Roosterweergave wijzigen: dag, week en maand

In dit artikel leest u hoe u de roosterweergave wijzigt binnen Scope Workforce Planner.

In dit artikel leest u hoe u de roosterweergave wijzigt binnen Scope Workforce Planner.

Het rooster kan in verschillende weergaven worden gebruikt. Afhankelijk van uw werkzaamheden kunt u kiezen voor een dag-, week- of maandweergave.

Roostermakers, planners, managers en beheerders loggen in via de roosteromgeving van Scope Workforce Planner.

Rooster openen

U opent het rooster via het hoofdmenu aan de linkerkant.

Stappen

Open Scope Workforce Planner.
Log in met uw e-mailadres en wachtwoord.
Klik in het linkermenu op Rooster.

Het roosterscherm wordt geopend.

Welke gegevens u ziet, hangt af van uw rol, rechten, locatie, afdeling, filters en roosterinstellingen.

Weergave kiezen

Bovenin het rooster kunt u kiezen hoe u het rooster wilt bekijken.

Afhankelijk van uw inrichting kunt u kiezen uit:

Dag.
Week.
Maand.

Gebruik deze keuze om te bepalen of u één dag, een volledige week of een langere periode wilt bekijken.

Controleer na het wijzigen van de weergave altijd of de juiste datum, locatie, afdeling en filters actief zijn.

Dagweergave gebruiken

De Dag -weergave toont één dag met een tijdlijn per uur.

Deze weergave is vooral handig voor dagelijkse aansturing en operationele controle.

In de dagweergave ziet u onder andere:

Diensten op een tijdlijn.
Start- en eindtijden.
Bezetting per uur.
Open of lege diensten.
Medewerkerselectie per dienst.
Beschikbare of niet-beschikbare medewerkers.
Uren, pauzes en loonkosten.
Productiviteit en andere stuurinformatie.
Een medewerkerpaneel met zoeken, filters en sortering.

Gebruik de dagweergave wanneer u de planning van één specifieke dag wilt controleren of aanpassen.

Wanneer gebruikt u de dagweergave?

Gebruik de dagweergave wanneer u:

De planning van vandaag wilt controleren.
Eén specifieke dag wilt aanpassen.
Bezetting per uur wilt bekijken.
Open diensten voor een dag wilt invullen.
Medewerkers aan diensten wilt koppelen.
Beschikbaarheid per medewerker wilt beoordelen.
Snel wilt zien of de planning operationeel klopt.

De dagweergave is vooral geschikt voor detailcontrole.

Medewerkerpaneel in dagweergave

In de dagweergave kan links een medewerkerpaneel zichtbaar zijn.

In dit paneel kunt u medewerkers zoeken en filteren.

Afhankelijk van uw inrichting ziet u hier bijvoorbeeld:

Zoekveld.
Weergavefilter.
Ervaringsfilter.
Sortering.
Compacte weergave.
Beschikbaarheidsstatus.
Medewerkerinformatie.
Ureninformatie.
Kosteninformatie.

Gebruik het medewerkerpaneel om snel een geschikte medewerker te vinden voor een dienst.

Ziet u geen medewerkers? Controleer dan de gekozen locatie, afdeling, ervaring, filters, sortering en rechten.

Weekweergave gebruiken

De Week -weergave toont meerdere dagen naast elkaar.

Deze weergave is vooral handig voor het maken, controleren en publiceren van een volledige roosterweek.

In de weekweergave ziet u onder andere:

De dagen van de week.
Diensten per dag.
Medewerkers of groepen.
Open diensten.
Week- en dagtotalen.
Uren.
Loonkosten.
Omzetinformatie, indien ingericht.
Productiviteit, indien ingericht.
Roosterstatussen en waarschuwingen.
Acties zoals Publiceer en Depubliceer, afhankelijk van uw rechten.

Gebruik de weekweergave wanneer u een complete roosterweek wilt opbouwen of controleren.

Wanneer gebruikt u de weekweergave?

Gebruik de weekweergave wanneer u:

Een volledige week wilt roosteren.
Diensten over meerdere dagen wilt controleren.
Weektotalen wilt beoordelen.
Open diensten voor de week wilt controleren.
Het rooster wilt voorbereiden voor publicatie.
Roosterwijzigingen over meerdere dagen wilt bekijken.
Bezetting per medewerker of ervaring wilt controleren.

De weekweergave is meestal de belangrijkste weergave voor roostermakers.

