Open diensten gebruiken

In dit artikel leest u hoe u open diensten gebruikt binnen het rooster van Scope Workforce Planner.

In dit artikel leest u hoe u open diensten gebruikt binnen het rooster van Scope Workforce Planner.

Een open dienst is een dienst waarvoor nog geen medewerker is ingepland. Open diensten helpen om bezettingsbehoefte zichtbaar te maken voordat bekend is welke medewerker de dienst gaat werken.

Roostermakers, planners, managers en beheerders loggen in via de roosteromgeving van Scope Workforce Planner.

Wat is een open dienst?

Een open dienst is een dienst zonder gekoppelde medewerker.

De dienst heeft meestal wel gegevens zoals:

Datum.
Starttijd.
Eindtijd.
Pauze.
Locatie.
Afdeling.
Ervaring of functie.
Eventuele opmerking.

Omdat er nog geen medewerker is gekoppeld, blijft de dienst open totdat deze wordt toegewezen.

Wanneer gebruikt u open diensten?

Gebruik open diensten wanneer de bezettingsbehoefte bekend is, maar de medewerker nog niet.

Voorbeelden:

Er is extra bezetting nodig.
Er moet nog iemand worden ingepland.
Een medewerker is uitgevallen.
Een dienst moet later worden toegewezen.
Medewerkers kunnen zich inschrijven, afhankelijk van uw inrichting.
U wilt eerst de benodigde capaciteit vastleggen voordat u medewerkers kiest.

Open diensten maken zichtbaar waar nog roosteracties nodig zijn.

Rooster openen

U bekijkt open diensten vanuit het rooster.

Stappen

Open Scope Workforce Planner.
Log in met uw e-mailadres en wachtwoord.
Klik in het linkermenu op Rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste dag, week of maand.
Controleer of open diensten zichtbaar zijn in het rooster.

Welke open diensten zichtbaar zijn, hangt af van uw rol, rechten, locatie, afdeling, filters, roosterweergave en inrichting.

Open diensten herkennen

Open diensten zijn diensten zonder gekoppelde medewerker.

In het rooster ziet u bij een open of lege dienst meestal een medewerkerselectie, bijvoorbeeld Selecteer. . . .

Afhankelijk van uw inrichting kan een open dienst ook herkenbaar zijn aan:

Een lege medewerkerregel.
Een open dienstblok.
Een dienst zonder naam van een medewerker.
Een dienst binnen het matrix-inzicht Ervaring.
Een melding of overzicht op het dashboard.

Controleer altijd de datum, tijd, locatie, afdeling en ervaring van de open dienst.

Open diensten in dagweergave

In de dagweergave ziet u één dag met een tijdlijn.

Open diensten zijn hier handig om snel te controleren welke diensten op die dag nog niet zijn ingevuld.

Gebruik de dagweergave wanneer u:

Open diensten voor vandaag wilt controleren.
Bezetting per uur wilt beoordelen.
Snel een medewerker aan een open dienst wilt koppelen.
Wilt zien waar gaten in de dagplanning zitten.
Beschikbaarheid per medewerker wilt beoordelen.

Open diensten in weekweergave

In de weekweergave ziet u meerdere dagen naast elkaar.

Open diensten zijn hier handig om een volledige roosterweek te controleren.

Gebruik de weekweergave wanneer u:

Open diensten over de hele week wilt bekijken.
Wilt controleren of de roosterweek compleet is.
Open diensten wilt invullen vóór publicatie.
Week- en dagtotalen wilt beoordelen.
Bezetting per dag wilt controleren.

Open diensten in matrix-inzicht Medewerker

In het matrix-inzicht Medewerker staan medewerkers centraal.

Open diensten kunnen hier zichtbaar zijn als diensten zonder gekoppelde medewerker.

Deze weergave is handig wanneer u wilt controleren:

Welke medewerkers al ingepland zijn.
Welke diensten nog geen medewerker hebben.
Of een medewerker nog beschikbaar is voor een open dienst.
Of een medewerker al een andere dienst heeft.

Open diensten in matrix-inzicht Ervaring

In het matrix-inzicht Ervaring staan ervaringen, functies of functiegebieden centraal.

Open diensten zijn hier vaak goed zichtbaar, omdat ze worden gegroepeerd onder de ervaring of functie waarvoor bezetting nodig is.

