Open dienst toewijzen

In dit artikel leest u hoe u een open dienst toewijst aan een medewerker binnen Scope Workforce Planner.

In dit artikel leest u hoe u een open dienst toewijst aan een medewerker binnen Scope Workforce Planner.

Een open dienst is een dienst waarvoor nog geen medewerker is ingepland. Door een medewerker te selecteren wordt de open dienst toegewezen en onderdeel van het rooster van deze medewerker.

Roostermakers, planners, managers en beheerders loggen in via de roosteromgeving van Scope Workforce Planner.

Rooster openen

U wijst open diensten toe vanuit het rooster.

Stappen

Open Scope Workforce Planner.
Log in met uw e-mailadres en wachtwoord.
Klik in het linkermenu op Rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste dag, week of maand.
Zoek de open dienst die u wilt toewijzen.

Welke open diensten, medewerkers en acties zichtbaar zijn, hangt af van uw rol, rechten, roosterstatus, locatie, afdeling, filters en inrichting.

Controle vóór het toewijzen

Controleer vóór u een open dienst toewijst altijd:

Of u in de juiste periode werkt.
Of de juiste locatie is geselecteerd.
Of de juiste afdeling is geselecteerd.
Of u de juiste open dienst heeft geselecteerd.
Of het rooster niet vergrendeld is.
Of de dienst de juiste starttijd en eindtijd heeft.
Of de pauze klopt.
Of de juiste ervaring of functie is gekoppeld.
Of de medewerker beschikbaar is.
Of de medewerker niet afwezig is.
Of er geen overlap ontstaat met een andere dienst.

Zo voorkomt u foutieve planning, dubbele bezetting of onjuiste uren.

Vergrendeld rooster

Een rooster kan vergrendeld zijn.

Als een rooster vergrendeld is, kunnen open diensten niet zomaar worden aangepast of toegewezen.

Afhankelijk van uw rechten en de inrichting van uw organisatie kan het dan niet mogelijk zijn om:

Een open dienst toe te wijzen.
Een medewerker aan een open dienst te koppelen.
Een open dienst te wijzigen.
Een open dienst te verwijderen.
Een open dienst te kopiëren.
Een open dienst te verplaatsen.
Een splitdienst toe te voegen.

Ziet u dat u een open dienst niet kunt toewijzen? Controleer dan eerst of het rooster vergrendeld is.

Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager als het rooster aangepast moet worden.

Open dienst herkennen

Een open dienst is een dienst zonder gekoppelde medewerker.

In het rooster ziet u bij een open of lege dienst meestal een medewerkerselectie, bijvoorbeeld Selecteer. . . .

Afhankelijk van uw inrichting kan een open dienst ook herkenbaar zijn aan:

Een dienst zonder medewerkernaam.
Een open dienstblok.
Een lege medewerkerregel.
Een dienst binnen het matrix-inzicht Ervaring.
Een melding of widget op het dashboard.

Controleer altijd of u de juiste open dienst selecteert.

Medewerker selecteren

Bij een open dienst kunt u afhankelijk van uw rechten een medewerker selecteren.

Stappen

Open het rooster.
Zoek de open dienst.
Klik op de medewerkerselectie bij de dienst.
Zoek of selecteer de gewenste medewerker.
Controleer beschikbaarheid, ervaring en eventuele signaleringen.
Bevestig de selectie.
Controleer of de medewerker bij de dienst staat.

Na het selecteren van een medewerker is de open dienst toegewezen.

Medewerkerselectie gebruiken

Bij de medewerkerselectie kunt u afhankelijk van uw inrichting extra informatie zien.

Voorbeelden zijn:

Medewerker.
Uurloon.
Beschikbaarheid.
Ervaring.
BHV.

Gebruik deze informatie om te beoordelen of een medewerker geschikt is voor de dienst.

Kies niet alleen op beschikbaarheid. Controleer ook ervaring, locatie, afdeling, afwezigheid en eventuele signaleringen.

Beschikbaarheid controleren

Controleer vóór het toewijzen altijd of de medewerker beschikbaar is.

Een medewerker kan bijvoorbeeld:

Beschikbaar zijn.
Niet beschikbaar zijn.
Afwezig zijn.
Al ingepland zijn op een andere dienst.
Niet de juiste ervaring hebben.
Niet gekoppeld zijn aan de juiste locatie of afdeling.