Maandweergave gebruiken

De Maand -weergave toont een langere periode.

Deze weergave is vooral bedoeld voor globaal overzicht en vooruitkijken.

In de maandweergave kunt u bijvoorbeeld controleren:

Hoe de planning over een langere periode is opgebouwd.
Of er drukke of rustige periodes aankomen.
Of er structurele bezettingspatronen zichtbaar zijn.
Of bepaalde dagen of weken extra aandacht nodig hebben.

De maandweergave is minder geschikt voor detailwerk per dienst.

Gebruik voor het wijzigen van specifieke diensten meestal de dag- of weekweergave.

Wanneer gebruikt u de maandweergave?

Gebruik de maandweergave wanneer u:

Vooruit wilt plannen.
Een langere periode wilt beoordelen.
Globale bezetting wilt controleren.
Roosterpatronen wilt herkennen.
Een periodeoverzicht nodig heeft.

Voor operationele wijzigingen gebruikt u meestal de dag- of weekweergave.

Periode wijzigen

Naast de weergave kunt u ook de periode wijzigen.

Afhankelijk van de gekozen weergave navigeert u naar:

Een andere dag.
Een andere week.
Een andere maand.

Gebruik hiervoor de pijlen, datumselectie of periodeknoppen bovenin het rooster.

Controleer na het wijzigen van de periode altijd of u in de juiste datum, week of maand werkt.

Huidige periode openen

Afhankelijk van uw inrichting kan er een knop of datumselectie beschikbaar zijn om snel naar de huidige dag of periode te gaan.

Gebruik deze optie wanneer u snel terug wilt naar de actuele planning.

Controleer daarna ook of de juiste locatie en afdeling geselecteerd zijn.

Matrix-inzicht combineren met weergave

De roosterweergave bepaalt welke periode u bekijkt.

Het matrix-inzicht bepaalt hoe de gegevens binnen die periode worden getoond.

U kunt bijvoorbeeld werken met:

Dagweergave met medewerkerinzicht.
Dagweergave met ervaringinzicht.
Weekweergave met medewerkerinzicht.
Weekweergave met ervaringinzicht.

Gebruik Wijzig matrix-inzicht om te bepalen of u het rooster bijvoorbeeld per medewerker of per ervaring wilt bekijken.

Medewerkerinzicht

In het matrix-inzicht Medewerker staan medewerkers centraal.

Gebruik dit inzicht wanneer u wilt controleren:

Welke medewerker wanneer werkt.
Hoeveel uren een medewerker gepland staat.
Of een medewerker beschikbaar is.
Of een medewerker afwezig is.
Of een medewerker al een dienst heeft.

Dit inzicht is vooral handig in combinatie met de weekweergave of dagweergave.

Ervaringinzicht

In het matrix-inzicht Ervaring worden diensten gegroepeerd op ervaring, functie of functiegebied.

Gebruik dit inzicht wanneer u wilt controleren:

Welke bezetting nodig is per ervaring.
Welke diensten nog zonder medewerker staan.
Of de juiste ervaring is ingepland.
Welke open diensten nog toegewezen moeten worden.

Dit inzicht is vooral handig wanneer u vanuit bezettingsbehoefte of functiecapaciteit plant.

Roosterweergave-instellingen gebruiken

Via het instellingenmenu in het rooster kunt u bepalen welke informatie zichtbaar is.

Afhankelijk van uw inrichting kunt u bijvoorbeeld instellingen gebruiken zoals:

Roosterinformatie.
Toon alleen ingeplande medewerkers.
Diensten op andere afdelingen tonen.
Toon medewerkers standplaats.
Toon alleen medewerkers van huidige standplaats.

Onder Dienstweergave-instellingen kunt u afhankelijk van uw inrichting onder andere kiezen voor:

Toon geplande werktijden.
Toon totale pauzetijd.
Toon ervaring.
Toon totaal gewerkte uren.
Toon ATW-meldingen.

Gebruik deze instellingen wanneer u meer of minder detailinformatie in het rooster wilt zien.

Let op: als u bepaalde informatie niet ziet, kan dit komen door een uitgeschakelde weergave-instelling, actieve filters of uw rechten.

Locatie en afdeling controleren

Controleer bij iedere weergave of de juiste locatie en afdeling actief zijn.

Dit is vooral belangrijk wanneer u toegang heeft tot meerdere locaties of afdelingen.