Gebruik deze weergave wanneer u wilt controleren:

Welke ervaring of functie nog open diensten heeft.
Welke diensten nog zonder medewerker staan.
Of er voldoende bezetting is per functiegebied.
Welke open diensten prioriteit hebben.

Dit is vooral handig wanneer u vanuit bezettingsbehoefte plant.

Open dienst aanmaken

Een open dienst ontstaat wanneer u een dienst aanmaakt zonder medewerker te koppelen.

Stappen

Open het rooster.
Controleer de juiste locatie, afdeling en periode.
Maak een nieuwe dienst aan.
Vul starttijd, eindtijd, pauze en ervaring of functie in.
Laat de medewerker leeg.
Sla de dienst op.

De dienst staat nu als open of lege dienst in het rooster.

Meer uitleg vindt u in het artikel Diensten aanmaken.

Open dienst controleren

Controleer bij een open dienst altijd:

Of de datum klopt.
Of de starttijd klopt.
Of de eindtijd klopt.
Of de pauze klopt.
Of de juiste locatie is gekoppeld.
Of de juiste afdeling is gekoppeld.
Of de juiste ervaring of functie is gekoppeld.
Of de dienst bewust open staat.
Of de dienst nog vóór publicatie moet worden toegewezen.

Een open dienst zonder juiste ervaring of functie kan lastiger toe te wijzen zijn.

Medewerker selecteren voor een open dienst

Bij een open dienst kunt u afhankelijk van uw rechten een medewerker selecteren.

Bij de medewerkerselectie kunt u afhankelijk van uw inrichting informatie zien zoals:

Medewerker.
Uurloon.
Beschikbaarheid.
Ervaring.
BHV.

Gebruik deze informatie om te beoordelen of een medewerker geschikt is voor de dienst.

Meer uitleg vindt u in het artikel Medewerker aan een dienst koppelen.

Beschikbaarheid controleren

Controleer vóór het toewijzen van een open dienst altijd of de medewerker beschikbaar is.

Let op:

Beschikbaarheid.
Afwezigheid.
Verlof.
Ziekte.
Overlap met andere diensten.
Locatie- en afdelingskoppeling.
Ervaring of functie.
Eventuele signaleringen.

Plan een medewerker alleen in wanneer de planning past bij de actuele informatie.

Open diensten en inschrijvingen

Afhankelijk van uw inrichting kunnen medewerkers zich aanmelden of inschrijven voor open diensten.

Controleer bij open diensten of er inschrijvingen beschikbaar zijn.

Let daarbij op:

Welke medewerker zich heeft ingeschreven.
Of de medewerker beschikbaar is.
Of de medewerker de juiste ervaring heeft.
Of de medewerker aan de juiste locatie of afdeling is gekoppeld.
Of er geen conflict is met andere diensten.

De exacte werking van inschrijvingen kan per organisatie verschillen.

Open diensten op het dashboard

Open diensten kunnen ook zichtbaar zijn op het dashboard.

Het dashboard helpt om snel te zien welke diensten nog aandacht nodig hebben.

Afhankelijk van uw inrichting kunt u vanaf het dashboard:

Open diensten bekijken.
De betreffende dienst openen.
De dienst toewijzen.
Naar het rooster gaan.
Open diensten controleren per datum of periode.

Gebruik het dashboard vooral voor dagelijkse sturing en snelle opvolging.

Open diensten vóór publicatie controleren

Controleer open diensten altijd voordat u het rooster publiceert.

Controleer bijvoorbeeld:

Zijn alle open diensten bewust open gelaten?
Moeten open diensten nog worden toegewezen?
Zijn starttijd en eindtijd correct?
Klopt de pauze?
Is de juiste ervaring of functie gekoppeld?
Is de juiste locatie geselecteerd?
Is de juiste afdeling geselecteerd?
Zijn eventuele inschrijvingen beoordeeld?
Zijn waarschuwingen gecontroleerd?

Publiceer het rooster pas wanneer duidelijk is welke open diensten bewust open blijven en welke nog moeten worden ingevuld.

Vergrendeld rooster

Een rooster kan vergrendeld zijn.

Als een rooster vergrendeld is, kunnen open diensten niet zomaar worden aangepast.

