Matrix-inzicht gebruiken: medewerker en ervaring · Scope Workforce Planner Kennisbank

In dit artikel leest u hoe u het matrix-inzicht gebruikt binnen het rooster van Scope Workforce Planner.

Met het matrix-inzicht bepaalt u hoe het rooster wordt weergegeven. U kunt het rooster bijvoorbeeld bekijken vanuit medewerkers of vanuit ervaringen/functies.

Roostermakers, planners, managers en beheerders loggen in via de roosteromgeving van Scope Workforce Planner.

Rooster openen

U opent het rooster via het hoofdmenu aan de linkerkant.

Stappen

Open Scope Workforce Planner.
Log in met uw e-mailadres en wachtwoord.
Klik in het linkermenu op Rooster.

Het roosterscherm wordt geopend.

Welke gegevens u ziet, hangt af van uw rol, rechten, locatie, afdeling, filters en roosterinstellingen.

Wat is een matrix-inzicht?

Een matrix-inzicht bepaalt hoe het rooster wordt gegroepeerd en getoond.

Afhankelijk van uw inrichting kunt u bijvoorbeeld werken met:

Medewerker.
Ervaring.

Het rooster toont dezelfde planning, maar de indeling verandert. Hierdoor kunt u het rooster vanuit een andere invalshoek controleren.

Gebruik het matrix-inzicht om sneller antwoord te krijgen op vragen zoals:

Welke medewerker werkt wanneer?
Welke medewerker heeft nog geen dienst?
Welke diensten zijn nog niet toegewezen?
Welke ervaring of functie is nog onderbezet?
Welke open diensten moeten nog ingevuld worden?

Matrix-inzicht wijzigen

U wijzigt het matrix-inzicht via Wijzig matrix-inzicht bovenin het rooster.

Stappen

Open het rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste dag, week of maand.
Klik op Wijzig matrix-inzicht.
Kies het gewenste inzicht, bijvoorbeeld Medewerker of Ervaring.
Controleer of het rooster opnieuw wordt weergegeven volgens de gekozen indeling.

Welke inzichten beschikbaar zijn, hangt af van uw inrichting en rechten.

Medewerkerinzicht gebruiken

In het matrix-inzicht Medewerker staan medewerkers centraal.

Per medewerker ziet u welke diensten zijn gepland in de geselecteerde periode.

Deze weergave is handig wanneer u wilt controleren:

Welke medewerker wanneer werkt.
Hoeveel uren een medewerker gepland staat.
Of een medewerker beschikbaar is.
Of een medewerker afwezig is.
Of een medewerker al een dienst heeft.
Of er conflicten of aandachtspunten zijn.
Welke medewerkers nog niet zijn ingepland.
Welke diensten nog zonder medewerker staan.

Gebruik medewerkerinzicht vooral wanneer u de planning per persoon wilt beoordelen.

Wat ziet u in medewerkerinzicht?

Afhankelijk van uw inrichting ziet u in medewerkerinzicht onder andere:

Medewerkers.
Diensten per medewerker.
Dagen of uren in de geselecteerde periode.
Beschikbaarheid.
Afwezigheid.
Uren per medewerker.
Eventuele signaleringen.
Open of lege diensten.
Week- of dagtotalen.

Ziet u een medewerker niet? Controleer dan de gekozen locatie, afdeling, filters, sortering, roosterweergave-instellingen en rechten.

Ervaringinzicht gebruiken

In het matrix-inzicht Ervaring staan ervaringen, functies of functiegebieden centraal.

Diensten worden gegroepeerd op basis van de ervaring of functie die nodig is voor de dienst.

Deze weergave is handig wanneer u wilt controleren:

Welke bezetting nodig is per ervaring.
Welke diensten nog zonder medewerker staan.
Of de juiste ervaring is ingepland.
Of open diensten nog toegewezen moeten worden.
Hoe de bezetting verdeeld is over functiegebieden.
Of de planning aansluit op de operationele behoefte.

