Inschrijvingen op open diensten beoordelen

In dit artikel leest u hoe u inschrijvingen op open diensten beoordeelt binnen Scope Workforce Planner.

In dit artikel leest u hoe u inschrijvingen op open diensten beoordeelt binnen Scope Workforce Planner.

Een open dienst is een dienst waarvoor nog geen medewerker is ingepland. Afhankelijk van de inrichting van uw organisatie kunnen medewerkers zich inschrijven op open diensten. Een roostermaker, planner of manager beoordeelt vervolgens of de medewerker geschikt is en kan de open dienst toewijzen.

Roostermakers, planners, managers en beheerders loggen in via de roosteromgeving van Scope Workforce Planner.

Wat is een inschrijving op een open dienst?

Een inschrijving betekent dat een medewerker interesse heeft getoond in een open dienst.

De dienst is daarmee nog niet automatisch definitief toegewezen, tenzij uw organisatie dit anders heeft ingericht.

Bij het beoordelen van een inschrijving controleert u of de medewerker past bij de dienst.

Let daarbij op:

Beschikbaarheid.
Afwezigheid.
Ervaring of functie.
Locatie- en afdelingskoppeling.
Eventuele overlap met andere diensten.
Eventuele signaleringen.
Operationele geschiktheid.

Wanneer beoordeelt u inschrijvingen?

Beoordeel inschrijvingen wanneer medewerkers zich kunnen aanmelden voor open diensten.

Voorbeelden:

Er zijn meerdere medewerkers geïnteresseerd in dezelfde open dienst.
Een open dienst moet nog definitief worden toegewezen.
Een medewerker heeft zich ingeschreven, maar moet nog gecontroleerd worden.
Een open dienst staat op korte termijn gepland.
U wilt open diensten afronden vóór publicatie.
U wilt voorkomen dat ongeschikte medewerkers worden ingepland.

Beoordeel inschrijvingen op tijd, zodat het rooster compleet en betrouwbaar blijft.

Rooster openen

U beoordeelt inschrijvingen vanuit het rooster of vanuit een overzicht waarin open diensten zichtbaar zijn.

Stappen

Open Scope Workforce Planner.
Log in met uw e-mailadres en wachtwoord.
Klik in het linkermenu op Rooster.
Controleer de juiste locatie en afdeling.
Controleer de juiste dag, week of maand.
Zoek de open dienst met inschrijving.

Welke open diensten, inschrijvingen en acties zichtbaar zijn, hangt af van uw rol, rechten, locatie, afdeling, filters, roosterstatus en inrichting.

Open dienst met inschrijving herkennen

Afhankelijk van uw inrichting kan een open dienst met inschrijving zichtbaar zijn in het rooster of op het dashboard.

Een open dienst met inschrijving kan herkenbaar zijn aan:

Een open dienst zonder gekoppelde medewerker.
Een melding of indicator bij de open dienst.
Een overzicht van medewerkers die zich hebben ingeschreven.
Een dashboardwidget met open diensten of inschrijvingen.
Een actie om de betreffende dienst te openen.

Controleer altijd of u de juiste open dienst bekijkt.

Inschrijving openen

Open de betreffende open dienst om de inschrijvingen te beoordelen.

Stappen

Zoek de open dienst.
Open de dienst of de details van de dienst.
Bekijk welke medewerkers zich hebben ingeschreven.
Controleer per medewerker of deze geschikt is.
Kies de medewerker die u wilt toewijzen.
Controleer de dienst na toewijzing.

Afhankelijk van uw inrichting kan de toewijzing direct plaatsvinden na het selecteren van een medewerker.

Medewerker beoordelen

Controleer bij iedere inschrijving of de medewerker geschikt is voor de open dienst.