Afhankelijk van uw rechten en de inrichting van uw organisatie kan het dan niet mogelijk zijn om:

Een open dienst aan te maken.
Een open dienst te wijzigen.
Een open dienst te verwijderen.
Een medewerker aan een open dienst te koppelen.
Een open dienst toe te wijzen.
Een open dienst te kopiëren.
Een open dienst te verplaatsen.

Ziet u dat u een open dienst niet kunt aanpassen of toewijzen? Controleer dan eerst of het rooster vergrendeld is.

Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager als het rooster aangepast moet worden.

Effect op totalen

Open diensten kunnen invloed hebben op totalen en stuurinformatie.

Afhankelijk van uw inrichting kunnen open diensten meetellen in:

Geplande uren.
Loonkosten.
Productiviteit.
Bezettingsbehoefte.
Aantal diensten.
Open diensten.
Bezetting per ervaring of afdeling.

Controleer deze totalen vooral vóór publicatie.

Let op: totalen moeten altijd de werkelijkheid volgen. Open diensten mogen niet dubbel meetellen door locatie-, afdeling- of medewerkerkoppelingen.

Roosterweergave-instellingen controleren

Als u open diensten niet ziet, controleer dan de roosterweergave-instellingen.

Afhankelijk van uw inrichting kunnen deze instellingen invloed hebben op wat zichtbaar is:

Toon alleen ingeplande medewerkers.
Diensten op andere afdelingen tonen.
Toon geplande werktijden.
Toon totale pauzetijd.
Toon ervaring.
Toon totaal gewerkte uren.
Toon ATW-meldingen.

Controleer daarnaast filters, sortering, matrix-inzicht, locatie, afdeling en rechten.

Veelvoorkomende situaties

Ik zie geen open diensten

Controleer de juiste periode, locatie, afdeling, matrix-inzicht, filters, sortering en roosterweergave-instellingen.

Controleer ook of er daadwerkelijk open diensten zijn aangemaakt.

Ik kan een open dienst niet toewijzen

Controleer eerst of het rooster vergrendeld is. In een vergrendeld rooster kunnen open diensten niet worden toegewezen.

Controleer daarnaast of uw rol voldoende rechten heeft.

Ik zie geen medewerker in de medewerkerselectie

Controleer of de medewerker actief is, gekoppeld is aan de juiste locatie of afdeling en zichtbaar is binnen uw filters.

Controleer ook beschikbaarheid, ervaring, standplaatsinstellingen en rechten.

Een medewerker staat op Niet beschikbaar

Controleer beschikbaarheid, afwezigheid en eventuele roosterbeperkingen voordat u de medewerker inplant.

Een open dienst heeft geen ervaring

Controleer of de juiste ervaring of functie aan de dienst is gekoppeld. Een dienst zonder ervaring kan lastiger toe te wijzen zijn.

De open dienst staat op de verkeerde dag

Controleer de datum en periode van de dienst. Wijzig de dienst indien nodig, als het rooster bewerkbaar is.

De open dienst blijft open na selectie van een medewerker

Controleer of de selectie correct is opgeslagen en of er geen foutmelding of waarschuwing is.

Ik zie andere open diensten dan mijn collega

Dit kan komen door verschil in rol, rechten, locatie, afdeling, filters, sortering, matrix-inzicht of roosterweergave-instellingen.

Aanbevolen vervolgartikelen

Lees na dit artikel ook:

Rooster openen en gebruiken.
Diensten aanmaken.
Diensten wijzigen of verwijderen.
Medewerker aan een dienst koppelen.
Open dienst toewijzen.
Rooster publiceren en depubliceren.
Rooster controleren voor publicatie.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via: support@scopeworkforceplanner.com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

Uw organisatie.
Uw naam.
Welke locatie is geselecteerd.
Welke afdeling is geselecteerd.
Welke datum of week het betreft.
Welke open dienst het betreft.
Welke medewerker u probeert te koppelen.
Welke roosterweergave u gebruikt.
Welk matrix-inzicht actief is.
Welke filters, sortering of roosterweergave-instellingen actief zijn.
Of het rooster vergrendeld is.
Wat u verwacht te zien.
Wat u daadwerkelijk ziet.
Een schermafbeelding, indien mogelijk.