Gebruik ervaringinzicht vooral wanneer u vanuit benodigde capaciteit of functiebezetting wilt plannen.

Wat ziet u in ervaringinzicht?

Afhankelijk van uw inrichting ziet u in ervaringinzicht bijvoorbeeld groepen zoals:

Bediening.
Kassieres.
Aanvulploeg.
Etage.
Consumptie.
Diensten.
Diensten zonder ervaring.

De exacte namen zijn afhankelijk van de inrichting van uw organisatie.

Binnen deze groepen ziet u diensten die bij die ervaring of functie horen.

Diensten zonder ervaring

In ervaringinzicht kan een groep Diensten zonder ervaring zichtbaar zijn.

Dit betekent dat er diensten zijn waarbij geen ervaring of functie is gekoppeld.

Controleer deze diensten voordat u het rooster publiceert.

Een dienst zonder ervaring kan gevolgen hebben voor:

Het vinden van geschikte medewerkers.
De medewerkerselectie.
De controle op ervaring of functie.
De juistheid van de planning.
De herkenbaarheid van open diensten.

Koppel indien nodig alsnog de juiste ervaring of functie aan de dienst.

Verschil tussen medewerker en ervaring

Het verschil zit vooral in de invalshoek.

Medewerker

Gebruik Medewerker wanneer u wilt weten wie wanneer werkt.

Deze weergave is geschikt voor:

Uren per medewerker controleren.
Beschikbaarheid per medewerker beoordelen.
Diensten per medewerker bekijken.
Medewerkerplanning controleren.
Roosterdruk per medewerker beoordelen.

Ervaring

Gebruik Ervaring wanneer u wilt weten welke functies of ervaringen bezet zijn.

Deze weergave is geschikt voor:

Bezetting per functie controleren.
Open diensten per ervaring vinden.
Diensten zonder medewerker toewijzen.
Diensten zonder ervaring controleren.
Functiebalans controleren.
Operationele capaciteit beoordelen.

Matrix-inzicht combineren met dag, week en maand

Het matrix-inzicht bepaalt hoe het rooster wordt gegroepeerd.

De roosterweergave bepaalt welke periode u bekijkt.

U kunt bijvoorbeeld werken met:

Dagweergave met medewerkerinzicht.
Dagweergave met ervaringinzicht.
Weekweergave met medewerkerinzicht.
Weekweergave met ervaringinzicht.
Maandweergave met beschikbare inzichten, afhankelijk van uw inrichting.

Gebruik de combinatie die het beste past bij uw taak.

Voorbeeld: plannen vanuit medewerkers

Gebruik medewerkerinzicht wanneer u een rooster per medewerker wilt controleren.

Voorbeeld:

U wilt controleren of een medewerker deze week voldoende uren heeft en niet dubbel is ingepland.

Gebruik dan:

Weekweergave.
Matrix-inzicht Medewerker.
De juiste locatie en afdeling.
Eventueel de zoekfunctie of sortering.

Zo ziet u snel welke diensten voor deze medewerker gepland zijn.

Voorbeeld: plannen vanuit ervaring

Gebruik ervaringinzicht wanneer u wilt controleren of alle benodigde functies bezet zijn.

Voorbeeld:

U wilt controleren of er voldoende medewerkers met ervaring Bediening zijn ingepland.

Gebruik dan:

Dag- of weekweergave.
Matrix-inzicht Ervaring.
De juiste locatie en afdeling.
De juiste periode.

Zo ziet u snel welke diensten bij deze ervaring horen en welke diensten nog zonder medewerker staan.

Open diensten in matrix-inzicht

Open of lege diensten kunnen zichtbaar zijn binnen het gekozen matrix-inzicht.

In medewerkerinzicht ziet u open diensten meestal apart of zonder gekoppelde medewerker.