Controleer minimaal:

Is de medewerker beschikbaar?
Is de medewerker niet afwezig?
Is de medewerker actief?
Is de medewerker gekoppeld aan de juiste locatie?
Is de medewerker gekoppeld aan de juiste afdeling?
Heeft de medewerker de juiste ervaring of functie?
Heeft de medewerker geen overlappende dienst?
Zijn er waarschuwingen of signaleringen?
Past de medewerker operationeel bij de dienst?

Kies niet automatisch de eerste inschrijving. Controleer altijd of de medewerker echt past bij de dienst.

Beschikbaarheid controleren

Een medewerker kan zich hebben ingeschreven, maar toch niet volledig beschikbaar zijn.

Controleer daarom:

Of de medewerker beschikbaar is op de datum van de dienst.
Of de beschikbaarheid de volledige dienst dekt.
Of er beperkingen zijn in de opgegeven beschikbaarheid.
Of er later nog wijzigingen zijn geweest in beschikbaarheid.
Of er conflicten zijn met andere geplande diensten.

Plan een medewerker alleen in wanneer de planning past bij de actuele beschikbaarheid.

Afwezigheid controleren

Controleer altijd of de medewerker afwezig is op de dag van de open dienst.

Let op:

Verlof.
Ziekte.
Gedeeltelijke afwezigheid.
Afwezigheid voor een hele dag.
Afwezigheid die overlapt met de dienst.
Afwezigheden die nog beoordeeld moeten worden.

Als een medewerker afwezig is, wijs de open dienst dan alleen toe wanneer dat inhoudelijk klopt en binnen uw organisatie is toegestaan.

Ervaring of functie controleren

Een open dienst kan gekoppeld zijn aan een ervaring of functie.

Voorbeelden zijn:

Bediening.
Keuken.
Kassieres.
Aanvulploeg.
Etage.
Consumptie.

Controleer of de medewerker die zich heeft ingeschreven past bij de ervaring of functie van de open dienst.

Dit is vooral belangrijk wanneer u werkt met het matrix-inzicht Ervaring.

Locatie en afdeling controleren

Controleer of de medewerker gekoppeld is aan de juiste locatie en afdeling.

Dit is belangrijk omdat medewerkers niet altijd voor iedere locatie of afdeling inzetbaar zijn.

Let op:

De locatie van de open dienst.
De afdeling van de open dienst.
De standplaats van de medewerker.
Eventuele koppelingen aan meerdere locaties.
Eventuele afdelingsrechten of inzetbaarheid.

Ziet u een medewerker niet of kunt u de medewerker niet toewijzen? Controleer dan locatie-, afdeling- en filterinstellingen.

Overlap met andere diensten controleren

Een medewerker kan zich inschrijven op een open dienst terwijl deze al een andere dienst heeft.

Controleer daarom altijd:

Of de medewerker al ingepland is op dezelfde dag.
Of de tijden overlappen.
Of er voldoende rusttijd is.
Of er een conflict ontstaat met een andere dienst.
Of de totale uren logisch blijven.

Plan een medewerker niet dubbel in.

Meerdere inschrijvingen beoordelen

Bij meerdere inschrijvingen kiest u de medewerker die het beste past bij de dienst.

Beoordeel bijvoorbeeld op:

Beschikbaarheid.
Ervaring.
Locatie- en afdelingskoppeling.
BHV of andere kwalificaties.
Overlap met andere diensten.
Aantal geplande uren.
Operationele behoefte.
Eventuele waarschuwingen.

Gebruik een vaste werkwijze, zodat inschrijvingen eerlijk en consistent worden beoordeeld.

BHV of kwalificaties controleren

Afhankelijk van uw inrichting kan zichtbaar zijn of een medewerker BHV of andere kwalificaties heeft.

Controleer dit wanneer de dienst of locatie specifieke bezetting vereist.

Let bijvoorbeeld op:

BHV.
SVH.
Functiespecifieke ervaring.
Afdelingsspecifieke inzetbaarheid.
Andere kwalificaties die binnen uw organisatie worden gebruikt.

Bij twijfel kiest u een medewerker waarvan duidelijk is dat deze aan de vereisten voldoet.

