar dit hoeft niet altijd zo te zijn.

Controleer per dienstblok:

Of de juiste ervaring of functie is gekoppeld.
Of de medewerker past bij deze ervaring.
Of de dienst correct wordt getoond in het matrix-inzicht Ervaring.
Of er geen dienst zonder ervaring ontstaat, tenzij dit bewust is.

Dit is vooral belangrijk wanneer een medewerker op één dag verschillende werkzaamheden uitvoert.

Medewerker bij splitdiensten

Een splitdienst kan afhankelijk van de inrichting aan dezelfde medewerker gekoppeld zijn of apart worden beheerd.

Controleer altijd:

Of de juiste medewerker is gekoppeld.
Of de medewerker beschikbaar is voor alle dienstblokken.
Of er geen overlap ontstaat met andere diensten.
Of de medewerker aan de juiste locatie is gekoppeld.
Of de medewerker aan de juiste afdeling is gekoppeld.
Of de medewerker de juiste ervaring of functie heeft.

Wanneer nog geen medewerker bekend is, kan een dienstblok als open of lege dienst blijven staan.

Splitdienst wijzigen

Een splitdienst kan afhankelijk van uw rechten worden gewijzigd via het actiemenu van de betreffende dienst.

Stappen

Open het rooster.
Zoek het juiste dienstblok.
Open het actiemenu.
Klik op Wijzig of Dienst wijzigen.
Pas de gegevens aan.
Klik op Opslaan.

Controleer na het wijzigen of alle dienstblokken nog logisch op elkaar aansluiten.

Splitdienst verwijderen

Verwijder een splitdienst of dienstblok alleen wanneer dit onderdeel van de planning niet meer nodig is.

Stappen

Open het rooster.
Zoek het juiste dienstblok.
Open het actiemenu.
Klik op Verwijderen of Dienst verwijderen.
Controleer of u het juiste dienstblok verwijdert.
Bevestig de verwijdering, indien gevraagd.

Let op: het verwijderen van één dienstblok kan invloed hebben op de totale geplande uren en de bezetting.

Wanneer gebruikt u een splitdienst?

Gebruik een splitdienst bijvoorbeeld wanneer:

Een medewerker twee aparte werkblokken op één dag heeft.
Er een lange onderbreking tussen werkzaamheden zit.
Een dienst organisatorisch uit twee delen bestaat.
Een medewerker op één dag verschillende werkzaamheden uitvoert.
U de uren per dienstblok duidelijk wilt registreren.
De planning anders onduidelijk wordt.

Gebruik geen splitdienst wanneer een normale pauze voldoende is.

Wanneer gebruikt u géén splitdienst?

Gebruik geen splitdienst wanneer:

Het alleen om een korte pauze gaat.
De medewerker één doorlopende dienst werkt.
De tijden als één normale dienst geregistreerd kunnen worden.
Het opsplitsen geen functionele meerwaarde heeft.
Het rooster daardoor onnodig complex wordt.

In die gevallen is een normale dienst met pauze meestal voldoende.

Effect op totalen

Splitdiensten kunnen invloed hebben op totalen en stuurinformatie.

Afhankelijk van uw inrichting kunnen onder andere veranderen:

Geplande uren.
Pauzetijd.
Loonkosten.
Gemiddeld uurloon.
Productiviteit.
Aantal diensten.
Bezetting per ervaring.
Open diensten.

Controleer deze totalen vooral wanneer u het rooster wilt publiceren.

Let op: totalen moeten altijd de werkelijkheid volgen. Splitdiensten mogen niet leiden tot dubbele telling van uren.

Roosterweergave-instellingen controleren

Als u een splitdienst niet goed ziet, controleer dan de roosterweergave-instellingen.

Afhankelijk van uw inrichting kunt u bijvoorbeeld instellingen gebruiken zoals:

Toon geplande werktijden.
Toon totale pauzetijd.
Toon ervaring.
Toon totaal gewerkte uren.
Toon ATW-meldingen.
Diensten op andere afdelingen tonen.

Een splitdienst kan minder duidelijk zichtbaar zijn door actieve filters, sortering, matrix-inzicht of roosterweergave-instellingen.

Controle na toevoegen of wijzigen

Controleer na het toevoegen of wijzigen van een splitdienst altijd:

Of beide dienstblokken op de juiste datum staan.
Of starttijden en eindtijden kloppen.
Of pauzes correct zijn ingevuld.
Of de juiste ervaring of functie is gekoppeld.
Of de juiste medewerker is gekoppeld.
Of de medewerker beschikbaar is.
Of er geen overlap of conflict is.
Of de totale uren logisch zijn.
Of week- en dagtotalen logisch zijn bijgewerkt.
Of eventuele waarschuwingen zijn beoordeeld.

Controle vóór publicatie

Controleer vóór publicatie van het rooster:

Zijn splitdiensten bewust gebruikt?
Kloppen alle dienstblokken?
Zijn medewerkers correct gekoppeld?
Kloppen starttijden, eindtijden en pauzes?
Zijn beschikbaarheden gecontroleerd?
Zijn afwezigheden verwerkt?
Zijn open dienstblokken beoordeeld?
Kloppen week- en dagtotalen?
Zijn waarschuwingen beoordeeld?

Publiceer het rooster pas wanneer u zeker weet dat de planning klopt.

Veelvoorkomende situaties

Ik zie geen optie Splitdienst toevoegen

Controleer uw rechten, roosterstatus en actiemenu. De optie kan afhankelijk zijn van uw rol, inrichting of roosterweergave.

Ik kan geen splitdienst toevoegen

Controleer eerst of het rooster vergrendeld is. In een vergrendeld rooster kunnen splitdiensten niet worden toegevoegd of aangepast.

Controleer daarnaast of u voldoende rechten heeft.

De tijden overlappen

Controleer de starttijd en eindtijd van alle dienstblokken. Pas de tijden aan zodat er geen overlap ontstaat.

De uren kloppen niet

Controleer starttijd, eindtijd en pauze per dienstblok. Pauzes kunnen invloed hebben op de totale geplande uren.

De medewerker is niet beschikbaar

Controleer beschikbaarheid, afwezigheid en eventuele roosterbeperkingen voor alle dienstblokken.

Ik zie de splitdienst niet terug

Controleer de juiste periode, locatie, afdeling, matrix-inzicht, filters, sortering en roosterweergave-instellingen.

Ik heb per ongeluk een splitdienst aangemaakt

Verwijder het onjuiste dienstblok als u daarvoor rechten heeft, of neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager.

De splitdienst staat als open dienst

Er is waarschijnlijk nog geen medewerker gekoppeld aan één of meerdere dienstblokken. Selecteer een medewerker als de dienst toegewezen moet worden.

Aanbevolen vervolgartikelen

Lees na dit artikel ook:

Rooster openen en gebruiken.
Diensten aanmaken.
Diensten wijzigen of verwijderen.
Medewerker aan een dienst koppelen.
Open diensten gebruiken.
Open dienst toewijzen.
Rooster publiceren en depubliceren.
Rooster controleren voor publicatie.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via: support@scopeworkforceplanner.com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

Uw organisatie.
Uw naam.
Welke locatie is geselecteerd.
Welke afdeling is geselecteerd.
Welke datum of week het betreft.
Welke dienst of splitdienst het betreft.
Welke medewerker aan de dienst gekoppeld is.
Welke actie u probeert uit te voeren.
Of het rooster vergrendeld is.
Wat u verwacht te zien.
Wat u daadwerkelijk ziet.
Een schermafbeelding, indien mogelijk.