In ervaringinzicht ziet u open diensten vaak bij de ervaring of functie waarvoor de dienst bedoeld is.

Controleer open diensten altijd voordat u het rooster publiceert.

Medewerker selecteren vanuit een dienst

Bij een open of lege dienst kunt u afhankelijk van uw rechten een medewerker selecteren.

Bij de medewerkerselectie ziet u afhankelijk van uw inrichting informatie zoals:

Medewerker.
Uurloon.
Beschikbaar.
Ervaring.
BHV.

Gebruik deze informatie om te beoordelen of een medewerker geschikt is voor de dienst.

Controleer vóór het koppelen van een medewerker:

Of de medewerker beschikbaar is.
Of de medewerker de juiste ervaring heeft.
Of de medewerker aan de juiste locatie of afdeling is gekoppeld.
Of de medewerker niet afwezig is.
Of er geen overlap is met een andere dienst.

Beschikbaarheid en afwezigheid controleren

Afhankelijk van uw inrichting kan het matrix-inzicht helpen om beschikbaarheid en afwezigheid te controleren.

Let bij het koppelen van medewerkers aan diensten op:

Beschikbaarheid.
Afwezigheid.
Verlof.
Ziekte.
Ervaring of functie.
Locatie- en afdelingskoppelingen.
Mogelijke conflicten.

Plan een medewerker alleen in wanneer de planning past bij de actuele informatie.

Sortering en filters

Naast het matrix-inzicht kunt u ook sortering en filters gebruiken.

Afhankelijk van uw inrichting kunt u bijvoorbeeld werken met:

Zoekfunctie.
Sortering.
Ervaringsfilter.
Weergavefilter.
Compacte weergave.
Locatie- en afdelingsselectie.

Als u gegevens mist, controleer dan altijd eerst de actieve filters, sortering en rechten.

Roosterweergave-instellingen

Via het instellingenmenu in het rooster kunt u bepalen welke informatie zichtbaar is.

Afhankelijk van uw inrichting kunt u bijvoorbeeld instellingen gebruiken zoals:

Roosterinformatie.
Toon alleen ingeplande medewerkers.
Diensten op andere afdelingen tonen.
Toon medewerkers standplaats.
Toon alleen medewerkers van huidige standplaats.

Onder Dienstweergave-instellingen kunt u afhankelijk van uw inrichting onder andere kiezen voor:

Toon geplande werktijden.
Toon totale pauzetijd.
Toon ervaring.
Toon totaal gewerkte uren.
Toon ATW-meldingen.

Let op: als u informatie niet ziet, kan dit komen door een uitgeschakelde weergave-instelling, actieve filters of uw rechten.

Acties op diensten

Bij een dienst kan een actiemenu beschikbaar zijn.

Dit menu wordt vaak weergegeven met drie puntjes of een tandwiel.

Afhankelijk van uw rechten en de situatie kunt u hier bijvoorbeeld acties zien zoals:

Dienst toevoegen.
Splitdienst toevoegen.
Dienst wijzigen.
Dienst verwijderen.
Opsplitsen.
Kopiëren.
Wijzig.
Verwijderen.

De beschikbare acties kunnen verschillen per roosterweergave, matrix-inzicht, rol, rechten, roosterstatus en inrichting.

Effect op totalen

Het wijzigen van het matrix-inzicht kan invloed hebben op hoe u totalen interpreteert.

De onderliggende diensten blijven hetzelfde, maar de groepering verandert.

Controleer daarom altijd:

De juiste periode.
De juiste locatie.
De juiste afdeling.
Het juiste matrix-inzicht.
Eventuele filters.
Roosterweergave-instellingen.
Week- en dagtotalen.

Let op: totalen moeten altijd de werkelijkheid volgen. Een andere weergave mag geen dubbele telling veroorzaken, maar kan gegevens wel anders groeperen.

Vergrendeld rooster

Een rooster kan vergrendeld zijn.