Inschrijving toewijzen

Als u een geschikte medewerker heeft gekozen, kunt u de open dienst toewijzen.

Stappen

Open de open dienst met inschrijving.
Controleer de gegevens van de dienst.
Controleer de inschrijving van de medewerker.
Controleer beschikbaarheid, afwezigheid, ervaring en overlap.
Selecteer of wijs de medewerker toe.
Controleer of de medewerker nu bij de dienst staat.
Controleer of de open dienst niet meer als open wordt weergegeven.

Na toewijzing is de open dienst gekoppeld aan de medewerker.

Inschrijving niet toewijzen

Niet iedere inschrijving hoeft te worden toegewezen.

Wijs een medewerker niet toe wanneer:

De medewerker niet beschikbaar is.
De medewerker afwezig is.
De medewerker niet de juiste ervaring heeft.
De medewerker niet aan de juiste locatie of afdeling is gekoppeld.
Er overlap ontstaat met een andere dienst.
De medewerker operationeel niet geschikt is.
Er betere passende inschrijvingen zijn.

Laat de open dienst dan openstaan of wijs deze toe aan een andere geschikte medewerker.

Open dienst handmatig toewijzen

Soms is er geen geschikte inschrijving, maar moet de open dienst wel worden ingevuld.

In dat geval kunt u afhankelijk van uw rechten een medewerker handmatig selecteren.

Controleer hierbij dezelfde punten:

Beschikbaarheid.
Afwezigheid.
Ervaring of functie.
Locatie.
Afdeling.
Overlap.
Eventuele waarschuwingen.

Meer uitleg vindt u in het artikel Open dienst toewijzen.

Inschrijvingen op het dashboard

Afhankelijk van uw inrichting kunnen open diensten en inschrijvingen ook zichtbaar zijn op het dashboard.

Het dashboard is vooral handig voor dagelijkse opvolging.

Vanuit het dashboard kunt u bijvoorbeeld:

Open diensten bekijken.
Inschrijvingen signaleren.
De betreffende dienst openen.
Naar het rooster gaan.
De open dienst beoordelen.
De open dienst toewijzen.

Gebruik het dashboard als startpunt voor urgente open diensten, maar controleer de uiteindelijke planning altijd in het rooster.

Vergrendeld rooster

Een rooster kan vergrendeld zijn.

Als een rooster vergrendeld is, kunnen open diensten en inschrijvingen niet zomaar worden aangepast.

Afhankelijk van uw rechten en de inrichting van uw organisatie kan het dan niet mogelijk zijn om:

Een open dienst toe te wijzen.
Een inschrijving te verwerken.
Een medewerker aan een open dienst te koppelen.
Een open dienst te wijzigen.
Een open dienst te verwijderen.
Een dienst aan te maken.
Een dienst te wijzigen.

Ziet u dat u een inschrijving niet kunt verwerken? Controleer dan eerst of het rooster vergrendeld is.

Neem contact op met uw applicatiebeheerder of roostermanager als het rooster aangepast moet worden.

Effect op het rooster

Het toewijzen van een inschrijving heeft invloed op het rooster.

Na toewijzing kan veranderen:

De open dienst wordt een toegewezen dienst.
De medewerker wordt ingepland.
Het aantal open diensten neemt af.
Geplande uren worden bijgewerkt.
Loonkosten kunnen wijzigen.
Productiviteit kan wijzigen.
Bezetting per ervaring of afdeling kan wijzigen.
De planning kan opnieuw gepubliceerd moeten worden.

Controleer daarom altijd het rooster na het verwerken van inschrijvingen.

Effect op totalen

Inschrijvingen zelf zijn meestal nog geen definitieve planning. De planning verandert pas wanneer een medewerker daadwerkelijk aan de open dienst wordt gekoppeld.

Na toewijzing kunnen totalen en stuurinformatie wijzigen.