Plan een medewerker alleen in wanneer de planning past bij de actuele informatie.

Afwezigheid controleren

Een medewerker kan afwezig zijn door verlof, ziekte of een andere afwezigheidsregistratie.

Controleer vóór het toewijzen:

Of er een afwezigheid op dezelfde datum staat.
Of de afwezigheid de hele dag geldt.
Of de afwezigheid een deel van de dag geldt.
Of de dienst overlapt met de afwezigheid.
Of de medewerker ondanks de afwezigheid ingepland mag worden.

Als een medewerker afwezig is, kies dan een andere medewerker of overleg met de verantwoordelijke manager.

Ervaring of functie controleren

Een open dienst kan gekoppeld zijn aan een ervaring of functie.

Voorbeelden zijn:

Bediening.
Keuken.
Kassieres.
Aanvulploeg.
Etage.
Consumptie.

Controleer of de geselecteerde medewerker past bij de ervaring of functie van de dienst.

Dit is vooral belangrijk wanneer u werkt met het matrix-inzicht Ervaring.

BHV controleren

Afhankelijk van uw inrichting kan zichtbaar zijn of een medewerker BHV heeft.

Gebruik deze informatie wanneer BHV-bezetting belangrijk is voor de dienst of locatie.

Controleer bij twijfel of de medewerker de juiste kwalificatie heeft voor de dienst.

Uurloon en kosteninformatie

Afhankelijk van uw rechten en inrichting kan het uurloon zichtbaar zijn bij de medewerkerselectie.

Deze informatie kan helpen bij het beoordelen van loonkosten en productiviteit.

Let op: kies een medewerker niet alleen op kosten. Controleer altijd ook beschikbaarheid, ervaring, afwezigheid, functie en operationele geschiktheid.

Toewijzen vanuit dagweergave

In de dagweergave ziet u één dag met een tijdlijn.

Gebruik de dagweergave wanneer u:

Een open dienst voor één specifieke dag wilt toewijzen.
Bezetting per uur wilt controleren.
Beschikbaarheid per medewerker wilt beoordelen.
Snel wilt zien waar gaten in de planning zitten.

Deze weergave is vooral handig voor dagelijkse sturing.

Toewijzen vanuit weekweergave

In de weekweergave ziet u meerdere dagen naast elkaar.

Gebruik de weekweergave wanneer u:

Open diensten in een volledige week wilt controleren.
Open diensten vóór publicatie wilt invullen.
Week- en dagtotalen wilt beoordelen.
Meerdere dagen tegelijk wilt controleren.

Deze weergave is vooral handig voor het afronden van een roosterweek.

Toewijzen vanuit medewerkerinzicht

In het matrix-inzicht Medewerker staan medewerkers centraal.

Gebruik medewerkerinzicht wanneer u wilt controleren:

Welke medewerkers al ingepland zijn.
Welke medewerkers nog ruimte hebben.
Of een medewerker al een andere dienst heeft.
Of een medewerker beschikbaar is voor de open dienst.

Deze weergave is handig wanneer u vanuit de medewerkerplanning werkt.

Toewijzen vanuit ervaringinzicht

In het matrix-inzicht Ervaring staan ervaringen, functies of functiegebieden centraal.

Gebruik ervaringinzicht wanneer u wilt controleren:

Welke open diensten per ervaring beschikbaar zijn.
Welke functie of ervaring nog bezetting nodig heeft.
Of de open dienst de juiste ervaring heeft.
Welke medewerker geschikt is voor deze ervaring.

Deze weergave is handig wanneer u vanuit bezettingsbehoefte of functiecapaciteit plant.

Open dienst met inschrijvingen toewijzen

Afhankelijk van uw inrichting kunnen medewerkers zich inschrijven voor open diensten.

Controleer bij een open dienst met inschrijvingen:

Welke medewerkers zich hebben ingeschreven.
Of de medewerker beschikbaar is.
Of de medewerker de juiste ervaring heeft.
Of de medewerker aan de juiste locatie of afdeling is gekoppeld.
Of er geen overlap is met een andere dienst.
Of er geen afwezigheid is.

Wijs de dienst alleen toe als de medewerker geschikt is voor de dienst en de planning klopt.