Als een rooster vergrendeld is, kunnen diensten niet zomaar worden aangepast.

Afhankelijk van uw rechten en de inrichting van uw organisatie kan het dan niet mogelijk zijn om:

Een dienst aan te maken.
Een dienst te wijzigen.
Een dienst te verwijderen.
Een medewerker aan een dienst te koppelen.
Een open dienst toe te wijzen.
Een splitdienst toe te voegen.
Een dienst te kopiëren.
Een dienst te verplaatsen.

Ziet u dat u geen wijzigingen kunt uitvoeren? Controleer dan of het rooster vergrendeld is.

Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager als het rooster aangepast moet worden.

Publiceren vanuit het juiste matrix-inzicht

Voordat u het rooster publiceert, controleert u of het gekozen matrix-inzicht past bij uw controle.

Controleer bijvoorbeeld:

In medewerkerinzicht of medewerkers logisch zijn ingepland.
In ervaringinzicht of alle benodigde ervaringen of functies bezet zijn.
Of diensten zonder ervaring zijn beoordeeld.
Of open diensten zijn toegewezen of bewust open blijven.
Of waarschuwingen zijn beoordeeld.
Of de juiste periode, locatie en afdeling actief zijn.

Publiceer het rooster pas wanneer de planning klopt.

Veelvoorkomende situaties

Ik zie het matrix-inzicht niet

Controleer of uw rol toegang heeft tot deze functie. De beschikbare inzichten kunnen per organisatie en inrichting verschillen.

Ik zie geen medewerkers

Controleer of de juiste locatie en afdeling geselecteerd zijn. Controleer ook filters, sortering, roosterweergave-instellingen en rechten.

Ik zie geen ervaringen

Controleer of ervaringen of functies zijn ingericht voor uw organisatie en of diensten aan een ervaring zijn gekoppeld.

Ik zie diensten zonder ervaring

Dit betekent dat deze diensten nog geen ervaring of functie hebben. Controleer of dit bewust is of dat de dienst moet worden aangepast.

Ik zie andere gegevens dan mijn collega

Controleer rol, rechten, locatie, afdeling, periode, filters, sortering, roosterweergave-instellingen en matrix-inzicht.

Ik zie open diensten op een andere plek

Dat kan komen door het gekozen matrix-inzicht. In medewerkerinzicht en ervaringinzicht kunnen open diensten anders gegroepeerd worden.

De totalen lijken anders

Controleer of u dezelfde periode, locatie, afdeling, filters, roosterweergave-instellingen en matrix-inzicht gebruikt als bij de vergelijking.

Ik kan geen medewerker koppelen

Controleer of het rooster vergrendeld is. Controleer daarnaast of u voldoende rechten heeft en of de medewerker beschikbaar is.

Ik weet niet welk inzicht ik moet gebruiken

Gebruik medewerkerinzicht als u per persoon wilt controleren. Gebruik ervaringinzicht als u per functie of bezettingsbehoefte wilt controleren.

Aanbevolen vervolgartikelen

Lees na dit artikel ook:

Rooster openen en gebruiken.
Roosterweergave wijzigen: dag, week en maand.
Roosterweergave-instellingen gebruiken.
Diensten aanmaken.
Diensten wijzigen of verwijderen.
Splitdiensten gebruiken.
Medewerker aan een dienst koppelen.
Open diensten gebruiken.
Open dienst toewijzen.
Rooster publiceren en depubliceren.
Rooster controleren voor publicatie.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via: support@scopeworkforceplanner. com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

Uw organisatie.
Uw naam.
Welke locatie is geselecteerd.
Welke afdeling is geselecteerd.
Welke dag, week of maand het betreft.
Welk matrix-inzicht actief is.
Welke filters, sortering of weergave-instellingen actief zijn.
Of het rooster vergrendeld is.
Wat u verwacht te zien.
Wat u daadwerkelijk ziet.
Een schermafbeelding, indien mogelijk.