Controleer bijvoorbeeld:

Geplande uren.
Loonkosten.
Gemiddeld uurloon.
Productiviteit.
Aantal open diensten.
Aantal ingeplande medewerkers.
Bezetting per ervaring of afdeling.

Let op: totalen moeten altijd de werkelijkheid volgen. Een inschrijving of toewijzing mag niet leiden tot dubbele telling van uren.

Rooster opnieuw publiceren

Een toegewezen open dienst is niet altijd direct zichtbaar voor medewerkers. Dit hangt af van de publicatiestatus van het rooster en de inrichting van uw organisatie.

Controleer daarom na het verwerken van inschrijvingen of het rooster opnieuw gepubliceerd moet worden.

Gebruik Publiceer wanneer het rooster gereed is en beschikbaar gemaakt moet worden.

Controle na verwerking

Controleer na het verwerken van een inschrijving:

Of de juiste medewerker bij de dienst staat.
Of de open dienst niet meer open staat.
Of de medewerker beschikbaar is.
Of er geen afwezigheid is.
Of er geen overlap met andere diensten is.
Of de juiste ervaring of functie gekoppeld is.
Of de juiste locatie en afdeling gekoppeld zijn.
Of de totalen logisch zijn bijgewerkt.
Of eventuele waarschuwingen zijn beoordeeld.
Of het rooster opnieuw gepubliceerd moet worden.

Veelvoorkomende situaties

Ik zie geen inschrijvingen bij een open dienst

Controleer of medewerkers zich daadwerkelijk hebben ingeschreven en of inschrijvingen binnen uw inrichting zichtbaar zijn voor uw rol.

Controleer ook periode, locatie, afdeling, filters en rechten.

Ik kan een inschrijving niet toewijzen

Controleer of het rooster vergrendeld is. In een vergrendeld rooster kunnen inschrijvingen meestal niet verwerkt worden.

Controleer daarnaast of uw rol voldoende rechten heeft.

Een medewerker heeft zich ingeschreven maar is niet beschikbaar

Controleer beschikbaarheid en afwezigheid. Wijs de dienst alleen toe wanneer de planning inhoudelijk klopt.

Meerdere medewerkers hebben zich ingeschreven

Beoordeel iedere medewerker op beschikbaarheid, ervaring, locatie, afdeling, overlap en operationele geschiktheid.

De medewerker heeft niet de juiste ervaring

Kies een andere medewerker of controleer of de ervaring van de dienst correct is ingesteld.

De medewerker heeft al een andere dienst

Controleer overlap en rusttijd. Plan de medewerker niet dubbel in.

De open dienst blijft open na toewijzing

Controleer of de toewijzing correct is opgeslagen en of er geen foutmelding of waarschuwing is.

Ik zie andere inschrijvingen dan mijn collega

Dit kan komen door verschil in rol, rechten, locatie, afdeling, filters, roosterweergave, matrix-inzicht of inrichting.

Aanbevolen vervolgartikelen

Lees na dit artikel ook:

Open diensten gebruiken.
Open dienst toewijzen.
Medewerker aan een dienst koppelen.
Rooster controleren voor publicatie.
Rooster publiceren en depubliceren.
Roosterweergave-instellingen gebruiken.

Support

Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of met Scope Workforce Planner support.

U kunt support bereiken via: support@scopeworkforceplanner.com

Vermeld bij een supportvraag bij voorkeur:

Uw organisatie.
Uw naam.
Welke locatie is geselecteerd.
Welke afdeling is geselecteerd.
Welke datum of week het betreft.
Welke open dienst het betreft.
Welke medewerker zich heeft ingeschreven.
Welke medewerker u probeert toe te wijzen.
Welke roosterweergave u gebruikt.
Welk matrix-inzicht actief is.
Welke filters of roosterweergave-instellingen actief zijn.
Of het rooster vergrendeld is.
Wat u verwacht te zien.
Wat u daadwerkelijk ziet.
Een schermafbeelding, indien mogelijk.