Toewijzing controleren

Controleer na het toewijzen van een open dienst altijd:

Of de juiste medewerker bij de dienst staat.
Of de open dienst niet meer als open wordt weergegeven.
Of starttijd en eindtijd kloppen.
Of de pauze klopt.
Of de juiste ervaring of functie is gekoppeld.
Of de medewerker beschikbaar is.
Of er geen overlap of conflict is.
Of de totalen logisch zijn bijgewerkt.
Of eventuele waarschuwingen zijn beoordeeld.

Effect op totalen

Het toewijzen van een open dienst kan invloed hebben op totalen en stuurinformatie.

Afhankelijk van uw inrichting kunnen onder andere veranderen:

Geplande uren.
Loonkosten.
Gemiddeld uurloon.
Productiviteit.
Aantal open diensten.
Aantal ingeplande medewerkers.
Bezetting per ervaring of afdeling.

Controleer deze totalen vooral wanneer u het rooster wilt publiceren.

Let op: totalen moeten altijd de werkelijkheid volgen. Het toewijzen van een open dienst mag niet leiden tot dubbele telling van uren.

Roosterweergave-instellingen controleren

Als u een open dienst of medewerker niet goed ziet, controleer dan de roosterweergave-instellingen.

Afhankelijk van uw inrichting kunnen deze instellingen invloed hebben op wat zichtbaar is:

Toon alleen ingeplande medewerkers.
Diensten op andere afdelingen tonen.
Toon medewerkers standplaats.
Toon alleen medewerkers van huidige standplaats.
Toon geplande werktijden.
Toon totale pauzetijd.
Toon ervaring.
Toon totaal gewerkte uren.
Toon ATW-meldingen.

Controleer daarnaast filters, sortering, matrix-inzicht, locatie, afdeling en rechten.

Rooster opnieuw publiceren

Een toegewezen open dienst is niet altijd direct zichtbaar voor medewerkers. Dit hangt af van de publicatiestatus van het rooster en de inrichting van uw organisatie.

Controleer daarom na het toewijzen van open diensten of het rooster opnieuw gepubliceerd moet worden.

Gebruik Publiceer wanneer het rooster gereed is en beschikbaar gemaakt moet worden.

Veelvoorkomende situaties

Ik kan een open dienst niet toewijzen

Controleer eerst of het rooster vergrendeld is. In een vergrendeld rooster kunnen open diensten niet worden toegewezen.

Controleer daarnaast of uw rol voldoende rechten heeft.

Ik zie geen medewerker in de lijst

Controleer of de medewerker actief is, gekoppeld is aan de juiste locatie of afdeling en zichtbaar is binnen uw filters.

Controleer ook standplaatsinstellingen, sortering en rechten.

De medewerker staat op Niet beschikbaar

Controleer beschikbaarheid, afwezigheid en eventuele roosterbeperkingen voordat u de medewerker inplant.

De medewerker heeft niet de juiste ervaring

Controleer of de medewerker geschikt is voor de ervaring of functie van de dienst. Kies eventueel een andere medewerker of pas de ervaring van de dienst aan, als dat correct is.

De medewerker heeft al een andere dienst

Controleer of er overlap ontstaat. Plan de medewerker niet dubbel in.

De dienst blijft open staan

Controleer of de medewerkerselectie correct is opgeslagen en of er geen foutmelding of waarschuwing is.

Ik zie de open dienst niet

Controleer de juiste periode, locatie, afdeling, matrix-inzicht, filters, sortering en roosterweergave-instellingen.

Ik zie andere open diensten dan mijn collega

Dit kan komen door verschil in rol, rechten, locatie, afdeling, filters, sortering, matrix-inzicht of roosterweergave-instellingen.

Aanbevolen vervolgartikelen

Lees na dit artikel ook:

Rooster openen en gebruiken.
Open diensten gebruiken.
Medewerker aan een dienst koppelen.
Rooster publiceren en depubliceren.
Rooster controleren voor publicatie.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via: support@scopeworkforceplanner.com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

Uw organisatie.
Uw naam.
Welke locatie is geselecteerd.
Welke afdeling is geselecteerd.
Welke datum of week het betreft.
Welke open dienst het betreft.
Welke medewerker u probeert te koppelen.
Welke roosterweergave u gebruikt.
Welk matrix-inzicht actief is.
Welke filters, sortering of roosterweergave-instellingen actief zijn.
Of het rooster vergrendeld is.
Wat u verwacht te zien.
Wat u daadwerkelijk ziet.
Een schermafbeelding, indien mogelijk.