Controleer vóór wijzigingen altijd:

De juiste organisatie.
De juiste locatie.
De juiste afdeling.
De juiste periode.
De juiste weergave.
Het juiste matrix-inzicht.

Zo voorkomt u dat u diensten in de verkeerde context aanmaakt of wijzigt.

Effect op totalen

Wanneer u de weergave of periode wijzigt, kunnen totalen veranderen.

Dit geldt bijvoorbeeld voor:

Uren.
Loonkosten.
Omzet gepland.
Omzet gerealiseerd.
Gemiddeld uurloon.
Productiviteit.
Aantal diensten.
Aantal medewerkers.

Controleer daarom altijd of de totalen horen bij de periode en selectie die u bekijkt.

Let op: totalen moeten altijd de werkelijkheid volgen. Een andere weergave mag geen dubbele telling veroorzaken, maar kan gegevens wel anders groeperen.

Vergrendeld rooster

Een rooster kan vergrendeld zijn.

Als een rooster vergrendeld is, kunnen diensten niet zomaar worden aangepast.

Afhankelijk van uw rechten en de inrichting van uw organisatie kan het dan niet mogelijk zijn om:

Een dienst aan te maken.
Een dienst te wijzigen.
Een dienst te verwijderen.
Een medewerker aan een dienst te koppelen.
Een open dienst toe te wijzen.
Een splitdienst toe te voegen.
Een dienst te kopiëren.
Een dienst te verplaatsen.

Ziet u dat u geen wijzigingen kunt uitvoeren? Controleer dan of het rooster vergrendeld is.

Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager als het rooster aangepast moet worden.

Publiceren vanuit de juiste weergave

Controleer vóór het publiceren altijd of u in de juiste periode werkt.

Let hierbij op:

De juiste dag of week.
De juiste locatie.
De juiste afdeling.
Open diensten.
Beschikbaarheid.
Afwezigheden.
Waarschuwingen.
Week- of dagtotalen.

Publiceer het rooster pas wanneer de juiste periode en selectie actief zijn.

Veelvoorkomende situaties

Ik zie maar één dag

Controleer of de weergave op Dag staat. Kies Week als u meerdere dagen naast elkaar wilt bekijken.

Ik zie geen volledige week

Controleer of de weergave op Week staat en of de juiste week geselecteerd is.

Ik zie niet de juiste datum

Gebruik de periodeknoppen of datumselectie bovenin het rooster om naar de juiste dag, week of maand te gaan.

Ik zie geen medewerkers

Controleer of de juiste locatie en afdeling geselecteerd zijn. Controleer ook het matrix-inzicht, de filters, sortering, roosterweergave-instellingen en uw rechten.

Ik zie andere gegevens dan mijn collega

Controleer de gekozen weergave, periode, locatie, afdeling, filters, sortering, roosterweergave-instellingen en matrix-inzicht. Ook rechten kunnen verschillen per gebruiker.

De totalen kloppen niet met mijn verwachting

Controleer of u naar de juiste periode, locatie, afdeling en weergave kijkt. Totalen veranderen mee met uw selectie.

Ik kan geen dienst aanpassen

Controleer of het rooster vergrendeld is. In een vergrendeld rooster kunnen diensten niet worden gewijzigd.

Controleer daarnaast of u voldoende rechten heeft om diensten aan te passen.

Ik kan niet publiceren

Controleer of u publicatierechten heeft en of u in de juiste periode werkt. Controleer ook eventuele waarschuwingen.

Aanbevolen vervolgartikelen

Lees na dit artikel ook:

Rooster openen en gebruiken.
Matrix-inzicht gebruiken: medewerker en ervaring.
Roosterweergave-instellingen gebruiken.
Diensten aanmaken.
Diensten wijzigen of verwijderen.
Splitdiensten gebruiken.
Medewerker aan een dienst koppelen.
Open diensten gebruiken.
Rooster publiceren en depubliceren.
Rooster controleren voor publicatie.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via: support@scopeworkforceplanner.com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

Uw organisatie.
Uw naam.
Welke weergave u gebruikt.
Welke datum, week of maand het betreft.
Welke locatie is geselecteerd.
Welke afdeling is geselecteerd.
Welk matrix-inzicht actief is.
Welke filters, sortering of weergave-instellingen actief zijn.
Of het rooster vergrendeld is.
Wat u verwacht te zien.
Wat u daadwerkelijk ziet.
Een schermafbeelding, indien mogelijk.